Внимание! С 2024 года в России вступили в силу обновлённые требования к заверению оригиналов и копий трудовых книжек. Статья подробно описывает, кто имеет право заверять, какие документы нужны, как правильно оформить запись и какие типичные ошибки следует избегать.

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Кто может заверять трудовую книжку
3. Порядок заверения (для сотрудника и для сторонних организаций)
4. Требования к оформлению записи
5. Образцы заверения (2026 г.)
6. Типичные ошибки и как их избежать
7. Часто задаваемые вопросы

Нормативно‑правовая база

• Статья 62 Трудового кодекса РФ – обязанность работодателя выдавать надлежащим образом заверенные копии трудовой книжки.
• Письмо Роструда от № ПГ/9518‑6‑1 – уточняет порядок оформления заверения.
• Указ Президиума Верховного Суда СССР от № 9779‑X – исторический прецедент, который до сих пор влияет на форму записей.
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации, документации и издательскому делу. Оформление документов» – рекомендованный стандарт оформления заверения копий.
• Постановление Правительства РФ от № 1650 «О порядке выдачи и заверения копий трудовых книжек» – актуальное для 2024‑2026 гг.

Все перечисленные документы обязательны к исполнению, а в случае конфликта приоритет имеет более поздний нормативный акт (например, постановление 2023 года).

Кто может заверять трудовую книжку

Согласно новому порядку, заверять трудовую книжку (или её копию) может только:

1. Руководитель организации (директор, генеральный директор, управляющий).
2. Ответственный сотрудник отдела кадров, уполномоченный на это приказом руководителя.
3. Нотариус – в случае, когда копию требуется заверить для государственных органов, банков или судов (заверение нотариальное допускается, но не является обязательным).

Важно: сам работник не имеет права самостоятельно заверять свою трудовую книжку. Любая запись без подписи уполномоченного лица считается недействительной.

Порядок заверения

Для сотрудника (внутренний запрос)

1. Работник подаёт письменное заявление (по образцу, прилагаемому в разделе «Образцы») в отдел кадров.
2. Отдел кадров проверяет наличие всех записей в оригинале и готовит копию (если требуется).
3. Уполномоченный сотрудник (руководитель или кадровик) ставит подпись, расшифровку подписи, указывает свою должность, дату и печать организации.
4. Копия (или оригинал) передаётся работнику в течение трёх рабочих дней со дня получения заявления (пункт 1 Постановления № 1650).

Для сторонних организаций (банк, госслужба, суд)

1. Организация‑заказчик направляет запрос в письменной форме с указанием цели получения копии.
2. Работодатель (или уполномоченный) готовит копию, заверяя её в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97‑2016.
3. Если запрос требует нотариального заверения (например, для суда), копия передаётся нотариусу, который ставит свою печать и подпись.
4. Готовый документ передаётся заказчику в течение пяти рабочих дней.

Требования к оформлению записи

Все поля должны быть заполнены без пропусков. При отсутствии печати у организации допускается использование штампа с указанием реквизитов, но только в случае, если это предусмотрено внутренними нормативными актами.

Образцы заверения (2026 г.)

Образец заявления работника

Заявление
Я, _______________________ (ФИО полностью), 
прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки 
для предъявления в _______________________ (наименование организации).
Подпись: ____________

Образец записи в копии трудовой книжки (руководитель)

На последней странице копии (или на отдельном листе) делается запись следующего вида:

Заверяю копию трудовой книжки, соответствующей оригиналу, в полном объёме.
_____________________/Иванов И.И. (расшифровка подписи)
Должность: Директор ООО «Пример»
Печать организации

Нотариальное заверение (при необходимости)

Нотариус ставит:

• Свою подпись и печать;
• Дата заверения;
• Текст: «Нотариально заверяю копию трудовой книжки, выданную (ФИО) в полном объёме».

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи уполномоченного лица. Проверяйте, что подпись стоит именно у руководителя или кадровика, а не у сотрудника, не имеющего полномочий.
• Неправильный формат даты. Используйте только «дд.мм.гггг», без сокращений.
• Печать не касается подписи. По рекомендациям Системы Главбух часть оттиска должна «заходить» на подпись – иначе запись может быть признана недействительной.
• Отсутствие расшифровки подписи. В случае, если подпись неразборчива, запись считается ошибочной.
• Сокращения в должности. Полное название должности обязательно (например, «главный бухгалтер», а не «ГБ»).
• Сроки выдачи. Не превышайте 3 рабочих дня для сотрудников и 5 дней для сторонних запросов – иначе работодатель нарушит Постановление № 1650.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли заверить копию трудовой книжки у нотариуса без обращения к работодателю?

Нет. Нотариус может заверить только копию, уже выданную работодателем. Без оригинального документа нотариальное заверение недействительно.

Что делать, если оригинальная трудовая книжка утеряна?

Работник подаёт заявление о выдаче дубликата. Дубликат оформляется в той же форме, что и оригинал, и заверяется работодателем в течение 3 дней.

Нужно ли заверять каждую страницу копии?

Нет. Достаточно заверить последнюю страницу (или отдельный лист с записью о заверении), где указаны подпись, должность, дата и печать.

Можно ли использовать электронную подпись?

Электронная подпись допускается только в случае, если трудовая книжка хранится в электронном виде (ЭТК). Для бумажных трудовых книжек требуется рукописная подпись.

Как оформить заверение, если копию требуется для банка?

Банки обычно требуют только подпись, должность, дату и печать. Нотариальное заверение не требуется, если банк принимает документы, заверенные работодателем.

С 2024 года порядок заверения трудовых книжек стал более строгим, но при соблюдении простых правил процесс проходит быстро и без проблем. Главное – иметь:

• Письменное заявление работника;
• Подпись и расшифровку уполномоченного лица;
• Корректно поставленную печать;
• Соблюдение сроков (3 рабочих дня для сотрудников, 5 рабочих дней для сторонних запросов).

Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, вы сможете оформить заверенную копию трудовой книжки в полном соответствии с Трудовым кодексом, ГОСТом и актуальными постановлениями.

Помните: правильное оформление – залог того, что документ будет принят в любой государственной или финансовой организации.