Вопрос о том‚ нужно ли вносить запись в трудовую книжку при временном возложении обязанностей директора на другого сотрудника‚ является одним из самых частых у кадровиков. Связано это с тем‚ что процедура замещения руководителя имеет свои нюансы‚ а ошибки в ведении трудовых книжек могут серьезно навредить работнику в будущем‚ например‚ при оформлении пенсии.
Делаеться ли запись в трудовую книжку?
Самый главный и короткий ответ: НЕТ. При временном возложении обязанностей директора (например‚ на время отпуска‚ болезни или командировки основного руководителя) запись в трудовую книжку не вносится.
Это правило обусловлено требованиями трудового законодательства. В трудовую книжку вносятся сведения только о постоянной работе‚ переводах на другую постоянную работу‚ награждениях и увольнениях. Временное исполнение обязанностей (как по совмещению‚ так и по временному переводу) не является постоянным переводом и не образует новых трудовых отношений.
Как следует из судебной практики‚ отсутствие записи о совмещении или временном исполнении обязанностей не лишает работника его пенсионных прав‚ ведь обязанность по ведению трудовой книжки лежит на работодателе. Однако‚ если речь идет о постоянном назначении на должность генерального директора‚ запись вносится в обязательном порядке, трудовая книжка руководителя заполняется в том же порядке‚ что и трудовая книжка любого другого работника.
Как правильно оформить временное возложение обязанностей
Поскольку запись в трудовую книжку не делается‚ работодатель обязан оформить временное замещение другими документами. Если в трудовом договоре заместителя директора не прописана обязанность замещать руководителя‚ процедура выглядит следующим образом:
Дополнительное соглашение к трудовому договору
Это обязательный. С работником‚ на которого возлагаются обязанности директора‚ необходимо заключить дополнительное соглашение к его основному трудовому договору. В нем следует прописать:
- Срок‚ на который возлагаются обязанности (например‚ на период ежегодного отпуска директора);
- Перечень дополнительных обязанностей;
- Размер доплаты за выполнение дополнительной работы (согласно ст. 151 ТК РФ);
- Условия передачи полномочий по подписанию финансовых и кадровых документов.
Приказ о возложении обязанностей
На основании дополнительного соглашения издается приказ о возложении обязанностей руководителя организации. В приказе обязательно указываются:
- Причина отсутствия основного директора (отпуск‚ болезнь и т.д.);
- ФИО и должность сотрудника‚ принимающего обязанности;
- Срок исполнения обязанностей;
- Размер доплаты;
- Перечень документов‚ которые временный исполняющий обязанности имеет право подписывать.
Ознакомление с должностной инструкцией
Если в организации есть должностная инструкция директора или положение о единоличном исполнительном органе‚ замещающее лицо должно быть ознакомлено с этим документом под подпись еще до заключения дополнительного соглашения. Это позволит избежать недопониманий относительно полномочий на время замещения.
Особенности для руководителей и госструктур
Существуют ситуации‚ которые требуют отдельного внимания:
- Назначение на вакантную должность директора. В государственных структурах встречается формулировка «исполнение обязанностей по вакантной должности директора». В таком случае‚ если должность вакантна‚ а не временно пустует из-за отпуска‚ такое назначение фактически является постоянным‚ и запись в трудовую книжку должна быть внесена.
- Возложение обязанностей главбуха. Аналогично временному замещению директора‚ запись о возложении обязанностей главного бухгалтера на другого сотрудника НЕ вносится в трудовую книжку.
- Прием на работу нового генерального директора. Если руководитель принимается на работу на постоянной основе‚ на основании протокола заседания совета директоров (или решения единственного учредителя) издается приказ о назначении. Назначенный руководитель вправе подписать этот приказ сам‚ и на его основании в трудовую книжку вносится стандартная запись о приеме на работу.
Кто вносит запись‚ если директор назначает сам себя?
Часто возникает вопрос: как быть в недавно созданной организации‚ где генеральный директор — единственный сотрудник? Может ли он сам внести запись в свою трудовую книжку?
Да‚ может. Законодательство не запрещает руководителю самостоятельно вносить запись о своем вступлении в должность в свою трудовую книжку. Главное — сделать это правильно‚ в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек‚ чтобы впоследствии не пришлось исправлять ошибки. В графе 4 указываются реквизиты приказа о приеме на работу‚ который директор подписывает самостоятельно от лица работодателя.
Подписание документов за директора
Важно помнить‚ что на время отсутствия директора‚ сотрудник‚ на которого возложены обязанности‚ получает право подписи финансовых‚ кадровых и хозяйственных документов. Для контрагентов и банков лучше всего предоставить приказ о возложении обязанностей и выписку из него‚ чтобы избежать отказа в принятии подписанных документов.
Резюме: Временное возложение обязанностей директора оформляется исключительно дополнительным соглашением и приказом. Внесение записи в трудовую книжку о временном исполнении обязанностей является грубой ошибкой и не требуется законом. Запись делается только при постоянном переводе на должность руководителя или первичном назначении.