Прием на работу сотрудника на период отсутствия основного работника, находящегося в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком, — распространенная кадровая практика. Поскольку за основным работником сохраняется рабочее место, с новым сотрудником заключается срочный трудовой договор. У многих кадровиков и работодателей возникают вопросы: нужно ли вносить запись в трудовую книжку в таком случае, и если да, то как правильно ее сформулировать?

Нужно ли вносить запись в трудовую книжку?

Согласно действующему трудовому законодательству (включая актуальные нормы и правила Минтруда № 320н на 2024-2026 годы), работодатель обязан внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую книжку сотрудника, принятого на период отсутствия основного работника, при одновременном соблюдении следующих условий:

• Для данного сотрудника эта работа является основной (а не совместительством);
• Сотрудник не перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК). Если в бумажной трудовой книжке нет закрывающей записи о переходе на ЭТК, работодатель обязан продолжить ее ведение;
• Работник сам предоставил трудовую книжку (если он трудоустраивается впервые, работодатель обязан завести на него бумажную трудовую книжку).

Вносить какие-либо записи о временном замещении в сведения о трудовой деятельности (электронную трудовую книжку) по инициативе работодателя не требуется, однако формировать отчеты за таких сотрудников необходимо, так как в период нахождения в отпуске по уходу за ребенком или за свой счет с ними продолжает действовать трудовой договор.

Особенности срочного трудового договора

Если работник принимается на время отпуска по уходу за ребенком, дата выхода основного сотрудника заранее неизвестна (он может прервать отпуск и выйти на работу раньше достижения ребенком трех лет). Поэтому в срочном трудовом договоре и в приказе о приеме на работу формулировка причины заключения договора должна быть четкой: «на время исполнения обязанностей работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком» или «на время отсутствия основного работника».

Правила внесения записи в раздел «Сведения о работе»

Запись в трудовую книжку вносится на основании приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока со дня издания приказа. Запись заполняется в графах 1-4 раздела «Сведения о работе».

Пошаговое заполнение граф:

1. Графа 1, ставится порядковый номер записи (например, 5).
2. Графа 2 — указывается дата приема на работу арабскими цифрами (день и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например: .
3. Графа 3 — вносится сама запись о приеме. Важно: в этой графе не нужно писать, что договор срочный. Указывается: «Принят(а) в [наименование структурного подразделения] на должность [наименование должности] на время отсутствия основного работника». Если в договоре не указано конкретное структурное подразделение, оно не пишется и в трудовой книжке.
4. Графа 4 — указываются дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого внесена запись. Например: «Приказ от № 12-к».

Образец записи

Ниже представлен пример того, как должна выглядеть запись в трудовой книжке работника, принятого на период отпуска по уходу за ребенком основного сотрудника.

Пример заполнения раздела «Сведения о работе»:

Графа 1 (№ записи): 11
Графа 2 (Дата): 15 05 2026
Графа 3 (Сведения о работе): Принята в отдел продаж на должность менеджера по продажам на время отсутствия основного работника.
Графа 4 (Основание): Приказ от № 24-к

Что делать, если основной работник вышел из отпуска?

Когда основной работник решает прервать отпуск по уходу за ребенком или он заканчивается, временный сотрудник подлежит увольнению по пункту 2 части первой статьи 77 ТК РФ (истечение срока трудового договора). В этом случае в трудовую книжку временного работника вносится запись об увольнении:

«Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Датой увольнения в этом случае будет день, предшествующий дню выхода основного работника на работу.

Важные нюансы и частые ошибки

• Ошибка в формулировке: Не следует писать в трудовой книжке «Принят по срочному трудовому договору» или «Принят на время декрета». Правильная юридическая формулировка — «на время отсутствия основного работника» или «на время отпуска по уходу за ребенком основного работника».
• Продление договора: Если основной работник сначала находился в отпуске по беременности и родам, а затем ушел в отпуск по уходу за ребенком, срочный договор с временным работником не нужно перезаключать. Запись в трудовой книжке при приеме остается прежней, так как договор заключается на время отсутствия основного работника.
• Старые бланки трудовых книжек: Если трудовая книжка работника была заведена до года, записи продолжают вноситься в нее. Когда свободное место в разделе «Сведения о работе» закончится, необходимо оформить вкладыш в эту же трудовую книжку.

Соблюдение этих правил позволит кадровику грамотно оформить трудовые отношения с временным работником и избежать штрафных санкций со стороны трудовой инспекции за неверное ведение трудовых книжек в 2026 году.