Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ бумажный формат продолжает действовать и остается важнейшим документом‚ подтверждающим стаж и трудовую биографию работника. Кадровым специалистам и работодателям необходимо строго соблюдать правила ведения этого документа. В статье мы разберем актуальные на 2026 год образцы внесения записей в трудовую книжку‚ опираясь на действующий Порядок‚ утвержденный Приказом Минтруда России от № 320н.

Общие правила заполнения трудовой книжки

Прежде чем вносить любую запись‚ будь то прием на работу или увольнение‚ важно помнить базовые принципы:

• Сроки: Запись о приеме на работу вносится не позднее 5 рабочих дней с момента трудоустройства сотрудника.
• Нумерация: Записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» нумеруются сквозным порядком (начиная с 1) в графе 1.
• Язык и шрифт: Записи делаются на русском языке‚ перьевой‚ гелевой или капиллярной ручкой. Допускаются чернила синего‚ фиолетового или черного цвета. Использование сокращений (например‚ «пр.» вместо «приказ»‚ «расп.» вместо «распоряжение») не допускается.
• Даты: Даты записываются арабскими цифрами: число и месяц — двузначными‚ год — четырехзначными (например‚ ).

Образец внесения записи о приеме на работу

Запись о приеме вносится в раздел «Сведения о работе». В графе 3 в качестве заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под этим заголовком вносятся данные о сотруднике.

Пример заполнения:

1. Графа 1 (№ записи): Проставляется порядковый номер записи (например‚ 5).
2. Графа 2 (Дата): Указывается дата приема на работу (например‚ 11 09 2025).
3. Графа 3 (Сведения о работе): Вносится запись: «Принят(а) в отдел маркетинга на должность менеджера». Если сотрудник принимается в порядке перевода или на 0‚5 ставки‚ это обязательно нужно указать (например: «Принят(а) в порядке перевода из ООО «Старта» на должность инженера» или «Принят(а) на работу по совместительству»).
4. Графа 4 (Основание): Указывается документ‚ на основании которого внесена запись — наименование‚ дата и номер приказа (например‚ Приказ от № 12-к).

Образец внесения записи об увольнении

Запись об увольнении также вносится в раздел «Сведения о работе». Важно правильно сформулировать причину увольнения‚ точно повторив формулировку Трудового кодекса РФ‚ и сделать ссылку на соответствующую статью‚ часть и пункт.

1. Графа 1: Порядковый номер (например‚ 8).
2. Графа 2: Дата увольнения (последний рабочий день).
3. Графа 3: Запись об увольнении со ссылкой на ТК РФ (например‚ «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника‚ пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»).
4. Графа 4: Реквизиты приказа об увольнении.

После внесения записи об увольнении работник кадровой службы ставит свою подпись и заверяет запись печатью организации (при наличии). Работодатель обязан выдать трудовую книжку с закрывающей записью в последний день работы сотрудника.

Внесение записи в раздел «Сведения о награждении»

Если работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку‚ информация о поощрениях и награждениях сотрудника вносится в соответствующий раздел. Обратите внимание: в этот раздел вносятся только государственные награды‚ почетные грамоты и ведомственные знаки отличия. Записи о премиях‚ предусмотренных системой оплаты труда‚ здесь не делаются.

Структура раздела «Сведения о награждении»:

Раздел содержит 4 графы‚ аналогичные разделу о работе‚ но с акцентом на достижения:

• Графа 1: Порядковый номер записи.
• Графа 2: Дата награждения (число‚ месяц‚ год).
• Графа 3: Сведения о награждении (поощрении) — указываеться‚ кем награжден‚ за какие заслуги и вид награды.
• Графа 4: Наименование‚ дата и номер документа‚ на основании которого внесена запись (указ или приказ).

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Если в бумажной трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов (например‚ «Сведения о работе»)‚ оформляется вкладыш. Он вшивается в книжку и является ее неотъемлемой частью.

Как сделать отметку о вкладыше:

• На ьном листе трудовой книжки (в правом верхнем углу) ставится штамп с текстом: «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша.
• Если штампа нет‚ допускается внесение записи от руки (словами «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера).
• Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию трудовой книжки (не начинается заново с 1).

Переход на ЭТК: закрывающая запись

В 2026 году многие сотрудники переходят или уже перешли на электронную трудовую книжку. Если работник подал заявление о переходе на ЭТК‚ работодатель обязан:

1. Внести в бумажную книжку закрывающую запись. Например: «Подано заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде».
2. Внести запись о выдаче книжки в книгу учета движения трудовых книжек.
3. Выдать бумажную трудовую на руки сотруднику под роспись.
4. Сдать форму ЕФС-1 (подразделы 1 и 1.1 раздела 1) с датой получения заявления сотрудника.

Правильное внесение записей в трудовую книжку, залог отсутствия штрафов со стороны трудовой инспекции и проблем для сотрудников при оформлении пенсии. Используйте актуальные образцы‚ не допускайте сокращений и всегда сверяйтесь с формулировками Трудового кодекса РФ и Приказом Минтруда № 320н;