Обновлено: 22 мая 2026 года

Трудовая книжка — это официальный документ, который подтверждает трудовую деятельность гражданина. С 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), но бумажные аналоги по-прежнему актуальны для части сотрудников. В этой статье мы подробно разберём, как правильно вести трудовую книжку в зависимости от её формата, какие документы оформлять и как перейти с бумажной на электронную.

📌 Основные понятия: что такое электронная трудовая книжка?

Важно понимать, что в законодательстве нет понятия «электронная трудовая книжка». Это не отдельный документ, а способ хранения и передачи сведений о трудовой деятельности в электронном виде через систему СФР (Страховой фонд России).

📝 Кто ведёт трудовую книжку в каком формате?

Новые сотрудники (с 1 января 2021 года)

Если сотрудник не имеет трудового стажа до 1 января 2021 года, его трудовая деятельность ведётся только в электронном виде. Работодатель обязан:

• Завести электронную запись в системе СФР;
• Не заводить бумажную трудовую книжку (если сотрудник не подал заявление о сохранении бумажной формы);
• Вносить все записи о приёме, переводе и увольнении в электронную базу.

Сотрудники с существующим стажем (до 2021 года)

Если у сотрудника есть трудовая книжка, выданная до 2021 года, у него есть три варианта:

1. Оставить бумажную трудовую книжку — в этом случае работодатель продолжает вести её в обычном порядке, а также дублирует записи в электронную систему;
2. Перейти на электронную форму, для этого нужно подать заявление работодателю;
3. Вести обе формы параллельно — если сотрудник изначально выбрал бумажную, но позже решил перейти на электронную.

📄 Как оформить и вести бумажную трудовую книжку?

Правила ведения бумажной трудовой книжки

• Заполнение при приёме на работу: В день приёма на работу в трудовую книжку вносится запись о приёме с указанием должности, структурного подразделения, даты и основания приёма (статья 66 ТК РФ).
• Заполнение при увольнении: В день увольнения делается запись с указанием причины увольнения, ссылкой на статью ТК РФ и датой.
• Хранение: Трудовая книжка хранится у работодателя и выдаётся сотруднику только при увольнении.
• Выдача дубликата: Если трудовая книжка утеряна или испорчена, работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней.

Что делать, если бумажная трудовая книжка уже есть?

Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка, работодатель обязан:

• Сделать запись о приёме на работу в бумажной книжке;
• Одновременно внести данные в электронную систему СФР;
• Хранить бумажную трудовую книжку в установленном порядке.

💻 Как оформить и вести электронную трудову книжку?

Шаг 1: Подача заявления сотрудником

Если сотрудник хочет перейти на электронную форму, он должен подать письменное заявление работодателю. В заявлении указывается:

• Просьба вести трудовую книжку в электронном виде;
• Предоставление сведений о предыдущем стаже (если есть);
• Согласие на передачу данных в СФР.

Образец заявления:

Шаг 2: Внесение записей работодателем

Работодатель обязан:

• Внести запись о приёме на работу в электронную систему СФР;
• Указать должность, структурное подразделение, дату приёма;
• Своевременно обновлять данные при переводах и увольнениях.

Шаг 3: Получение выписки из электронной трудовой книжки

Сотрудник может получить выписку из ЭТК:

• Через портал Госуслуги;
• В отделении МФЦ;
• В территориальном органе СФР;
• У работодателя (по запросу).

Выписка формируется в формате PDF с электронной печатью и подписью.

🔄 Переход с бумажной на электронную трудовую книжку

Как перейти на электронную форму?

Если сотрудник изначально выбрал бумажную трудовую книжку, но позже решил перейти на электронную, он должен:

1. Написать заявление работодателю;
2. Работодатель делает пометку в бумажной трудовой книжке о переходе на электронную форму;
3. Все последующие записи вносятся только в электронную систему;
4. Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя до увольнения.

Можно ли вернуться к бумажной форме?

Да, если сотрудник передумал, он может подать новое заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде. В этом случае:

• Работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку;
• Дублирует записи в электронную систему (если это необходимо);
• Хранит бумажный вариант в установленном порядке.

📋 Ответственность работодателя за ведение трудовой книжки

За бумажную трудовую книжку

• Несвоевременное внесение записей, штраф до 50 000 рублей (статья 5.27 КоАП РФ);
• Утрата или порча — штраф до 200 000 рублей;
• Непредоставление дубликата при утере — штраф до 50 000 рублей.

За электронную трудовую книжку

• Несвоевременное внесение записей — штраф до 30 000 рублей;
• Непредоставление сведений сотруднику — штраф до 10 000 рублей;
• Нарушение порядка хранения данных — штраф до 50 000 рублей.

🔍 Как проверить электронную трудовую книжку?

Через портал Госуслуги

1. Авторизуйтесь на сайте Госуслуги;
2. Перейдите в раздел «Справки и выписки»;
3. Выберите «Выписка из электронной трудовой книжки»;
4. Заполните заявку и получите документ в формате PDF.

Через СФР или МФЦ

Можно обратиться лично в:

• Отделение СФР;
• Многофункциональный центр (МФЦ);
• К работодателю (по запросу).

❓ Часто задаваемые вопросы

Можно ли совмещать бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, если сотрудник изначально выбрал бумажную форму и не подал заявление о переходе на электронную. В этом случае работодатель ведёт обе формы параллельно.

Что делать, если у сотрудника нет трудового стажа?

Если у сотрудника нет стажа до 2021 года, его трудовая деятельность ведёться только в электронном виде. Работодатель не заводит бумажную трудовую книжку.

Как получить дубликат бумажной трудовой книжки?

Если трудовая книжка утеряна или испорчена, работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней. Для этого нужно:

• Написать заявление;
• Предоставить документы, подтверждающие стаж (если есть);
• Получить дубликат.

Можно ли удалить электронную трудовую книжку?

Нет, удаление электронной трудовой книжки невозможно. Данные хранятся в базе СФР и доступны сотруднику в любой момент.

Что делать, если работодатель не внёс запись в электронную трудовую книжку?

Сотрудник может обратиться:

• К работодателю с требованием внести запись;
• В трудовую инспекцию;
• В суд.

Выбор формы ведения трудовой книжки зависит от:

• Наличия стажа до 2021 года: Если стаж есть, можно выбрать бумажную или электронную форму;
• Предпочтений сотрудника: Если нет стажа, по умолчанию ведётся электронная форма;
• Удобства: Электронная форма удобнее для хранения и получения выписок, бумажная, привычнее для части сотрудников.

📎 Полезные ссылки

• Портал Госуслуги — получение выписки из ЭТК;
• Роструд — проверка нарушений;
• Сайт ПФР — информация о СФР;
• КонсультантПлюс — нормативные акты по трудовым книжкам.

Статья подготовлена на основе действующего законодательства Российской Федерации по состоянию на май 2026 года. Для уточнения информации обращайтесь к специалистам или в органы СФР.