Вопрос о том, нужно ли вносить запись в трудовую книжку при временном исполнении обязанностей (и.о.), является одним из самых распространенных в кадровом делопроизводстве. Многие работодатели и сотрудники ошибочно полагают, что любое повышение статуса или расширение зоны ответственности должно фиксироваться в главном документе о стаже. Однако законодательство Российской Федерации подходит к этому вопросу строго и однозначно.

Самое главное помнить, что само по себе возложение обязанностей временно отсутствующего работника или исполнение функций руководителя без официального перевода не требует внесения записей в трудовую книжку. Ниже мы подробно разберем юридические нюансы, исключения и правильную процедуру оформления.

Что говорит Трудовой кодекс РФ?

Основным документом, регулирующим ведение трудовых книжек, является статья 66 Трудового кодекса РФ. Согласно ей, в трудовую книжку вносятся сведения только о:

• Работнике;
• Выполняемой работе (при приеме на должность);
• Переводах на другую постоянную работу;
• Увольнении;
• Награждениях за успехи в работе.

В законодательстве отсутствует норма, обязывающая вносить запись о временном исполнении обязанностей. Если сотрудник назначен исполняющим обязанности (например, и.о. главного бухгалтера или и.о. директора) и при этом не отстраняется от своих прямых обязанностей по основной должности, то его трудовая функция в юридическом смысле не меняется. Он продолжает занимать ту же должность, что и ранее.

Когда запись в трудовую книжку НЕ вносится

Существует несколько типовых ситуаций, когда запись делать не нужно, даже если сотрудник фактически выполняет более сложную работу:

1. Временное замещение отсутствующего; Если основной сотрудник ушел в отпуск, на больничный или в декрет, и его обязанности возложили на другого работника (с его согласия и дополнительной оплатой), запись в трудовую не делается. Сотрудник числится в своей должности.
2. Исполнение обязанностей руководителя. Даже если заместитель генерального директора фактически руководит организацией длительное время (более 6 месяцев), но формального приказа о переводе его на должность директора нет, запись об исполнении обязанностей руководителя в трудовую книжку не вносится.
3. Совмещение профессий. Если работник выполняет дополнительную работу по другой профессии в свободное от основной работы время или в рамках своего рабочего дня (ст. 60.2 ТК РФ), это оформляется дополнительным соглашением, но в трудовую книжку не пишется.

Единственное исключение: Постоянный перевод

Запись в трудовую книжку необходима только в одном случае: если временное исполнение обязанностей переросло в постоянный перевод.

Это происходит, когда:

• Сотрудник полностью освобождается от своих прежних обязанностей;
• Между работником и работодателем подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору о изменении трудовой функции;
• Издается приказ о переводе на другую должность (без приставки «и.о.» или «временное исполнение»).

Только в момент оформления такого постоянного перевода в трудовую книжку вносится запись: «Переведен на должность [Название должности]». Важно отметить, что если сотрудника сначала приняли на должность начальника управления (как постоянного работника), то запись вносится в общем порядке, без указания на то, что он ранее был «временщиком».

Как правильно оформить отношения?

Хотя запись в трудовую книжку не делается, документальное оформление временного исполнения обязанностей обязательно. Это защищает права обеих сторон.

Необходимо:

1. Получить письменное согласие работника (если это не предусмотрено его трудовым договором изначально).
2. Издать приказ (распоряжение) работодателя о возложении обязанностей.
3. Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, где прописать срок, содержание дополнительной работы и размер доплаты.

В должностной инструкции или трудовом договоре можно указать, что работник обязан исполнять duties, предусмотренные локальными нормативными актами, но конкретизация временного замещения всегда требует отдельного документа.

Важные нюансы 2026 года

В текущем 2026 году практика ведения трудовых книжек (в т.ч. в электронном виде) остается строгой. Контролирующие органы (Роструд) при проверках обращают внимание на соответствие записей фактическим должностям. Внесение записи «Исполняющий обязанности» может быть расценено как нарушение правил ведения трудовых книжек, так как такой должности в штатном расписании может не существовать в качестве постоянной единицы.

Также стоит помнить про поощрения. Если работодатель хочет отметить качественное исполнение временных обязанностей, он вправе объявить благодарность или выдать премию. Однако в трудовую книжку вносяться сведения только о награждениях федерального уровня или уровня субъектов РФ, а также о награждениях работодателем, если это предусмотрено системой оплаты труда или коллективным договором (хотя на практике внутренние поощрения в трудовую сейчас вносят редко, ограничиваясь личным делом).

Резюме