В последние годы в России активно внедряется переход от бумажных форм трудовой документации к электронным аналогам. Многие работники задаются вопросом: если я подал заявление на получение электронной трудовой книжки, обязан ли я продолжать вести бумажный вариант? Ответ зависит от текущего законодательного регулирования, особенностей организации и формы заявления.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника. Она хранится в системе Социального фонда России и доступна как работодателю, так и самому работнику через личный кабинет.
- Содержит те же сведения, что и традиционная бумажная книжка: ФИО, СНИЛС, дата рождения, сведения о местах работы и т.д.
- Обновляется автоматически при поступлении данных от работодателя.
- Не требует физического хранения в личном деле.
Как правильно оформить заявление на электронную трудовую книжку?
Заявление может быть подано в нескольких формах:
- Через личный кабинет на портале Госуслуг. – сотрудник заполняет онлайн‑форму, подтверждает её электронной подписью.
- Лично в отделении Фонда. – заполняется бумажный бланк, который затем передаётся в электронный архив.
- Через HR‑отдел организации. – работник подписывает заявление, которое передаёт в кадровый отдел для последующей отправки в Соцфонд.
Важно, чтобы в заявлении было указано:
- ФИО полностью;
- Номер СНИЛС;
- Дата рождения;
- Сведения о текущей работе (место, должность, дата начала);
- Согласие на хранение данных в электронном виде.
Нужно ли заполнять бумажную трудовую книжку после подачи заявления?
Согласно действующему законодательству (Федеральный закон № 178‑ФЗ «О труде», постановления Минтруда от 2025 г.), после того как сотрудник официально перешел на электронный формат, бумажная трудовая книжка больше не ведётся. Однако есть несколько нюансов:
Переходный период
С 1 января 2026 г. в России завершается переходный период. В течение 2026 года организации могут:
- Продолжать использовать бумажные формы для отдельных категорий сотрудников (например, тех, кто не имеет доступа к интернету).
- Переводить всех работников на электронный формат по мере готовности.
Если ваш работодатель ещё не завершил переход, он может запросить у вас заполнение бумажной формы в качестве временного решения.
Сотрудники, не подавшие заявление
Если заявление не подано, работник обязан вести бумажную трудовую книжку, так как только в этом случае работодатель имеет право вносить сведения в бумажный документ.
Сотрудники, подавшие заявление
После официального принятия заявления и внесения данных в ЭТК, дальнейшее заполнение бумажной формы не требуется. В случае потери доступа к электронному документу (технические сбои, утеря пароля) работник может запросить восстановление информации через службу поддержки Соцфонда.
Какие документы подтверждают опыт работы после перехода на ЭТК?
Для подтверждения трудового стажа и опыта работы используются:
- Выписка из Электронной трудовой книжки (доступна в личном кабинете).
- Справка о работе, выданная работодателем (если требуется дополнительный документ).
- Сведения из личного кабинета Фонда, которые можно распечатать.
Эти документы принимаются в качестве доказательств при оформлении пенсионных выплат, соцвыплат и иных государственных пособий.
Что делать, если электронная трудовая книжка не отображается?
В случае технических проблем следует выполнить следующие действия:
- Проверить наличие интернет‑соединения и корректность ввода логина/пароля.
- Обновить страницу или приложение.
- Обратиться в службу поддержки Соцфонда (контактный телефон: 8‑800‑555‑11‑11).
- Если проблема сохраняется, подать повторное заявление с приложением подтверждения отправки первой заявки.
Итак, если сотрудник написал заявление на получение электронной трудовой книжки, то:
- После официального принятия заявления бумажная трудовая книжка не требуется.
- Ведение бумажного документа остаётся обязательным только до момента полного перехода на электронный формат.
- После перехода все сведения о трудовом стаже и опыте фиксируются в ЭТК, доступной через личный кабинет.
Таким образом, заполнять бумажную трудовую книжку после подачи заявления на электронный вариант не нужно, если работодатель уже перевел ваш профиль в электронную форму. При возникновении вопросов рекомендуется обращаться в кадровый отдел или в службу поддержки Соцфонда.
Полезные ссылки
- Официальный сайт Федерального социального фонда
- Портал государственных услуг
- Консультант по трудовому праву
Спасибо за внимание! Если у вас возникли дополнительные вопросы, оставляйте их в комментариях.