Реорганизация юридического лица, это сложный процесс, который затрагивает не только бухгалтерию и юристов, но и кадровую службу. Один из самых важных вопросов, возникающих у кадровиков: нужно ли вносить запись о реорганизации в трудовую книжку и как это сделать правильно? В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий, образцы записей и юридические нюансы, актуальные на 2026 год.

Согласно сложившейся практике и разъяснениям Роструда, прямое указание в Трудовом кодексе РФ о порядке внесения записей именно о реорганизации отсутствует. Однако, поскольку реорганизация влечет за собой изменение наименования работодателя или его организационно-правовой формы, запись вносить необходимо. Это обеспечивает непрерывность стажа работника и подтверждает правопреемство.

Если не сделать запись, у работника могут возникнуть проблемы при подтверждении стажа для пенсии или при получении кредитов. Поэтому кадровые службы руководствуются аналогией с переименованием организации (п. 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Общие правила оформления записей

При внесении изменений в трудовую книжку (как бумажную, так и электронную) необходимо соблюдать следующие принципы:

• Графа 3: Вносится сама запись о факте реорганизации с указанием старого и нового наименования (или формы) и даты события.
• Графа 4: Указывается основание для внесения записи. Это может быть приказ (распоряжение) работодателя или решение учредителей (собственников) о реорганизации. Обязательно указываются дата и номер документа.
• Датирование: Запись вносится датой, когда реорганизация считается состоявшейся (обычно дата внесения записи в ЕГРЮЛ).

Особенности записей в зависимости от формы реорганизации

Формулировка записи напрямую зависит от того, каким именно способом происходит реорганизация.

Преобразование (например, ОАО в ООО или ГУП в ООО)

В этом случае одно юридическое лицо превращается в другое. Трудовые отношения продолжаются автоматически.

Пример записи в графе 3:
«Общество с ограниченной ответственностью «Монолит» реорганизовано в форме преобразования в Акционерное общество «Сто Домов» с 15 мая 2026 года.»

В графе 4 указываются реквизиты решения собственников о преобразовании.

Переименование

Если меняется только название, но юридическое лицо остается тем же.

Пример записи в графе 3:
«Организация ООО «Вектор» с 20 июня 2026 года переименована в ООО «Горизонт».»

Присоединение

Одна организация (присоединяемая) прекращает существование, переходя к другой (присоединяющей). Здесь важно не просто зафиксировать факт реорганизации, но и правильно оформить перевод сотрудников.

Алгоритм действий:

1. Внести запись о реорганизации присоединяемой компании (что она прекратила существование).
2. Внести запись о приеме на работу в новую организацию (правопреемника); Увольнение при этом не оформляется, так как трудовые отношения продолжаются.

Важно: Если в процессе присоединения у сотрудника меняется должность или структурное подразделение, необходимо дополнительно оформить приказ о переводе и внести соответствующую запись после записи о реорганизации.

Выделение

При выделении из существующей компании создается новая. Сотрудники могут остаться в старой компании или перейти в новую.

Как показывает судебная практика 2022–2026 годов, сам факт создания новой компании путем выделения не является автоматическим доказательством того, что сотрудник перешел в новую организацию. Для перехода необходим отдельный приказ о переводе или дополнительного соглашения к трудовому договору. Без письменного волеизъявления работника или приказа о переводе запись в трудовой о работе в новой компании сделана быть не может.

Пошаговая инструкция для кадровика

Чтобы избежать ошибок и судебных споров, следуйте этому алгоритму:

1. Получите документы о реорганизации: Решение учредителей, передаточный акт, выписку из ЕГРЮЛ о завершении процедуры.
2. Уведомите сотрудников: В письменной форме сообщите работникам о предстоящей реорганизации. Если кто-то отказывается работать у правопреемника, это оформляется как увольнение по собственному желанию или по соглашению сторон (но не автоматически).
3. Издайте приказ: О констатации факта реорганизации и, при необходимости, о переводе сотрудников.
4. Внесите записи в бумажные трудовые книжки:
   • В графе 3 пишите: «Организация [Старое название] реорганизована в [Новое название/форму] с [Дата].»
   • В графе 4 пишите: «Решение учредителей №… от…» или «Приказ гендиректора №… от;..».
5. Отразите данные в ЭТК (Электронной трудовой книжке): Сформируйте отчет СЗВ-ТД с соответствующим кодом мероприятия (реорганизация/переименование) и передайте данные в Социальный фонд России (СФР).

Частые ошибки и риски

Анализ консультаций и судебной практики показывает типичные ошибки:

• Отсутствие записи: Приводит к разрыву стажа в глазах проверяющих органов;
• Неверная дата: Запись нужно вносить датой регистрации изменений в ЕГРЮЛ, а не датой принятия внутреннего решения.
• Путаница с увольнением: При реорганизации (кроме случаев отказа работника) увольнение не производится. Запись «Уволен в связи с реорганизацией» будет незаконной.
• Игнорирование электронной формы: С 2020 года данные о реорганизации обязательно дублируются в электронном виде.

Правильное оформление записей в трудовой книжке при реорганизации — это гарантия защиты прав работника и спокойствия работодателя. Несмотря на отсутствие единой жесткой формы в законе, следование устоявшейся практике (аналогия с переименованием) и указаниям Роструда позволяет избежать проблем. Главное — своевременно издать приказ, уведомить сотрудников и внести корректные данные в графы 3 и 4 трудовой книжки, ссылаясь на решение о реорганизации.

Помните: от правильности записей в трудовой книжке зависит размер будущей пенсии работника, поэтому подходите к этому вопросу максимально внимательно.