Поощрение сотрудников, важный инструмент мотивации персонала. Одним из видов такого поощрения является объявление благодарности. Часто возникает вопрос: нужно ли фиксировать этот факт в трудовой книжке и как сделать это правильно с точки зрения кадрового делопроизводства.

Нужно ли вносить запись о благодарности в трудовую книжку?

Согласно действующим нормам, сведения о награждениях и поощрениях вносятся в трудовую книжку работника, если она ведется в бумажном формате. Однако здесь есть несколько важных нюансов:

• Основание для записи: Запись вносится исключительно на основании письменного приказа работодателя.
• Устные благодарности: Информация о благодарностях, объявленных в устной форме, в трудовую книжку не заносится;
• Внешние награды: Если сотрудник получил благодарность от внешнего органа (например, благодарность Главы города), организация не обязана издавать внутренний приказ и вносить запись в трудовую книжку, если иное не предусмотрено локальными актами или спецификой службы.

Где именно делать запись?

Трудовая книжка разделена на несколько разделов. Записи о благодарностях, премиях и других поощрениях вносятся не в общий раздел о трудовой деятельности, а в специальный раздел — «Сведения о награждении».

Если все страницы основного раздела «Сведения о награждении» заполнены, для новых записей используется вкладыш к трудовой книжке.

Пошаговая инструкция по оформлению записи

Процесс внесения записи о благодарности должен быть строго регламентирован, чтобы избежать ошибок при проверках или при переходе сотрудника в другую организацию.

Издание приказа

Первым шагом является издание приказа о поощрении. В документе должны быть четко указаны:

• ФИО сотрудника и занимаемая должность.
• Причина поощрения (за что именно объявляется благодарность).
• Дата издания приказа.

Работник должен быть ознакомлен с приказом под подпись.

Заполнение граф трудовой книжки

Запись в разделе «Сведения о награждении» распределяется по графам следующим образом:

1. Графа 1 (Порядковый номер): Ставится порядковый номер записи. Важно помнить, что нумерация в этом разделе является сквозной и нарастающей на протяжении всей трудовой деятельности сотрудника.
2. Графа 2 (Дата): Указывается дата награждения (дата издания приказа).
3. Графа 3 (Сведения о награждении):
   
   Сначала указывается — полное и сокращенное название организации.
   
   Затем следует сама формулировка благодарности. Важно: текст записи должен полностью соответствовать формулировке, указанной в приказе.
4. Графа 4 (Документ, основание): Указываются реквизиты приказа (номер и дата), на основании которого внесена запись.

Пример оформления записи

Пример заполнения графы 3:
ООО «ТехноМир» (ООО «ТМ»)
Объявлена благодарность за добросовестный труд и высокий профессионализм при реализации проекта «Альфа».

Краткая памятка для кадровика

Соблюдение этих простых правил позволит правильно зафиксировать достижения сотрудника и избежать разногласий с контролирующими органами или юридическим отделом компании.