Вопрос о необходимости и порядке ведения трудовой книжки у генерального директора, который одновременно является единственным учредителем компании, часто вызывает сомнения у предпринимателей и бухгалтеров․ В статье разборно рассматриваются правовые основы, практические нюансы оформления и рекомендации, которые помогут избежать ошибок․
Что такое трудовая книжка и её правовой статус
Трудовая книжка (ТК) – это документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника, его должностях, стаже, отпусках, командировках и причинах прекращения трудовых отношений․ Регулируется:
- Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ) – ст․ 63‑66;
- Федеральным законом от № 197-ФЗ «О трудовых книжках»;
- Приказом Минтруда России от № 106н (утверждающий форму ТК)․
Трудовая книжка является официальным подтверждением трудового стажа, что важно при расчёте пенсии, пособий и иных социальных выплат․
Нужно ли вести трудовую книжку у генерального директора‑единственного учредителя?
Ответ зависит от правового статуса директора:
- Генеральный директор как работник (трудовой договор)․ Если директор заключил с обществом договор о работе, то он считаеться работником и обязан вести трудовую книжку (ТК РФ, ст․ 65)․
- Генеральный директор как учредитель‑собственник․ Если директор не заключает трудовой договор, а исполняет функции управления в рамках своего статуса учредителя, то трудовая книжка не требуется (ст․ 65 ТК РФ)․ Однако в большинстве практик рекомендуется оформить трудовой договор, чтобы обеспечить документальное подтверждение стажа․
- Генеральный директор‑единственный учредитель ООО․ В этом случае часто используют трудовой договор (с фиксированным окладом, соц․ отчислениями)․ Это упрощает оформление пенсии и уплату страховых взносов․
Как оформить трудовую книжку у генерального директора‑единственного учредителя
Получение книжки
Трудовую книжку можно получить:
- в отделе кадров (если в компании есть штатный отдел);
- в территориальном отделе Пенсионного фонда РФ;
- по почте (заявление + копия паспорта)․
Заполнение первой страницы
На первой странице указываются:
- ФИО работника;
- дата рождения;
- пол;
- серия и номер паспорта;
- дата выдачи паспорта и орган, его выдавший;
- национальность, образование․
Запись о приёме на работу
Запись делается приказом «О приёме на работу» от имени учредителя (единственного собственника) в качестве работодателя․ Образец записи:
Основание: Трудовой договор № 1 от Должность: Генеральный директор Ставка: 1,0 Условия труда: Полный рабочий день, 40 ч/неделя․
Запись о назначении на должность генерального директора
Если в компании уже был оформлен трудовой договор, но позже директор был назначен на должность гендиректора, в ТК делается отдельная запись «Назначение на должность» с указанием:
- даты назначения;
- основания (решение учредителя, протокол собрания участников);
- наименования должности․
Особенности оформления при единственном учредителе
- Отсутствие отдельного работодателя․ В ООО учредитель одновременно является работодателем․ При оформлении приказа указывается «Учредитель ООО «Компания»» как лицо, издающее приказ․
- Документальное основание․ Для назначения директора необходимо протокол собрания участников (в данном случае – решение единственного учредителя) и уставные документы, подтверждающие полномочия․
- Согласование с налоговыми органами․ При регистрации ООО в учредительных документах указывается, кто будет исполнять функции генерального директора․ После изменения (например, назначение нового директора) необходимо подать в налоговую форму Р13001․
Что фиксировать в трудовой книжке директора‑единственного учредителя
В трудовой книжке следует отражать все изменения, связанные с трудовыми отношениями:
- Приём на работу (трудовой договор)․
- Назначение/смена должности (генеральный директор, заместитель и т․д․)․
- Изменение условий труда (оклад, график, место работы)․
- Отпуск (основной, дополнительный) – запись о предоставлении отпуска․
- Командировки, обучение – при необходимости․
- Увольнение (по собственному желанию, по решению учредителя, по истечении срока договора)․
