С начала 2026 года в России вступили в силу обновлённые нормативные акты, регулирующие оформление, ведение и хранение трудовых книжек. Изменения касаются как бумажных, так и электронных форм документа, а также порядка подтверждения трудового стажа и квалификации работника. Ниже представлен подробный обзор актуальных требований, который будет полезен кадровикам, бухгалтерам и руководителям организаций.
Нормативная база
Основными документами, определяющими правила ведения трудовых книжек в 2026 году, являются:
- Трудовой кодекс РФ (статья 66) – общие положения о трудовой книжке;
- Приказ Минтруда России от № 320н – утверждённый образец бланка трудовой книжки (введён с ) и порядок её заполнения;
- Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены приказом Минтруда от ) – регламентируют процедуры учёта, хранения, выдачи дубликатов и переход на электронный формат;
- Федеральный закон «Об электронной трудовой книжке» (с поправками 2020‑2026 гг.) – определяет порядок функционирования ЭТК в системе «Госуслуги».
Виды трудовых книжек
На сегодняшний день допускаются два вида документа:
- Бумажная трудовая книжка – традиционный печатный бланк, заполняемый вручную или печатным способом;
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровая запись, хранящаяся в единой государственной информационной системе и доступная работнику через личный кабинет на портале «Госуслуги».
Выбор формы ведения осуществляется работодателем по соглашению с работником. При приёме на работу впервые сотрудник может получить либо бумажную, либо электронную книжку; при переходе с одного места работы на другое допускается ведение только одного вида документа (по выбору нового работодателя).
Оформление новой трудовой книжки
Бумажная форма
С года используется бланк, утверждённый приказом Минтруда № 320н. Основные элементы бланка:
- ьный лист – ФИО, дата рождения, серия и номер документа, дата выдачи;
- Раздел «Сведения о работе» – последовательные записи о приёме, переводе, увольнении, включая наименование организации, должность, период работы и основание (приказ, договор);
- Раздел «Сведения о наградах» – информация о поощрениях, премиях, званиях;
- Раздел «Сведения об образовании и квалификации» – данные об учебных заведениях, дипломах, сертификатах (при необходимости).
Записи вносятся чёрной или синей пастой, разборчивым почерком. Каждая запись должна завершаться подписью уполномоченного лица (кадровика, руководителя) и печатью организации.
Электронная форма
ЭТК формируется автоматически при подаче сведений о приёме, переводе или увольнении через систему «Госуслуги»; Работодатель обязан:
- В течение трёх рабочих дней после события передать сведения в ЭТК;
- Уведомить работника о внесении записи (уведомление приходит в личный кабинет);
- При запросе сотрудника предоставить выписку из ЭТК в виде PDF‑документа с электронной подписью.
Если работник отказывается от ведения ЭТК, работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку и продолжать вести только электронные сведения (письмо Минтруда от № 14-2/В-136).
Правила заполнения в 2026 году
Основные нововведения, касающиеся порядка внесения записей:
- Запись о совместительстве – допускается только в случае официального оформления внутреннего совместительства; внешнее совместительство не отражается в трудовой книжке.
- Вахтовый метод работы – указывается как отдельная запись с пометкой «Вахта» и указанием периода вахты.
- Дистанционная (удаленная) работа – не требует отдельной записи; достаточно указать место работы как «удаленно» в графе «Наименование организации».
- Запись о периодах простоя – вносится только если простой оформлен приказом и оплачивается не менее 2/3 среднего заработка.
- Дубликат трудовой книжки – выдаётся при утрате, порче или изменении личных данных; Для выдачи дубликата необходимо заявление работника, справка о периодах работы (из архива или ЭТК) и оплата государственной пошлины.
Хранение и учёт трудовых книжек
Согласно обновлённым Правилам ведения и хранения трудовых книжек:
- Бумажные трудовые книжки хранятся в отдельном металлическом шкафу или сейфе, обеспечивающем защиту от пожара, влаги и несанкционированного доступа;
- Каждая книжка должна иметь учётную карточку с указанием номера, ФИО сотрудника, даты выдачи и места хранения;
- Электронные сведения хранятся в государственной информационной системе не менее 75 лет после последней записи;
- Доступ к ЭТК предоставляется только работнику, его законному представителю и уполномоченным органам (ФСС, ПФР, суды) по запросу.
Ответственность за нарушение правил ведения
Нарушение требований по оформлению, ведению или хранению трудовых книжек влечёт:
- Предупреждение или штраф для должностных лиц (от 1 000 до 5 000 руб.) – ст. 5.27 КоАП РФ;
- Штраф для организации (от 30 000 до 50 000 руб.) при повторных нарушениях;
- Возможность признания записи недействительной, что может повлечь трудовые споры и необходимость восстановления стажа через суд.
Практические рекомендации для кадровиков
- При приёме на работу сразу уточняйте у сотрудника предпочтительный формат трудовой книжки (бумажная/ЭТК).
- Ведите журнал учёта issued трудовых книжек и дубликатов – это упростит подготовку к проверкам.
- Регулярно (не реже одного раза в квартал) проводите инвентаризацию хранилища бумажных книжек.
- Обучайте ответственных сотрудников работе с системой «Госуслуги» для своевременной передачи сведений в ЭТК.
- При выдаче дубликата всегда проверяйте соответствие данных в заявлении и архивных документах.
Новые правила ведения трудовых книжек, вступившие в силу в 2026 году, направлены на упрощение учёта трудовой деятельности, повышение прозрачности и защиту прав работников. Сочетание бумажного и электронного форматов даёт гибкость как работодателям, так и сотрудникам, однако требует строгого соблюдения установленных процедур. Следуя представленным рекомендациям и регулярно обновляя знания в соответствии с изменениями нормативной базы, организации смогут избежать штрафов и обеспечить корректное ведение одного из ключевых кадровых документов.