Вопрос о том, следует ли отражать период военной службы в трудовой книжке работника, возникает у кадровых специалистов и бухгалтеров регулярно․ Ниже – подробный разбор нормативных требований, практических рекомендаций и типичных ошибок․
Нормативная база
- Федеральный закон «О трудовой книжке» № 402‑ФЗ от – устанавливает, что в трудовую книжку вносятся сведения о работе, а также о периодах военной службы․
- Федеральный закон «О воинской обязанности и военной службе» № 53‑ФЗ от – прямо указывает, что сведения о прохождении военной службы подлежат внесению в трудовую книжку по месту работы после её завершения․
- Постановление Правительства РФ № 225 от – уточняет, что запись о военной службе делается работодателем, к которому работник трудоустраивается после службы․
- Инструкция по заполнению трудовой книжки (утв․ Приказом Минтруда России № 14н от ) – содержит образцы записей и порядок их оформления․
Таким образом, законодательство однозначно обязывает работодателя внести запись о времени военной службы, если сотрудник устраивается на работу после её завершения․
Когда запись обязательна
- Первичный приём на работу после срочной службы, службы по контракту, службы в резерве или после демобилизации․
- Перевод внутри организации – если сотрудник ранее не имел записи о военной службе в текущей трудовой книжке (например, был принят до службы и теперь возвращается)․
- Восстановление трудовой книжки при утере или повреждении – запись о военной службе восстанавливается на основании военного билета или справки из воинской части;
Исключение составляют случаи, когда работник уже находился в трудовых отношениях на момент призыва (мобилизации) и продолжал работать у того же работодателя – тогда запись о службе вносить не требуется (см․ Письмо Минтруда России от № 14-6/10/ООГ-2175)․
Как правильно оформить запись
Запись о военной службе вноситься в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки․ Порядок заполнения регламентируется инструкцией:
- Определить порядковый номер записи – продолжает нумерацию предыдущих записей в разделе․
- Заполнить колонку 1 (Дата) – указывается дата приёма на работу после службы (дата, с которой начинается трудовая деятельность в данной организации)․
- Заполнить колонку 2 (Наименование организации) – пишется полное наименование работодателя, у которого сотрудник устраивается․
- Заполнить колонку 3 (Должность, род работы) – здесь указывается фраза «Служба в Вооружённых Силах Российской Федерации» (или соответствующая формулировка для других силовых структур: МВД, ФСБ, Росгвардия и т․д․)․ После фразы в скобках прописывается период службы․
- Пример записи:
ООО «СтройГрад» – Служба в Вооружённых Силах Российской Федерации (с по ) – военный билет № 1234567, выданный Wojskовым комиссариатом г․ Москвы․
В колонке 4 (Основание для внесения записи) указывается документ, подтверждающий период службы: военный билет, справка из воинской части, приказ о зачислении и увольнении, либо выписка из личного дела․
Запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печатью организации (если она используется)․
Особенности разных видов службы
Срочная служба
Запись оформляется по общему правилу․ В колонке 3 указываеться «Служба в Вооружённых Силах РФ (срочная служба)» и точные даты призыва и демобилизации․
Служба по контракту
Требования те же, но в формулировке можно уточнить тип контракта: «Служба по контракту в Вооружённых Силах РФ (с по )» ․
Служба в резерве / мобилизация
Если работник был призван в резерв или мобилизован, а после демобилизации устроился на новую работу – запись делается аналогично․ Если же он остался у того же работодателя, запись не вносится (см․ выше)․
Служба в других силовых структурах (МВД, ФСБ, Росгвардия)
Формулировка меняется на название соответствующей организации: «Служба в органах внутренних дел МВД РФ», «Служба в Федеральной службе безопасности РФ» и т․д․ Период и документы указываются так же․
Что делать, если запись не внесена прежним работодателем
Согласно Письму Минтруда России от , новый работодатель обязан внести запись о военной службе на основании документов, предоставленных сотрудником (военный билет, справка)․ Отсутствие записи у предыдущего работодателя не освобождает нового от этой обязанности․
Алгоритм действий:
- Получить от сотрудника копию военного билета (или справку из воинской части)․
- Сверьте данные: ФИО, дата рождения, номер билета, период службы․
- Оформить запись в трудовой книжке нового места работы согласно инструкции․
- Сделать копию записи и приложить её к личному делу сотрудника (для внутреннего контроля)․
Если сотрудник отказывается предоставить документы, работодатель имеет право запросить их в военкомате по месту жительства (с согласия сотрудника) либо отказать в приёме на работу, так как без подтверждения периода службы невозможно корректно определить трудовой стаж для расчёта отпусков, больничных и пенсии․
Влияние на трудовой стаж и социальные выплаты
Период военной службы засчитывается в общий трудовой стаж для:
- начисления отпуска;
- расчёта среднего заработка при больничном;
- формирования пенсионных прав (по законодательству о страховых пенсиях)․
Для корректного учёта стажа необходимо, чтобы запись о службе была внесена в трудовую книжку․ При её отсутствии сотруднику может быть отказано в учёте данного периода при расчёте пособий․
Ниже показан пример, как может выглядеть запись в электронном виде (для справки, не для прямой вставки в бумажную книжку):
<p><b>4․</b> ООО «ТехноСервис» – Служба в Вооружённых Силах Российской Федерации (с по ) – военный билет № 9876543, выданный Wojskовым комиссариатом г․ Санкт‑Петербурга․</p>
При печати данной информации в бумажную трудовую книжку используют только текстовое оформление без тегов․
- Запись о военной службе обязательна при приёме на работу после её завершения․
- Оформление производится в разделе «Сведения о работе» согласно инструкции по заполнению трудовой книжки․
- Необходимо иметь подтверждающий документ (военный билет, справка, приказ)․
- Если запись не была внесена прежним работодателем, новый работодатель всё равно обязан её внести․
- Отсутствие записи может повлиять на расчёт трудового стажа и, соответственно, на социальные выплаты․
Следуя указанным рекомендациям, кадровая служба избежит ошибок и обеспечит корректное документирование периода военной службы сотрудников․