Ведение трудовых книжек остается одним из ключевых процессов кадрового делопроизводства, несмотря на активный переход на электронные форматы. В 2026 году, согласно действующему законодательству, бумажные трудовые книжки по-прежнему хранятся у работодателя (если сотрудник не отказался от их ведения ранее) и требуют грамотного заполнения. Ошибка в записи может привести к проблемам при назначении пенсии или подтверждении стажа.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно вносить записи о приеме на работу, рассмотрим различные образцы (для ИП, ООО, совместителей) и ответим на частые вопросы кадровиков.
Основные правила заполнения трудовой книжки
Прежде чем переходить к образцам, важно помнить базовые требования, нарушение которых делает запись недействительной:
- Чернила: Записи вносятся только шариковой, перьевой или гелевой ручкой. Цвет чернил должен быть синим, фиолетовым или черным.
- Сокращения: Любые сокращения (например, «прик.» вместо «приказ», «зам.» вместо «заместитель») запрещены. Все слова пишутся полностью.
- Даты: Даты проставляются арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными (например, ).
- Порядковый номер: Каждая запись нумеруется в пределах соответствующего раздела (обычно «Сведения о работе»).
- Основание: В графе 4 обязательно указывается документ-основание (приказ) с его номером и датой.
Структура записи о приеме на работу
Запись о приеме вносится в раздел «Сведения о работе». Она состоит из четырех граф:
- Графа 1: Порядковый номер записи.
- Графа 2: Дата приема на работу (фактическая дата начала работы).
- Графа 3: Сведения о приеме. Указывается: «Принят(а) в [название отдела/структурного подразделения] на должность [название должности] [разряд/категория, если есть]».
- Графа 4: Наименование, номер и дата документа, на основании которого внесена запись (Приказ о приеме).
Важное напоминание:
Если сотрудник устраивается впервые, сначала заполняется ьный лист (ФИО, дата рождения, образование, подпись владельца и печать организации). Только после этого вносится первая запись о приеме.
Образцы записей о приеме на работу
Ниже приведены конкретные примеры заполнения для различных ситуаций, актуальные на 2026 год.
Стандартный прием на основное место работы (в ООО)
Ситуация: Сотрудник Иванов Иван Петрович принят менеджером в отдел продаж.
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|---|---|---|---|
| 15 | Принят в отдел продаж на должность менеджера. | Приказ от № 45-к |
Прием на работу к Индивидуальному предпринимателю (ИП)
Ситуация: Петрова Анна Сергеевна принята бухгалтером к ИП Сидорову А.А.
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|---|---|---|---|
| 8 | Принята на должность бухгалтера к индивидуальному предпринимателю Сидорову Александру Андреевичу. | Приказ от № 12-к |
Примечание: В графе 3 важно указать, что прием осуществляется именно к индивидуальному предпринимателю, и полностью расшифровать ФИО работодателя.
Прием в порядке перевода из другой организации
Ситуация: Сотрудник переводится из ООО «Вектор» в ООО «Горизонт» на должность инженера.
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|---|---|---|---|
| 22 | Принят в производственный отдел на должность инженера в порядке перевода из общества с ограниченной ответственностью «Вектор». | Приказ от № 89-к |
Прием на должность с указанием категории или разряда
Ситуация: Принят врач-терапевт высшей категории.
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|---|---|---|---|
| 5 | Принят в поликлинику № 1 на должность врача-терапевта высшей категории. | Приказ от № 102-к |
Особенности работы с совместителями
Запись о приеме на работу по совместительству вносится в трудовую книжку только по желанию работника.
- Если работник просит внести запись, он должен предоставить документ, подтверждающий работу по совместительству (копию приказа о приеме или справку с места работы).
- Запись вносится в общем порядке, но в графе 3 можно уточнить: «Принят на должность… на условиях совместительства».
- Основанием служит приказ работодателя, который ведет трудовую книжку (даже если приказ о приеме issued earlier).
Частые вопросы и нюансы 2026 года
Нужно ли менять старые трудовые книжки?
Нет, менять трудовые книжки старого образца на новые не требуется. Они остаются действительными бессрочно. Если сотрудник при устройстве предоставляет книжку старого образца, записи вносятся в нее по текущим правилам.
Что делать, если работник не предоставил трудовую книжку?
Если трудовая книжка заведена ранее, но работник не может ее предоставить (утеряна), по его заявлению заводится новая. В новой книжке делается запись: «Выдан дубликат трудовой книжки». Сведения о предыдущей работе вносятся на основании предоставленных копий документов (справки, архивные выписки). Если документов нет, стаж подтверждается в судебном порядке или через ПФР.
Электронная трудовая vs Бумажная
С 2020 года для тех, кто впервые устраивается на работу, бумажные трудовые не заводятся — только электронные. Однако для сотрудников, сохранивших бумажный вариант, работодатель обязан вести и бумажную, и передавать данные в СФР (электронный формат). Записи в бумажной и электронной версиях должны полностью совпадать.
Правильное заполнение трудовой книжки — это гарантия защиты прав работника и отсутствие проблем у работодателя при проверках. Главное правило: пишите внимательно, без сокращений и исправлений. Если ошибка допущена, ее нельзя зачеркивать — необходимо вносить новую запись об исправлении или признавать запись недействительной в установленном порядке.
Используйте приведенные выше образцы как шаблон для оформления документов в вашей организации.