Тема оформления вкладыша в трудовую книжку часто вызывает вопросы у работодателей и сотрудников; С одной стороны, традиционно вкладыш вшивали в книжку для целостности документа. С другой — с 2021 года законодательство изменилось, и требование об обязательном вшивании отменено. В этой статье разберем, что такое вкладыш, как его правильно оформить и нужно ли его вшивать в соответствии с актуальными правилами.
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш — это дополнительный лист (или несколько листов), который оформляется при заполнении всех страниц одного из разделов трудовой книжки (например, разделов «Сведения о работе» или «Сведения об увольнении»). Он предназначен для продолжения записей и ведется в том же порядке, что и основная книжка. Вкладыш имеет ьный лист с реквизитами, утвержденными приказом Минтруда России.
Изменения в законодательстве: с 2021 года вшивать не обязательно
Ключевое изменение произошло с 1 сентября 2021 года. С этого момента вшивать вкладыш в трудовую книжку не является обязательным требованием. Это подтверждается:
- Порядком ведения и хранения трудовых книжек (утвержден приказом Минтруда России), где в пункте 32 указано, что вкладыш оформляется при заполнении разделов, но нет требования о его вшивании.
- Разъяснениями Роструда и онлайн-инспекций, которые подчеркивают, что законодатель не установил четких правил по вшиванию.
- КонсультантПлюс и другие юридические источники, отмечающие, что вкладыш может храниться отдельно, но должен быть привязан к книжке через штамп;
Таким образом, если ранее вшивание было нормой, то теперь это дело практики и удобства, а не юридической обязанности.
Текущий порядок оформления вкладыша
Когда оформляется вкладыш?
Вкладыш оформляется только в случае, если в трудовой книжке полностью заполнены все страницы одного из разделов (например, раздел «Сведения о работе» закончен, и новые записи невозможны). Предельное количество вкладышей законодательством не ограничено — можно оформить столько, сколько потребуется.
Как правильно оформить вкладыш?
Оформление вкладыша регулируется унифицированной формой (утверждена приказом Минтруда № 320н). Процесс включает:
- Заполнение ьного листа вкладыша: указать данные работника, серию и номер вкладыша, дату выдачи.
- Внесение записей: в разделы вкладыша (аналогично основной книжке) вписать сведения о работе или увольнении.
- Проставление штампа в трудовой книжке: на внутренней стороне ьного листа трудовой книжки (обычно на первом листе с записями) ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием его серии, номера и даты выдачи. Это связывает вкладыш с книжкой.
Обязательно ли вшивать вкладыш?
Нет, вшивание не обязательно. Законодательство не предписывает конкретный способ физического соединения вкладыша с книжкой. Однако на практике:
- Если вшивать: вкладыш аккуратно пришивается или вклеивается в конец трудовой книжки (как рекомендовал Роструд ранее). Это обеспечивает целостность документа, но может затруднить замену при ошибках.
- Если не вшивать: вкладыш хранится отдельно (например, в конверте или папке), но обязательно должен быть привязан к книжке через штамп «Выдан вкладыш» с указанием реквизитов. При этом важно обеспечить сохранность вкладыша и его доступность при проверках;
Выбор способа зависит от внутренних правил организации, но юридическая сила вкладыша не зависит от того, вшит он или нет, при условии правильного оформления и проставления штампа.
Практические рекомендации для работодателей
Чтобы избежать ошибок, следуйте этому пошаговому алгоритму:
- Определите необходимость: проверьте, заполнены ли все страницы одного из разделов трудовой книжки.
- Оформите вкладыш: используйте бланк установленной формы, заполните все поля, внесите записи.
- Проставьте штамп в книжке: на ьном листе трудовой книжки (где первые записи) укажите «Выдан вкладыш» с серией, номером и датой.
- Примите решение о вшивании:
- При вшивании: аккуратно прикрепите вкладыш к последним страницам книжки (например, с помощью канцелярского клея или ниток).
- При отсутствии вшивания: храните вкладыш в отдельном конверте или папке, подшитой к книжке, с отметкой о привязке.
- Убедитесь в сохранности: вкладыш должен быть защищен от потери или повреждения, так как он является частью документа.
Важно: все записи в вкладыше должны быть сделаны разборчиво, без исправлений, с подписью ответственного лица и печатью организации.
Частые вопросы и ответы
Можно ли оформить несколько вкладышей?
Да, количество вкладышей не ограничено. Каждый новый вкладыш оформляется аналогично, с проставлением отдельного штампа в книжке.
Кто должен покупать вкладыш?
Бланки вкладышей закупает работодатель (организация), так как он отвечает за оформление трудовых документов. Стоимость вкладыша невелика (обычно несколько десятков рублей), но зависит от поставщика.
Что делать, если вкладыш утерян?
При утере вкладыша необходимо оформить дубликат. Для этого:
- Запросить у работника данные для заполнения.
- Оформить новый вкладыш по форме.
- В трудовой книжке сделать запись о выдаче дубликата с указанием реквизитов.
Сохраняется ли вкладыш при увольнении?
Да, вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки. При увольнении работнику выдается книжка со всеми вкладышами (вшитыми или прикрепленными).
Итак, вшивать вкладыш в трудовую книжку не обязательно с 1 сентября 2021 года. Главное — правильно оформить вкладыш, проставить штамп «Выдан вкладыш» в книжке и обеспечить его сохранность. Работодателям рекомендуется разработать внутренний регламент по этому вопросу, чтобы избежать разночтений. При сомнениях консультируйтесь с юристом, так как ошибки в оформлении могут привести к проблемам при проверках или спорах с сотрудниками.
Примечание: информация актуальна на 2026 год. Всегда проверяйте изменения в законодательстве, например, через официальные источники like КонсультантПлюс или сайт Роструда.