Как оформить увольнение генерального директора‑единственного учредителя
Увольнение может происходить двумя способами:
- Добровольное отставление․ Директор подаёт заявление об отставке, учредитель (сам он) издаёт приказ «Об освобождении от должности генерального директора»․ В ТК делается запись об увольнении с указанием основания «по собственному желанию»․
- Увольнение по решению учредителя․ Если учредитель решает уволить директора (когда директор не является единственным учредителем), оформляется приказ «Об увольнении с должности генерального директора»․ В записи указывается основание «по инициативе работодателя»․
После увольнения необходимо:
- Сдать трудовую книжку в отдел кадров (или в Пенсионный фонд, если компания её не хранит);
- Получить справку о доходах (2‑НДФЛ) за год;
- Сдать в ПФР форму 6‑ТК (уведомление о прекращении трудовых отношений)․
Последствия отсутствия трудовой книжки у директора
Если трудовая книжка не ведётся, могут возникнуть следующие проблемы:
- Трудовой стаж не будет учитываться при расчёте пенсионных выплат;
- Отсутствие официального подтверждения стажа может осложнить получение социальных пособий (по болезни, по беременности и родам, по уходу за ребёнком);
- В случае проверки ФНС или ПФР отсутствие документации может привести к штрафам за несоблюдение трудового законодательства․
Практические рекомендации
- Оформляйте трудовой договор․ Даже если вы единственный учредитель, договор поможет оформить отчисления в ПФР, ФСС и ФОМС․
- Ведите ТК с первого дня․ Записывайте все изменения сразу, чтобы избежать «пробелов» в стаже․
- Храните оригиналы приказов․ Приказ о приёме, назначении и увольнении – обязательные документы․
- Используйте шаблоны․ Ниже приведён простой шаблон приказа о приёме на работу:
<h3>ПРИКАЗ</h3> <p>ООО «Компания», г․</p> <p>О приёме на работу</p> <p>На основании Трудового договора № 1 от г․ назначить Иванова Ивана Ивановича на должность «Генеральный директор» с полной ставкой 1,0․</p> <p>Контроль исполнения: бухгалтерия․</p> <p>Генеральный директор<br>_________________ (подпись)</p>
Подобные шаблоны можно адаптировать под любые изменения (повышение, перевод, увольнение)․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Обязан ли генеральный директор‑единственный учредитель вести трудовую книжку?
Только если с компанией заключён трудовой договор․ Если директор работает исключительно в качестве учредителя без трудового договора, вести ТК не требуется․
Можно ли оформить директора как «самозанятого» и не вести ТК?
Да, но в этом случае он не будет иметь официального трудового стажа, а отчисления в пенсионный фонд будут производиться по схеме «самозанятый» (НПД)․ Это может негативно сказаться на будущей пенсии․
Какой срок хранения трудовой книжки у работодателя?
Работодатель обязан хранить ТК в течение всего периода трудовых отношений и не менее 5 лет после их прекращения (ст․ 71 ТК РФ)․
Что делать, если трудовая книжка была утеряна?
Необходимо оформить справку о потере в отделе кадров, а затем подать заявление в Пенсионный фонд РФ о выдаче дубликата (форма Р-1)․
Можно ли одновременно быть и учредителем, и работником без трудового договора?
Теоретически – да, но в таком случае отношения регулируются гражданским правом (договор подряда, возмездное оказание услуг) и не фиксируются в ТК․ Для получения пенсионных прав рекомендуется оформить трудовой договор․
Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовой стаж․ Для генерального директора, который одновременно является единственным учредителем, её ведение зависит от наличия трудового договора․ Оформление трудового договора и правильное заполнение ТК позволяют:
- обеспечить начисление пенсионных и страховых взносов;
- получить официальные подтверждения стажа для будущих социальных выплат;
- избежать штрафов со стороны контролирующих органов․
Следуя рекомендациям, изложенным в статье, вы сможете грамотно оформить трудовые отношения директора‑единственного учредителя и обеспечить надёжную документальную базу для всех будущих вопросов․
Дата публикации: