С 1 января 2023 г. в России вступила в силу обновлённая форма трудовой книжки. При этом все ранее выданные книги прежнего образца продолжают оставаться действительными и не подлежат обязательному обмену. Ниже – подробный разбор всех нововведений, их правового статуса и рекомендаций для работников и работодателей.

Основные изменения в бумажной трудовой книжке

• Отказ от обязательной печати организации; Теперь работодателю не требуется ставить печать в записи о приёме, переводе или увольнении.
• Увеличение количества разворотов для сведений о работе. С 14 до 14 разворотов (ранее – 12). Это позволяет фиксировать более длительные трудовые стажи без необходимости в «дополнительных листах».
• Сокращение количества разворотов для сведений о награждениях. С 7 до 7 разворотов (ранее – 9). Упрощённый учёт наград и поощрений.
• Вкладыш (дополнительный блок). Для новых книг вкладыш изготавливается с учётом уменьшённого количества разворотов:
  • 12 разворотов – сведения о работе;
  • 5 разворотов – сведения о награждениях.

Почему изменилось количество страниц?

Увеличение количества разворотов для трудовой истории связано с ростом средней продолжительности карьерных траекторий и необходимостью фиксировать смену должностей, проектов и условий труда без «переписывания» старых записей. Сокращение блока наград упрощает процесс заполнения и уменьшает объём бумажных документов.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2020 г. в России официально введён электронный формат трудовой книжки. Это не просто цифровой аналог – это отдельный документ, хранящийся в информационных системах Минтруда и работодателя.

Ключевые особенности ЭТК

1. Отсутствие бумажного носителя – запись ведётся в единой базе данных.
2. Доступность через личный кабинет на портале Госуслуги или через мобильное приложение «Трудовая книжка».
3. Автоматическое уведомление работника о внесённых изменениях (приём, перевод, повышение, увольнение).
4. Защита данных – запись подписывается электронной подписью работодателя.
5. Срок действия: до 31 декабря 2027 г., после чего планируется очередное обновление формы.

Для работников, которые до 2020 года не перешли на электронный формат, прежний бумажный бланк остаётся действующим до 1 сентября 2027 г. (дата окончания действия текущего образца).

Какой документ использовать?

Что делать работодателю?

• Проверить наличие актуального бланка. Если в архиве находятся только старые формы, их можно использовать до 2027 г., но рекомендуется перейти на новый бумажный образец или на ЭТК.
• Обучить персонал кадровой службы. Необходимо знать порядок заполнения новых разворотов, отсутствие печати и правила работы с электронными записями.
• Обеспечить доступ к системе ЭТК. Для этого требуется заключить договор с Минтрудом и настроить интеграцию в собственную HR‑систему.
• Своевременно вносить записи. По закону сведения о приёме, переводе, изменении условий труда и увольнении должны быть внесены в течение 5 рабочих дней.
• Сохранять копии документов. Хотя бумажный оригинал может быть заменён ЭТК, рекомендуется хранить скан‑копии всех записей в течение 5 лет.

Что делать работнику?

1. Узнать, какой тип трудовой книжки у вас оформлен (старый бумажный, новый бумажный или электронный).
2. Если у вас бумажная книга старого образца, проверьте, есть ли в ней свободные развороты для новых записей. При их отсутствии попросите работодателя оформить вкладыш по новому образцу.
3. Для перехода на ЭТК:
   • Подайте заявление в отдел кадров (форма «Заявление о переводе трудовой книжки в электронный формат»).
   • Подтвердите личность через портал Госуслуг.
   • После подтверждения получите доступ к личному кабинету, где сможете просматривать и проверять записи.
4. Контролируйте правильность записей. По закону вы имеете право требовать исправления ошибок в течение 5 дней после их обнаружения.
5. Сохраняйте копию всех справок, подтверждающих стаж (например, справка 2‑НДФЛ), так как они могут понадобиться при проверке записей в ЭТК.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Нужно ли менять старую бумажную книжку, если я получил новую работу?

Нет. По закону старый образец остаётся действительным до 1 сентября 2027 г. Работодатель обязан вести её по тем же правилам, что и новые книги, но без обязательного использования печати.

Вопрос 2: Что будет, если в бумажной книжке закончились свободные развороты?

Работодатель обязан оформить вкладыш по новому образцу (12 разворотов для работы, 5 – для наград) и продолжить запись в нём.

Вопрос 3: Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?

Да, если у вас уже есть бумажный документ, вы можете продолжать его использовать. Однако большинство крупных компаний уже перешли на ЭТК, поэтому в некоторых организациях отказ может быть затруднён.

Вопрос 4: Как проверить, что запись в ЭТК сделана правильно?

Войдите в личный кабинет на портале Госуслуг и сравните данные с трудовым договором, приказом о приёме/переводе и справкой 2‑НДФЛ. При обнаружении несоответствий обратитесь в кадровую службу.

Перспективы развития

С учётом того, что текущий образец трудовой книжки действует до 1 сентября 2027 г., в ближайшие годы ожидаются:

• Дальнейшее упрощение бумажного формата (возможное сокращение количества разворотов).
• Расширение функционала ЭТК: интеграция с пенсионным фондом, автоматическое формирование справок о стаже.
• Переход большинства государственных и крупных частных организаций полностью на электронный формат, что сделает бумажные книги редкостью.

Новые трудовые книжки действуют с 1 янв. 2023 г., а электронный формат – с 1 янв. 2020 г. Оба документа являются законными и взаимозаменяемыми в рамках установленного срока действия. Основные изменения касаются:

• Отказа от печати организации;
• Увеличения количества страниц для записи трудовой истории;
• Уменьшения блока наград;
• Внедрения электронных записей с цифровой подписью.

Работодателям рекомендуется адаптировать кадровые процессы к новым требованиям, а работникам – проверить актуальность своей трудовой книжки и, при желании, перейти на электронный формат, который уже стал стандартом в России.

Дата публикации: 23 мая 2026 г. | Источник: официальные публикации Минтруда, аналитика новостных порталов и нормативные акты РФ.