Вопрос ведения трудовых книжек для совместителей остается одним из самых обсуждаемых в кадровом делопроизводстве. С переходом многих сотрудников на электронные трудовые книжки (ЭТК) и внесением изменений в трудовое законодательство‚ важно четко понимать: нужно ли вносить запись о внешнем совместительстве и кто именно обязан это делать. В данной статье мы подробно разберем актуальные правила‚ действующие в 2026 году.
Что такое внешнее совместительство?
Прежде чем говорить о записях‚ определимся с понятиями. Внешнее совместительство, это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы в свободное от основной работы время у другого работодателя. Ключевые характеристики:
- Работа выполняется за пределами рабочего времени по основному месту трудоустройства.
- Трудовой договор заключается с другим юридическим лицом (или ИП).
- Это отдельный вид трудовой деятельности‚ отличный от внутреннего совместительства (когда работают у того же работодателя).
Главный принцип: запись вносится по желанию работника
Согласно действующему законодательству (ст. 66 ТК РФ)‚ запись в трудовую книжку о работе по внешнему совместительству вносится только по желанию работника. Это означает‚ что:
- Работодатель по месту совместительства не имеет права требовать трудовую книжку при приеме на работу.
- Если работник не изъявил желания внести запись‚ она не вносится ни автоматически‚ ни по инициативе работодателя-совместителя.
- Инициатива должна исходить именно от сотрудника.
Если же работник хочет‚ чтобы его стаж и опыт работы по совместительству были зафиксированы официально‚ он должен обратиться к своему основному работодателю.
Кто и как вносит запись?
Важнейший момент‚ который часто вызывает путаницу: запись о внешнем совместительстве вносит только основной работодатель. Организация‚ где вы работаете по совместительству‚ не ведет вашу трудовую книжку.
Алгоритм действий для внесения записи:
- Шаг 1. Сбор документов. Работник должен получить от работодателя по совместительству документ‚ подтверждающий факт работы. Это может быть:
- Копия приказа о приеме на работу (заверенная надлежащим образом).
- Копия трудового договора.
- Справка от работодателя с указанием периода работы‚ должности и реквизитов приказа.
- Шаг 2. Обращение к основному работодателю. Сотрудник пишет заявление (по форме организации или в свободной форме) с просьбой внести запись о совместительстве и предоставляет полученные документы.
- Шаг 3. Внесение записи. Кадровая служба основного работодателя вносит запись в трудовую книжку на основании предоставленных документов.
Важно: Без документов от второго работодателя основной работодатель не имеет права вносить запись о совместительстве.
Особенности заполнения бумажной трудовой книжки
Если трудовая книжка ведется в бумажном виде‚ запись вносится в раздел «Сведения о работе». Процедура выглядит следующим образом:
- В графе 3 («Дата») указывается дата приема на работу по совместительству (согласно приказу второго работодателя).
- В графе 4 («Запись») вносится информация: «Принят в [название организации] по совместительству в [должность/отдел]».
- В графе 5 («Основание») указываются реквизиты документа-основания: «Приказ от [дата] № [номер]‚ копия» или «Трудовой договор от [дата] № [номер]‚ копия».
При увольнении с работы по совместительству аналогичным образом вносится запись об увольнении‚ также на основании копии приказа или справки от второго работодателя.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и внешнее совместительство
Ситуация с электронными трудовыми книжками имеет свои нюансы. Поскольку данные в ЭТК передаются работодателями в Социальный фонд России (СФР) в режиме реального времени через форму ЕФС-1:
- Работодатель по совместительству обязан сдать отчет ЕФС-1 о приеме и увольнении сотрудника‚ даже если трудовая книжка бумажная и запись туда не вносится.
- В электронной трудовой книжке сведения о совместительстве отражаются автоматически на основании данных‚ переданных работодателем-совместителем.
- Таким образом‚ в ЭТК запись о внешнем совместительстве появится независимо от желания работника вносить её в бумажный аналог‚ так как это часть единой базы данных пенсионного страхования.
Однако‚ если у работника бумажная книжка старого образца‚ он все равно должен самостоятельно инициировать внесение физической записи у основного работодателя‚ если это ему необходимо для каких-то целей (например‚ для визы или подтверждения стажа в бумажном виде).
Переход с совместительства на основную работу
Частой ситуацией является перевод внешнего совместителя на основную работу в ту же компанию. Здесь возможны два сценария:
- Через увольнение. Работник увольняется с должности совместителя и принимается на основную должность. В этом случае в трудовую книжку вносится запись об увольнении с совместительства и новая запись о приеме на основную работу.
- Без увольнения (изменение условий договора). Если оформляется дополнительное соглашение о переводе совместителя на основную работу без разрыва трудовых отношений‚ то запись о совместительстве может не вноситься вовсе (если её не было)‚ либо ситуация требует корректного отражения перехода статусов. Согласно рекомендациям Роструда‚ если запись о совместительстве ранее не велась‚ то при переходе на основную работу просто вносится запись о приеме на основную должность.
Резюме
Нужно ли делать запись? — Только если этого хочет сам работник.
Кто делает запись?, Основной работодатель.
На основании чего?, Документов (копий приказов‚ договоров)‚ предоставленных работником со второго места работы.
А в электронном виде?, Сведения передаются работодателем-совместителем автоматически через отчетность ЕФС-1.
Правильное оформление записей о совместительстве гарантирует работнику сохранение непрерывного стажа и подтверждение квалификации‚ а работодателю позволит избежать штрафов за нарушение правил ведения кадровой документации.