Вопрос о том, следует ли вносить запись о временном переводе работника на другую должность или в другое подразделение в трудовую книжку, часто вызывает недоумение у кадровиков и бухгалтеров․ Особенно актуален он в 2026 году, когда активно развивается система электронных трудовых книжек, а нормативные требования к ведению кадровой документации уточняются․ Ниже — подробный разбор ситуации с ссылками на законодательство и практические рекомендации․
Что такое временный перевод?
Временный перевод — это временное изменение трудовой функции работника, осуществляемое на основании письменного соглашения сторон и приказа работодателя, при этом не меняется основное место работы, должность по трудовому договору и условия труда, предусмотренные договором․ Такой перевод возможен в случаях:
- временного отсутствия другого сотрудника (например, в отпуске, на больничном);
- производственной необходимости (ремонт, реконструкция, сезонные работы);
- устранения последствий аварий, стихийных бедствий;
- иных обстоятельств, не зависящих от воли сторон (ст․ 72․2 ТК РФ)․
Важно: временный перевод не предполагает изменения трудового договора․ Он оформляется на срок до одного месяца (по общему правилу), но может быть продлен по соглашению сторон, но не более чем на один год в совокупности (если иное не установлено законом)․
Нужно ли вносить запись о временном переводе в трудовую книжку?
Однозначный ответ: НЕТ
Запись о временном переводе в трудовую книжку вносить не нужно — это установленная норма, подтверждённая как законодательством, так и разъяснениями контролирующих органов․
Согласно пункту 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда России от № 69, в трудовую книжку вносятся сведения только о:
- приёме на работу;
- постоянном переводе на другую постоянную работу;
- увольнении;
- награждении за трудовые заслуги;
- направлении на обучение с отрывом от работы (если это предусмотрено законом)․
Временные переводы — это не постоянные изменения условий труда, а временные меры․ Поэтому они не подлежат отражению ни в бумажной, ни в электронной трудовой книжке․
Подтверждения из авторитетных источников:
- КонсультантПлюс (2026 г․): «Запись о временном переводе в трудовую книжку в бумажной форме (если ведете ее), а также в сведения о трудовой деятельности работника вносить не нужно»․
- Акты и разъяснения Минтруда: «Временные переводы не влекут изменения трудового договора, следовательно, не требуют внесения записи в трудовую книжку»․
- Кадровик-практик (2025 г․): «Сведения о временных переводах в трудовую книжку не вносятся»․
- АО ТЛС-ГРУП: «В случае временного перевода работника запись об этом в трудовой книжке не делается»․
А что, если временный перевод стал постоянным?
Это — ключевой момент!
Если по истечении срока временного перевода работник продолжает выполнять новую функцию, и стороны фактически закрепляют это изменение, временный перевод переходит в постоянный․ В этом случае:
- Работодатель обязан оформить дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении условий труда (должность, функции, ставка и т․д․)․
- Издать приказ о постоянном переводе (на основании соглашения)․
- Внести запись в трудовую книжку, именно о постоянном переводе, а не о временном․
Важно: запись вносится только на основании приказа о постоянном переводе․ Запись о «временном переводе, ставшем постоянным» — недопустима․ В трудовой книжке указывается только факт постоянного перевода, дата и основание (приказ)․
Пример записи в трудовой книжке:
«Переведён с г․ на должность главного бухгалтера в соответствии с приказом № 45 от г․»
При этом сам факт временного перевода (например, с по ) в трудовую книжку не отражается․
Где тогда фиксировать временный перевод?
Хотя временный перевод не вносится в трудовую книжку, он обязательно должен быть документально оформлен․ Для этого:
- Подписать дополнительное соглашение к трудовому договору (форма не строго регламентирована, но должно быть указано: срок, обязанности, сохранение основной должности)․
- Издать приказ о временном переводе (форма № Т-5 или произвольная)․
- Внести информацию в личную карточку работника (форма Т-2) — в разделе «Переводы» с пометкой «временно» и указанием срока․
- Вести учёт в электронной системе кадрового учёта (ЕФС-1) — с кодом «ПЕРЕВОД» (с 2024 года), но это уже внутренний кадровый учёт, не влияет на трудовую книжку․
Электронная трудовая книжка и временные переводы
С 2020 года в России активно переходят на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ В 2026 году более 80% работодателей ведут трудовые книжки в электронном виде․
В системе ЕФС-1 (Единая форма сведений о трудовой деятельности) работодатель обязан передавать сведения о:
- приёме;
- постоянном переводе (код ПЕРЕВОД);
- увольнении;
- награждениях;
- неполном рабочем времени (с 2024 г․) и его отмене (с г;)․
Коды ДИСТ и НДОМ (для дистанционной и надомной работы) исключены из формы с 2026 года — это означает, что даже перевод на дистанционную работу, если он не является постоянным изменением условий труда, не отражается в ЕФС-1․
Таким образом, временный перевод не передаётся в ЕФС-1 — ни в бумажной, ни в электронной форме․
Можно ли внести запись по просьбе работника?
Нет․ Даже если работник настаивает на внесении записи о временном переводе — работодатель не имеет права это сделать․ Такая запись будет неправомерной и может быть признана нарушением порядка ведения трудовых книжек․
Согласно разъяснениям Роструда, любая запись в трудовой книжке должна соответствовать строгим формальным требованиям закона․ Неправильная запись может повлечь:
- штрафы от Государственной инспекции труда;
- споры при выходе на пенсию (если в трудовой книжке есть «лишние» записи, это может вызвать вопросы у ПФР);
- отказ в признании стажа․
- Временный перевод в трудовую книжку не вноситься, ни в бумажную, ни в электронную форму․
- Все временные переводы оформляются приказом и дополнительным соглашением, фиксируются в личной карточке Т-2 и в системе ЕФС-1 (для внутреннего учёта)․
- Если временный перевод стал постоянным — оформляется новый приказ о постоянном переводе, и только тогда вносится запись в трудовую книжку․
- Запись о временном переводе по просьбе работника вносить нельзя — это нарушение․
- С 2026 года в ЕФС-1 не отражаются переводы на дистанционную и надомную работу — это также подчёркивает тенденцию к упрощению учёта временных изменений․
Памятка для кадровика:
- ✅ Временный перевод — не запись в трудовой книжке․
- ✅ Временный перевод — приказ + соглашение + карточка Т-2․
- ✅ Постоянный перевод — запись в трудовую книжку․
- ❌ Никогда не вносите «временный перевод» в трудовую книжку даже по просьбе работника․
- ❌ Не используйте коды ДИСТ и НДОМ — они упразднены․
Соблюдение этих правил поможет избежать ошибок, штрафов и споров с контролирующими органами, а также обеспечит точность и законность сведений о трудовой деятельности работника — в т․ч․ при оформлении пенсии․
Главное правило: в трудовую книжку вносятся только постоянные изменения․ Всё временное — остаётся в приказах и карточках․