Один из самых частых вопросов, которые задают работники и кадровые специалисты: нужно ли вносить запись о работе по совместительству в трудовую книжку? И если да — то как это правильно сделать, на основании каких документов и где? В этой статье мы подробно разберём все аспекты, связанные с внесением записей о совместительстве в трудовую книжку, опираясь на действующее законодательство РФ и разъяснения контролирующих органов․
Обязательно ли вносить запись о совместительстве в трудовую книжку?
Законодательством не предусмотрено обязательное требование о внесении записи о работе по совместительству в трудовую книжку․
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника․ Однако в ней записываются только сведения о работе по основному месту трудоустройства․ Работа по совместительству (внутреннему или внешнему) — это дополнительная занятость, и её внесение в трудовую книжку не является обязательным․
Важно! Внесение записи о совместительстве, это право, а не обязанность работодателя и работника․ Решение принимается по желанию сотрудника․
Кто вносит запись о совместительстве?
Запись о работе по совместительству может быть внесена только по месту основной работы․
- Внешнее совместительство — работа у другого работодателя․ Запись в трудовую книжку вносится только основным работодателем на основании документа, подтверждающего приём на работу и увольнение по совместительству․
- Внутреннее совместительство — выполнение дополнительной работы в той же организации․ В этом случае запись также вносится основным работодателем (т․е․ той же организацией), но уже на основании приказа о внутреннем совместительстве․
Важно! Работодатель по месту совместительства не имеет права вносить записи в трудовую книжку работника․ Это запрещено законом․ Ни в коем случае не требуется получать трудовую книжку у основного работодателя под расписку — такая практика незаконна (см․ разъяснения SPOK․BY и КонсультантПлюс)․
Какие документы нужны для внесения записи?
Для внесения записи о совместительстве основной работодатель должен получить от сотрудника следующие документы:
- Заявление работника, письменное обращение с просьбой внести запись о работе по совместительству (образец ниже)․
- Копия приказа о приёме на работу по совместительству (с печатью и подписью руководителя организации-совместителя)․
- Копия приказа об увольнении с работы по совместительству (если запись вносится после увольнения)․
- Справка о работе по совместительству (по форме, утверждённой работодателем по месту совместительства, с указанием должности, периода работы и подтверждением прекращения трудовых отношений)․
Важно! Оригиналы документов не требуются, достаточно заверенных копий․ Работодатель по совместительству обязан выдать их по запросу работника (ст․ 62 ТК РФ)․
Когда вносить запись: до увольнения или после?
Закон не устанавливает строгих сроков, но рекомендуется вносить запись после прекращения трудовых отношений по совместительству․
Почему?
- Избежать ошибок: если сотрудник продолжает работать по совместительству, запись может быть неактуальной․
- Упростить оформление: при увольнении по совместительству уже есть все документы, и можно внести полную и точную запись․
- Снизить риски: если сотрудник уволится, а запись уже внесена — это не нарушение․ Но если запись внесена до увольнения, а потом сотрудник уходит раньше срока — придётся вносить исправления․
Однако если работник хочет, чтобы запись была внесена сразу после приёма — работодатель обязан это сделать․ Закон не запрещает вносить запись и в период работы по совместительству․
Как правильно оформить запись в трудовой книжке?
Запись оформляется в соответствии с правилами, утверждёнными Постановлением Правительства РФ от № 225․
Образец записи при приёме на работу по совместительству:
- Дата — число, месяц, год приёма на работу по совместительству․
- Номер и дата приказа — по основному месту работы (если запись вносится на основании приказа по совместительству — указывается номер и дата приказа по месту совместительства)․
- Формулировка: «Принят на работу по совместительству»․
- Должность — указывается должность по совместительству․
- Наименование организации — полное наименование организации, где работник работает по совместительству․
Пример:
№ 17 от — Принят на работу по совместительству в ООО «Совместитель» на должность бухгалтера․
Образец записи при увольнении с работы по совместительству:
- Дата — число, месяц, год увольнения․
- Номер и дата приказа, по месту совместительства․
- Формулировка: «Работа по совместительству прекращена»․
- Причина — по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т․д․
- Наименование организации — полное наименование организации, где работник работал по совместительству․
Пример:
№ 22 от — Работа по совместительству в ООО «Совместитель» на должность бухгалтера прекращена по собственному желанию․
Можно ли вносить записи не в хронологическом порядке?
Нет, нельзя․ Записи в трудовой книжке должны вноситься строго в хронологическом порядке — по дате фактического приёма и увольнения․
Если работник работал по совместительству в нескольких организациях, записи должны отражать последовательность трудовой деятельности․ Например:
- Сначала, запись о приёме на работу в ООО «А»․
- Затем — запись о прекращении работы в ООО «А»․
- Потом — запись о приёме на работу в ООО «Б»․
- И т․д․
Нарушение хронологии, это нарушение правил ведения трудовой книжки и может повлечь штрафы со стороны Государственной инспекции труда․
Что делать, если работник не подал заявление?
Если работник не подал заявление о внесении записи о совместительстве, запись вносить не нужно․
Работодатель не вправе вносить такие записи без согласия работника․ Это нарушение права на неприкосновенность личных данных (ФЗ-152 «О персональных данных»)․
Рекомендуется: при приёме на работу по основному месту работы включить в анкету или при трудоустройстве вопрос о желании вносить запись о совместительстве․ Это снизит количество запросов в будущем․
Образец заявления о внесении записи о совместительстве
Работник может подать заявление в произвольной форме․ Ниже, рекомендуемый образец:
ЗаявлениеВ кадровый отдел ООО «Основной работодатель»
От: Иванова Ивана Ивановича
Должность: инженер-конструктор (основное место работы)
Прошу внести в мою трудовую книжку запись о работе по совместительству в ООО «Совместитель» на должности инженера-технолога с по ․
К заявлению прилагаю:
- копию приказа о приёме на работу по совместительству № 5 от ;
- копию приказа об увольнении с работы по совместительству № 12 от ;
- справку о работе по совместительству․
Подпись: ___________ /И․И․ Иванов/
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка 1: Работодатель по совместительству вносит запись в трудовую книжку․ → Нарушение закона! Только основной работодатель имеет право вносить записи․
- Ошибка 2: Вносят запись без заявления работника․ → Нарушение права на персональные данные․
- Ошибка 3: Не указывают наименование организации-совместителя․ → Запись считается неполной и может быть признана недействительной․
- Ошибка 4: Вносят запись до увольнения, а потом сотрудник уходит раньше срока․ → Придётся вносить исправления, что усложняет процесс․
- Ошибка 5: Используют не заверенные копии документов․ → Работодатель вправе отказать в внесении записи․
- Запись о совместительстве в трудовую книжку вносится только по желанию работника․
- Вносить запись может только работодатель по месту основной работы․
- Документы — копии приказов и справки от работодателя по совместительству․
- Записи вносятся строго в хронологическом порядке․
- Работодатель по совместительству не имеет права требовать трудовую книжку у работника․
- Нет необходимости вносить запись, если работник не просит об этом․
Соблюдение этих правил поможет избежать конфликтов с трудовой инспекцией, сохранит правильность трудового стажа работника и обеспечит соответствие законодательству РФ․
Совет кадровику: Включите в инструкцию по ведению трудовых книжек пункт о совместительстве․ Обучите сотрудников кадрового отдела правилам внесения таких записей․ Это сэкономит время и избавит от ошибок․
Если у вас остались вопросы — обращайтесь к специалистам по трудовому праву или используйте официальные разъяснения КонсультантПлюс, Государственной инспекции труда и Минтруда России․