Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовое положение работника в Республике Беларусь. С 2023 г. в стране действует обновлённая Инструкция по порядку ведения, оформления и хранения трудовых книжек, утверждённая Министерством труда и социальной защиты РБ. Ниже представлено подробное руководство для работодателей и HR‑специалистов.

Нормативная база

• Постановление Министерства труда и социальной защиты РБ от 16 июня 2014 г. № 40 «О трудовых книжках».
• Постановление от 9 марта 1998 г. № 30 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников» (с последними изменениями).
• Положения Трудового кодекса Республики Беларусь.
• Рекомендации Министерства труда и социальной защиты от 23 декабря 2011 г. № 135 «Перечень обязательных документов для ИП и микроорганизаций».

Ключевые изменения в новой инструкции

1. Утверждение единого образца – с 2023 г. используется только один официальный образец трудовой книжки, утверждённый Министерством.
2. Электронный учёт – допускается ведение отдельного электронного реестра движения трудовых книжек (вкладки в системе «Учеттрудовойкнижки»).
3. Подпись работника – при выдаче дубликата необходимо проставить подпись работника и указать дату получения.
4. Сроки выдачи – дубликат выдаётся в течение 5 рабочих дней с момента подачи заявления.
5. Формат записи – вводятся новые коды записей (п. 16 Инструкции), упрощающие поиск информации.

Пошаговая инструкция по заполнению трудовой книжки

ьный лист

На ьном листе указываются:

• ФИО работника (по паспорту).
• Дата рождения.
• Гражданство.
• Место рождения.
• Адрес регистрации.
• Дата начала работы в организации.
• Номертрудовойкнижки.

Основные сведения о трудовом месте

В каждую ячейку вносятся данные о каждом месте работы:

• Номер записи (п. 1‑4).
• Наименование организации‑работодателя.
• Дата начала и окончания работы (или «по настоящее время»).
• Должность, ставка, условие работы.
• Сведения о профессиональном обучении, повышении квалификации, профсоциальных курсах.
• Номер и дата приказа о приёме/увольнении.

Сведения о стаже и обучении

Заполняются в соответствующих полях:

• Общий трудовой стаж.
• Специализированный (профессиональный) стаж.
• Сведения о прохождении профобучения, повышения квалификации, аттестации.

Выдача дубликата

При потере оригинала работник подаёт заявление, после чего:

1. Вносится запись о выдаче дубликата в книгу учёта движения трудовых книжек.
2. В дубликат проставляется подпись работника и дата получения.
3. В журнал учёта вносится номер и дата выдачи.

Хранение и учёт трудовых книжек

Работодатель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек (бумажный или электронный). В ней фиксируются:

• Номер и дата выдачи оригинала.
• Номер и дата выдачи дубликата.
• Сведения о возврате книжки при увольнении.
• Примечания о повреждениях или исправлениях.

Хранение оригиналов рекомендуется в архиве организации в течение 70 лет с даты увольнения работника.

Частые ошибки и рекомендации

• Неправильный формат даты. Даты вносятся в виде ДД.ММ.ГГГГ.
• Отсутствие подписи работника. При выдаче дубликата подпись обязательна.
• Неучтённые изменения в должностных инструкциях. При изменении обязанностей необходимо обновить запись в книжке.
• Несоблюдение сроков. Дубликат должен быть выдан не позже 5 рабочих дней.

Актуализированная Инструкция по ведению трудовых книжек в Республике Беларусь упрощает процесс оформления и контроля трудовых отношений, повышая прозрачность и уменьшая административную нагрузку. Соблюдение изложенных требований позволит работодателям избежать штрафов, а работникам – своевременно получать подтверждения своего трудового стажа.

Для более детального ознакомления с полным текстом Инструкции рекомендуется обратиться к официальному сайту Министерства труда и социальной защиты РБ или к базе правовых документов Pravo.by.