В современном российском трудовом праве всё больше организаций переходят от бумажных форм ведения трудовой деятельности к электронным аналогам․ При этом важнейшим условием такой трансформации является согласие работника на переход на электронную форму трудовой книжки․ В статье разберём, нужно ли получать заявление от сотрудника, как правильно оформить его, какие документы следует использовать и какие нюансы возникают в процессе․
Правовая основа перехода на электронную трудовые книжку
Согласно изменениям в Трудовом кодексе РФ и рекомендациям Министерства труда, переход на электронный формат возможен только по желанию работника․ При этом:
- Работодатель обязан уведомить сотрудника о возможности выбора формы ведения трудовой деятельности․
- Согласие работника фиксируется в письменном виде – это может быть отдельное заявление или пункт в трудовом договоре․
- Если работник не выразил согласия, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку․
Таким образом, ТК РФ не обязывает работодателя получать заявление о согласии в момент приёма на работу, но практика показывает, что без такого документа переход на электронный формат будет оспариваться․
Нужно ли при приёме на работу запрашивать заявление о согласии?
По мнению экспертов из КонсультантПлюс и ГАРАНТ, формально работодатель может не требовать заявление в момент устройства, однако:
- Для юридической чистоты лучше зафиксировать согласие в отдельном документе․
- Это позволяет избежать споров при увольнении или при переходе сотрудника в другой отдел․
- Если работник отказывается от электронного формата, работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку․
Форма заявления работника о переходе на электронную трудовую книжку
В интернете доступны несколько типовых образцов, которые можно адаптировать под нужды организации․ Ниже – основные элементы, которые должны присутствовать в заявлении:
- Шапка документа – название компании, реквизиты, номер и дата․
- ФИО работника, его должность и подразделение․
- Текст, в котором работник выражает согласие на переход на электронную форму трудовой книжки․
- Подпись работника и дата подписи․
Пример типового заявления (март 2025 г․):
Заявление о переходе на электронную форму ведения трудовой деятельности Я, _______________________________ (ФИО), паспорт: ___________, работающий в должности ___________ (должность) в подразделении ___________ (название отдела), выражаю своё согласие на переход на электронную форму ведения трудовой деятельности в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ․
Текст может быть дополнен указанием способа получения подтверждения (например, отправка на корпоративную почту)․
Как убедиться, что у кандидата действительно электронная трудовая книжка?
Согласно рекомендациям Трудового права: ГАРАНТ․РУ, проверка электронного документа осуществляется следующим образом:
- Работник предоставляет работодателю электронный документ (PDF, XML) или ссылку на него в системе электронного архива․
- Система проверяет подлинность через Единый портал государственных услуг или специализированный сервис․
- При необходимости можно запросить подтверждение о периодах работы из предыдущих организаций․
Такой подход исключает возможность подделки и упрощает процесс ведения кадровой документации․
Оформление электронной трудовой книжки: пошаговая инструкция
Для успешного перехода на электронный формат необходимо выполнить несколько действий:
- Уведомить сотрудников о возможности выбора формы ведения трудовой деятельности до 31 декабря 2020 года (если переход планировался в рамках старой нормативной базы)․
- Собрать согласие в письменной форме (заявление, пункт трудового договора)․
- Перевести данные из бумажной формы в электронный формат, используя лицензированные программы или сервисы․
- Подтвердить переход через подпись работника и подпись руководителя․
- Хранить электронную книжку в защищённом хранилище (например, в корпоративном документообороте)․
Важно помнить, что переход возможен только по желанию работника․ Если согласие не получено, работодатель обязан вести бумажную форму․
Особенности увольнения и выдачи трудовой книжки
В случае увольнения сотрудника, который отказался от электронного формата, работодатель обязан:
- Уведомить работника о необходимости получить бумажную копию трудовой книжки или предоставить возможность её отправки по почте․
- Соблюдать сроки выдачи документа (не позднее 30 дней с даты увольнения)․
Если сотрудник согласился на электронный формат, но в дальнейшем желает вернуться к бумажному варианту, он может подать отказ от электронной формы, но только добровольно и в письменном виде․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Нужно ли получать согласие при приёме на работу, если сотрудник уже работает в электронном формате в предыдущей компании?
Ответ: Не обязательно, но рекомендуется зафиксировать согласие в новой организации, особенно если планируется переход на единый электронный реестр․ - Вопрос: Можно ли отменить согласие после его предоставления?
Ответ: Да․ Работник может в любой момент подать заявление об отказе от электронного формата, после чего работодатель обязан вести бумажную форму․ - Вопрос: Как оформить переход для уже уволенных сотрудников?
Ответ: При повторном устройстве на работу необходимо запросить у кандидата подтверждение согласия на электронный формат и, при необходимости, оформить новое заявление․
Переход на электронные трудовые книжки – это современный и удобный способ ведения кадровой документации, однако он возможен только при условии добровольного согласия работника․ Хотя законодательно заявление не является обязательным, его наличие обеспечивает юридическую защищённость как работодателя, так и сотрудника․ При оформлении следует использовать типовые формы, утверждённые консультантами, и фиксировать согласие в письменном виде․
Соблюдая указанные рекомендации, организации смогут эффективно перейти в электронный формат, минимизировать риск споров и обеспечить прозрачность кадровых процессов․