Оформление кадровых документов при увольнении — ответственный процесс. Одним из ключевых моментов является передача сотруднику его трудовой книжки (ТК). Чтобы избежать споров и претензий в будущем (например, о том, что книжка не была выдана или была выдана с повреждениями), работодатель имеет право и часто обязан получить от работника расписку в её получении. Эта статья подробно разберет, что такое расписка, когда она необходима и как её правильно составить.
Что такое расписка и зачем она нужна?
Расписка в получении трудовой книжки — это письменное подтверждение работника о том, что он фактически получил свою трудовую книжку (и, возможно, другие документы) от представителя работодателя в день увольнения или позже.
Основные цели расписки:
- Доказательство факта передачи. Защищает работодателя от необоснованных претензий о невыдаче ТК, что может привести к административной ответственности (штраф по ст. 5.27 КоАП РФ).
- Фиксация состояния документа. В расписке можно указать, что ТК передана без замечаний по внешнему виду, что исключает последующие претензии о порче.
- Подтверждение даты получения. Дата, указанная в расписке, считается юридически значимой датой передачи документа. Это важно для исчисления сроков (например, для пенсионных баллов или для подачи иска в суд).
- Учет движения. Расписка служит приложением к журналу учета движения трудовых книжек, который ведет кадровая служба.
Когда расписка обязательна, а когда — это хорошая практика?
Федеральный закон «О трудовых книжках» не обязывает работодателя получать расписку. Однако Трудовой кодекс РФ (ст. 62) обязывает выдавать ТК в день увольнения. Чтобы подтвердить исполнение этой обязанности, работодатель может использовать:
- Отметку в журнале учета движения ТК. Это минимальное требование. Работник ставит подпись напротив своей фамилии, указывает дату получения.
- Отдельную расписку. Это более надежный вариант, так как в расписке можно детализировать передаваемые документы и их состояние.
- Акт приема-передачи документов. Часто используется при массовых увольнениях или если передается несколько документов (ТК, СНИЛС, медицинская книжка и т.д.).
- При увольнении по инициативе работника (чтобы избежать заявления о невыдаче).
- Если в ТК есть неисправности (порванные страницы, следы влаги и т.д.).
- При передаче ТК не лично работнику, а его доверенному лицу (по доверенности).
- Если работник не явился за ТК в день увольнения, а получил её позже (например, по почте с объявленной ценностью).
Как правильно оформить расписку: структура и правила
Расписка — это простой письменный документ. Её можно оформить на отдельном листе или в виде служебной записки. Главное — чёткость и полнота.
Обязательные реквизиты:
- «Расписка» или «Расписка в получении трудовой книжки и документов».
- Дата составления. Дата, когда работник фактически получил документы.
- Место составления. Название организации, города.
- Данные работодателя: Полное наименование организации, ИНН, ОГРН;
- Данные работника: ФИО полностью, дата рождения, паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан), а также номер трудовой книжки (если есть).
- Суть расписки: Указание на то, что работник получил от представителя работодателя (указать ФИО и должность) свою трудовую книжку и, возможно, другие документы (справка 2-НДФЛ, копия приказа об увольнении и т.д.).
- Состояние документа. Рекомендуемая формулировка: «Трудовая книжка передана в исправном состоянии, без замечаний по внешнему виду и содержанию»;
- Подпись работника с расшифровкой (ФИО).
Важные нюансы:
- Расписку составляет работник от своего имени. Формулировки типа «Я, нижеподписавшийся» уместны.
- Расписка не требует печати организации (если иное не установлено локальными нормативными актами компании). Но подпись ответственного лица от работодателя (например, начальника отдела кадров или бухгалтера), принявшего ТК от работника, желательна. Это подтверждает, что передача состоялась в присутствии представителя работодателя.
- Если ТК выдается не в день увольнения, в расписке можно указать: «Получил свою трудовую книжку, которую оставил на хранении в организации в связи с увольнением «___» __________ 20__ г. (приказ № __ от «___» __________ 20__ г.)».
- При передаче по доверенности в расписке указываются данные доверенного лица, а также номер и дата выдачи доверенности.
Образец расписки в получении трудовой книжки при увольнении (2026)
Приведенный ниже образец составлен с учетом современных требований и судебной практики.
Расписка Я, _______________________________ (ФИО полностью) дата рождения: ___ __________ 19__ г., паспорт: серия ______ № ________, выдан _____________________________ «___» __________ 20__ г., зарегистрированный(ая) по адресу: ________________________________________, получил(а) от _________________________________________________________ (должность и ФИО представителя работодателя) свою трудовую книжку серия ______ № ________, в исправном состоянии, без замечаний по внешнему виду и содержанию, в связи с увольнением по собственному желанию (или иное основание) на основании приказа № ___ от «___» __________ 20__ г. Также получил(а): □ справку о доходах (2-НДФЛ); □ копию приказа об увольнении; □ иное: _____________________________________________________________. Дата получения: «___» __________ 20__ г. Подпись работника: _________________________ / _________________________ (подпись) (ФИО)
Особенности при электронной трудовой книжке (ЭТК)
С 2020 года в России параллельно ведется электронная трудовая книжка. Если работник выбрал ЭТК, то:
- Бумажный бланк ТК не выдается.
- В день увольнения работодатель обязан направить сведения о трудовой деятельности (СоТД) в Пенсионный фонд РФ (ПФР).
- Работнику выдается справка с места работы (форма СТД-Р), которая заменяет традиционную запись в ТК. Эта справка также может быть передана под расписку.
- Расписка в таком случае будет подтверждать получение справки СТД-Р и информации о доступе к ЭТК через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте ПФР.
Что делать, если работник отказывается подписать расписку?
Это критическая ситуация. Алгоритм действий:
- Составьте акт. В тот же день (в присутствии двух свидетелей) составьте акт о том, что работник ФИО был надлежащим образом уведомлен о необходимости получить свою трудовую книжку, но от её получения (или от подписания расписки) отказался. В акте укажите дату, место, состояние ТК. Свидетели и представитель работодателя подписывают акт.
- Направьте ТК заказным письмом с уведомлением. Это докажет, что вы предприняли все меры для выдачи документа. Копию почтовой квитанции и описи вложения приложите к личному делу.
- Сохраните все документы. Акт, почтовые документы, копия приказа об увольнении, всё это будет вашей защитой в случае проверки или суда.
Расписка в получении трудовой книжки — простой, но мощный инструмент для минимизации кадровых рисков. Её оформление занимает несколько минут, но может сэкономить компании от крупных штрафов и судебных издержек. Помните, что даже если работник отказывается подписывать, вы обязаны зафиксировать этот факт актом и предпринять меры по надлежащей выдаче документа. Все действия должны быть прозрачными и документально подтвержденными.
Важно: Данная статья носит информационно-справочный характер. При возникновении спорных ситуаций рекомендуется консультироваться с юристом, специализирующимся на трудовом праве.