Трудовая книжка — это официальный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность работника․ В Республике Беларусь её ведение регулируется строгими нормативными актами‚ основным из которых является Инструкция о порядке ведения трудовых книжек‚ утверждённая постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от № 40․ С 2024 года в эту инструкцию были внесены существенные изменения‚ которые затрагивают как работодателей‚ так и работников․ Ниже — подробный обзор всех ключевых изменений‚ правил заполнения‚ выдачи дубликатов и новых электронных процедур․
Основные положения ведения трудовых книжек
Согласно пункту 8 Инструкции № 40‚ наниматель обязан в присутствии работника‚ не позднее чем через 7 календарных дней со дня его приёма на работу‚ заполнить трудовую книжку нового сотрудника․ При этом:
- Трудовая книжка выдаётся работнику бесплатно — её приобретение за счёт работодателя является обязательным․
- Форма трудовой книжки строго регламентирована и соответствует образцу‚ утверждённому приложением к постановлению № 40․
- Все записи должны вноситься чёрными чернилами‚ разборчиво‚ без помарок‚ исправлений и сокращений (за исключением общепринятых)․
Вкладыш в трудовую книжку: когда и зачем он нужен?
Когда в основной трудовой книжке заканчиваются свободные поля для внесения сведений о трудовой деятельности‚ наниматель обязан завести вкладыш в трудовую книжку․ Это происходит:
- При отсутствии места для новых записей в основном бланке․
- Вкладыш имеет тот же юридический статус‚ что и основная трудовая книжка․
- Все записи в вкладыше оформляются по тем же правилам‚ что и в основной книжке․
- Вкладыш прикрепляется к основной книжке и хранится вместе с ней․
Важно! Вкладыш не выдаётся отдельно — он является дополнением к трудовой книжке и не может существовать без неё․
Ключевые изменения с 1 января 2024 года
С 1 января 2024 года вступили в силу поправки‚ внесённые в Инструкцию № 40 постановлением Минтруда и соцзащиты от № 47․ Основные нововведения:
Электронное оформление дубликата трудовой книжки
Самое значительное изменение — внедрение электронной услуги для оформления дубликата трудовой книжки (код услуги 3․25․12)․ Теперь:
- Работник может подать заявление на выдачу дубликата через электронный кабинет Фонда социальной защиты населения․
- Фонд самостоятельно запрашивает сведения о трудовой деятельности работника из Единой информационной системы социальной защиты․
- Не требуется собирать справки с предыдущих мест работы, всё делается в автоматическом режиме․
Доступ к данным с 2003 года
При оформлении дубликата теперь обязательно учитываются сведения о трудовой деятельности за период с 1 января 2003 года․ Это связано с тем‚ что именно с этой даты в Беларуси началась массовая цифровизация учёта трудового стажа․ Все данные‚ внесённые в электронную базу Фонда с 2003 года‚ автоматически извлекаются и включаются в дубликат․
Исключение злоупотреблений
Новые правила направлены на исключение мошенничества со стороны работников․ Теперь:
- Заявление на дубликат может быть отклонено‚ если работник предоставил недостоверные сведения․
- Наниматель обязан подтвердить факт утраты трудовой книжки (например‚ при пожаре‚ краже‚ утере)․
- В случае подозрения на фальсификацию, дело передаётся в органы внутренних дел․
Когда и как выдаёться дубликат трудовой книжки?
Дубликат выдаётся в следующих случаях:
- Утрата трудовой книжки (утеряна‚ сгорела‚ повреждена)․
- Порча записи‚ делающая её нечитаемой․
- Ошибки в записи‚ которые невозможно исправить в соответствии с правилами․
Порядок получения дубликата:
- Работник подаёт заявление в письменной форме (или через электронный кабинет)․
- Наниматель проверяет наличие записей в личном деле и направляет запрос в Фонд соцзащиты․
- Фонд в течение 5 рабочих дней формирует данные о трудовой деятельности с 2003 года․
- Дубликат выдаётся работнику в течение 10 рабочих дней с момента подачи заявления․
Важно! Дубликат имеет ту же юридическую силу‚ что и оригинал․ На первой странице дубликата делается отметка: «Дубликат выдан взамен утраченной (повреждённой) трудовой книжки»;
Исключения: кто не обязан иметь трудовую книжку?
Согласно законодательным изменениям‚ вступившим в силу с 2020 года (Закон № 219-З)‚ физические лица — наниматели (например‚ частные лица‚ нанимающие домашних работников‚ репетиторов‚ помощников по хозяйству) не обязаны вести трудовые книжки своим работникам․
В таких случаях трудовые отношения оформляются через:
- Гражданско-правовой договор (ГПД)․
- Электронный учёт трудового стажа через Фонд соцзащиты․
Это упрощает администрирование для частных лиц‚ но требует от работника самостоятельного контроля за начислением стажа в электронной системе․
Хранение и учёт трудовых книжек
Наниматель обязан:
- Хранить трудовые книжки в специально отведённом месте (сейф‚ шкаф с замком)․
- Вести журнал учёта трудовых книжек и вкладышей․
- Соблюдать конфиденциальность информации‚ содержащейся в книжках․
- Передавать трудовые книжки при увольнении работника в день увольнения под роспись․
При ликвидации организации трудовые книжки передаются в архив или в органы социальной защиты по месту нахождения организации․
Что делать‚ если в трудовой книжке есть ошибки?
Если в трудовой книжке обнаружена ошибка (например‚ неправильное название должности‚ даты‚ ошибочная запись о приёме/увольнении)‚ то:
- Работник обращается к нанимателю‚ который внес ошибку․
- Наниматель издаёт приказ об исправлении․
- Ошибка зачёркивается одной линией‚ рядом пишется правильная информация‚ ставится дата‚ подпись и печать․
- Если исправить невозможно — оформляется дубликат․
Запрещено: использовать корректор‚ закрашивать‚ вырезать или вносить записи карандашом․
Трудовая книжка — это не просто бумажка․ Это ваша история трудовой деятельности‚ которая влияет на:
- Начисление пенсии․
- Получение пособий по безработице․
- Приём на новую работу․
- Подтверждение стажа для льгот и компенсаций․
С 2024 года Беларусь делает значительный шаг к цифровизации социальной сферы․ Электронный дубликат трудовой книжки — это не просто удобство‚ это гарантия точности и прозрачности учёта трудового стажа․ Работникам рекомендуется:
- Регулярно проверять свои данные в личном кабинете Фонда соцзащиты․
- Сохранять копии всех приказов о приёме и увольнении․
- Своевременно обращаться за дубликатом при утрате оригинала — не ждать‚ пока понадобится пенсия․
Работодателям — строго соблюдать Инструкцию № 40 и своевременно обновлять внутренние регламенты в соответствии с новыми требованиями Минтруда и соцзащиты․
Для получения актуальных форм и образцов заполнения обращайтесь на официальный сайт: https://mstz․gov․by
Важно помнить: трудовая книжка — это ваше право․ Знайте его‚ защищайте его и следите за её точностью, ведь от этого зависит ваше будущее․