В процессе хозяйственной деятельности любой организации могут возникнуть непредвиденные ситуации: необходимость замены временно отсутствующего сотрудника, запуск нового проекта или сезонный рост нагрузки. В таких случаях работодатель часто прибегает к временному переводу работника на другую должность. Одним из самых частых вопросов, который при этом возникает у кадровиков, является вопрос документального оформления: нужно ли вносить запись в трудовую книжку о временном переводе?
В этой статье мы подробно разберем правовые нормы, регулирующие эту процедуру, и дадим исчерпывающий ответ на этот вопрос.
Что говорит закон о временном переводе?
Согласно статье 72.2 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), по соглашению сторон, заключаемому в письменной форме, работник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя.
Законодательство разделяет временный перевод на два основных вида в зависимости от срока:
- Перевод на срок до одного года, осуществляется по обоюдному согласию сторон.
- Перевод для замещения временно отсутствующего сотрудника, также по соглашению сторон, при этом срок истекает с выходом основного работника на работу.
В любом из этих случаев ключевым документом, подтверждающим согласие работника на изменение его трудовой функции, является дополнительное соглашение к трудовому договору.
Запись в трудовой книжке: вносить или нет?
Самое главное правило, которое должен запомнить каждый специалист отдела кадров: запись о временном переводе на другую должность внутри организации в трудовую книжку не вносится.
Почему именно так? Этому есть четкое правовое обоснование:
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда России от № 69). В разделе, регламентирующем заполнение сведений о работе, прямо указано, что в трудовую книжку вносятся сведения о постоянном переводе. О временных переводах в инструкции ни слова.
- Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225). В пункте 4 этих Правил сказано, что в трудовую книжку вносятся сведения о переводе на другую постоянную работу.
Таким образом, поскольку временный перевод по своей природе не является постоянным изменением трудовой функции, фиксировать его в трудовой книжке не нужно. Это правило действует даже в том случае, если работник переводится на более высокую или руководящую должность (например, ведущего бухгалтера на должность начальника отдела).
Почему так важно не делать лишних записей?
Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий страховой стаж гражданина. Любые неточности, лишние или неверные записи в ней могут привести к серьезным проблемам в будущем. Как отмечают эксперты, ошибки в трудовой книжке могут привести к уменьшению размера пенсии и к отсрочке ее назначения. Внесение записи о временном переводе является грубой ошибкой кадровика, которая впоследствии может запутать расчетчиков пенсии и самого работника.
Как правильно оформить временный перевод?
Хотя запись в трудовую книжку не вносится, процедура временного перевода требует строгого соблюдения бюрократических формальностей. Отсутствие записи не означает отсутствие документального следа.
Правильный алгоритм оформления выглядит следующим образом:
- Получение согласия работника. Работодатель должен предложить перевод, а работник — согласиться. Исключение составляют случаи, предусмотренные ч. 2 и ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ (катастрофы, аварии, простой и т.д., когда согласие не требуется, но срок такого перевода ограничен одним месяцем).
- Название новой должности;
- Причину перевода (например, «для замещения временно отсутствующего сотрудника Иванова И.И.»);
- Срок перевода (конкретная дата или событие — «до выхода на работу основного сотрудника»);
- Условия оплаты труда на новой должности;
- Иные изменившиеся условия (режим работы, если он отличается).
- Издание приказа о временном переводе. На основании дополнительного соглашения работодатель издает приказ по унифицированной форме № Т-5 (или по самостоятельно разработанной форме). В приказе обязательно указывается, что перевод носит временный характер.
- Ознакомление работника. Работник должен ознакомиться с приказом под подпись.
Где фиксируется информация о временном переводе?
Если трудовая книжка для этих целей не предназначена, то где же остается след о том, что сотрудник работал на другой должности?
- В личной карточке работника (форма № Т-2). В разделе I «Общие сведения» или в разделе III «Прием на работу и переводы» делается отметка о временном переводе. С записью в карточке работника нужно ознакомить под подпись.
- В личном деле работника (если ведение личных дел предусмотрено локальными нормативными актами организации).
- В расчетных документах (табели учета рабочего времени, расчетные ведомости), так как изменение должности часто влечет за собой изменение оплаты труда.
Что делать, если временный перевод стал постоянным?
На практике часто встречается ситуация: работника перевели временно, например, на должность начальника отдела на время декрета основного сотрудника, но основной сотрудник уволился, не выходя на работу. В таком случае временный перевод трансформируется в постоянный.
В этой ситуации действует следующее правило (согласно ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ): если по окончании срока перевода прежняя работа работнику не предоставлена, а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать, то условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным.
Именно с этого момента, когда перевод стал постоянным, работодатель обязан внести запись в трудовую книжку. Запись делается в обычном порядке:
- В графе 1 ставится порядковый номер записи;
- В графе 2 — дата, с которой перевод стал постоянным;
- В графе 3 — запись о переводе (например: «Переведен на должность начальника отдела»);
- В графе 4 — ссылка на приказ о переводе (даже если это старый приказ о временном переводе, так как юридическую силу он теперь приобрел иную) или на новый приказ, если работодатель издал дополнительный документ о признании перевода постоянным.
Для кадровика главным инструментом оформления временного перевода всегда остается дополнительное соглашение к трудовому договору и соответствующий приказ. И только в том случае, если временный перевод перерастает в постоянный, в трудовой книжке появляется соответствующая отметка. Соблюдение этих несложных правил убережет работодателя от штрафов со стороны трудовой инспекции, а работника — от проблем с подтверждением стажа в будущем.