Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. От её корректного заполнения зависит начисление пенсии, оформление пособий, подтверждение квалификации и даже возможность трудоустройства в будущем. С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), но бумажный вариант остаётся актуальным для многих сотрудников, особенно тех, кто работал до этого момента.

В этой статье вы найдёте актуальные образцы записей в трудовой книжке на 2026 год, соответствующие требованиям Трудового кодекса РФ, Постановлению Правительства РФ № 225 от , а также рекомендациям Роструда и Минтруда. Мы разберём все ключевые ситуации: приём на работу, увольнение, перевод, награждение, исправление ошибок и переход на ЭТК.

Общие правила заполнения трудовой книжки

Перед тем как перейти к примерам, важно знать основные принципы ведения трудовой книжки:

• Записи вносятся только на основании официальных приказов работодателя.
• Используются строго установленные формулировки — нельзя придумывать свои.
• Записи делаются чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета (не красным, не карандашом).
• Номер записи — последовательный, начиная с 1.
• Дата записи — дата издания приказа, а не дата выхода на работу или увольнения.
• Все записи должны быть подписаны ответственным лицом (кадровиком или руководителем) и скреплены печатью организации (если она используется).
• Исправления допускаются только путём внесения новой корректной записи с указанием причины и реквизитов документа, на основании которого вносится исправление.

Примеры записей в трудовой книжке по категориям

Приём на работу

Запись о приёме на работу, самая первая и важная. Она вносится в течение 5 рабочих дней со дня фактического выхода сотрудника на работу.

Пример 1: Приём на постоянную работу (полная ставка)

1. № 1
2. Сведения о приёме на работу: Принят на должность экономиста первой категории по основному месту работы.
3. На основании: Приказ № 45-к от .

Пример 2: Приём на работу по срочному трудовому договору (на 6 месяцев)

1. № 1
2. Сведения о приёме на работу: Принят на должность менеджера по продажам по срочному трудовому договору на срок 6 месяцев.
3. На основании: Приказ № 12-к от .

Пример 3: Приём на работу на 0,5 ставки

1. № 1
2. Сведения о приёме на работу: Принят на должность бухгалтера по совместительству на 0,5 ставки.
3. На основании: Приказ № 33-к от .

Пример 4: Приём в порядке перевода от другого работодателя

1. № 1
2. Сведения о приёме на работу: Принят на должность главного инженера в порядке перевода от ООО «СтройПроект».
3. На основании: Приказ № 8-к от и заявление работника.

Увольнение

Увольнение, одна из самых ответственных записей. Ошибка здесь может привести к отказу в назначении пенсии или трудоустройству.

Пример 1: Увольнение по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)

1. № 12
2. Сведения об увольнении: Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
3. На основании: Приказ № 78-к от .

Пример 2: Увольнение по инициативе работодателя (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ — сокращение штата)

1. № 15
2. Сведения об увольнении: Уволен в связи с сокращением численности или штата работников организации, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
3. На основании: Приказ № 65-к от , уведомление о сокращении от .

Пример 3: Увольнение по соглашению сторон (п. 1 ч; 1 ст. 77 ТК РФ)

1. № 11
2. Сведения об увольнении: Уволен по соглашению сторон, п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
3. На основании: Приказ № 42-к от и соглашение об увольнении от .

Пример 4: Увольнение по истечении срока трудового договора (п. 2 ч. 1 ст. 79 ТК РФ)

1. № 8
2. Сведения об увольнении: Уволен по истечении срока трудового договора, п. 2 ч. 1 ст. 79 ТК РФ.
3. На основании: Приказ № 91-к от .

Перевод на другую работу

Перевод — это изменение должности, структурного подразделения или места работы. Важно: если изменяется только должность — это перевод. Если меняется организация — это увольнение и приём.

Пример: Перевод на другую должность в той же организации

1. № 7
2. Сведения о переводе: Переведён с должности старшего бухгалтера на должность главного бухгалтера.
3. На основании: Приказ № 28-к от и согласие работника.

Пример: Перевод в другое структурное подразделение

1. № 9
2. Сведения о переводе: Переведён из отдела маркетинга в отдел продаж.
3. На основании: Приказ № 55-к от .

Награждение и поощрение

Записи о награждениях вносятся по желанию работодателя, но они важны для формирования личного дела и карьерного роста.

Пример: Награждение благодарностью

1. № 5
2. Сведения о награждении: Награждён благодарностью за высокие результаты работы в 2025 году.
3. На основании: Приказ № 112-к от .

Пример: Награждение грамотой

1. № 10
2. Сведения о награждении: Награждён грамотой за достижения в области повышения эффективности работы.
3. На основании: Приказ № 89-к от .

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2020 года работники могут подать заявление о переходе на ЭТК. При этом бумажная трудовая книжка остаётся у работника, но новые записи в неё не вносятся, все сведения фиксируются в электронном виде в Пенсионном фонде РФ.

Пример: Запись о переходе на ЭТК

1. № 16
2. Сведения: Работник подал заявление о переходе на ведение трудовой книжки в электронной форме. Ведение трудовой книжки в бумажной форме прекращено.
3. На основании: Заявление работника от .

Важно! После этой записи в бумажную трудовую книжку больше никакие записи не вносятся. Все последующие приёмы, увольнения, переводы фиксируются только в ЭТК.

Исправление ошибок в трудовой книжке

Если в трудовой книжке допущена ошибка (например, неверно указана должность, дата, номер приказа), её нельзя зачёркивать или исправлять корректором. Правильный способ — внести новую запись, которая аннулирует ошибочную.

Пример: Исправление ошибки в названии должности

1. № 17
2. Сведения: В записи № 1 от допущена ошибка: вместо «экономист первой категории» указано «экономист». Исправлено: «Принят на должность экономиста первой категории».
3. На основании: Приказ № 101-к от об исправлении ошибки.

После исправления старая запись остаётся в книжке, но она аннулируется новой. Это — единственный законный способ исправления.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если трудовая книжка утеряна, работодатель обязан выдать дубликат на основании:

• Сведений из личного дела работника;
• Архивных данных;
• Справок от предыдущих работодателей;
• Документов о заработной плате, трудовых договорах.

В дубликате вносятся все записи, которые были в утерянной книжке, с пометкой: «Дубликат» и указанием даты выдачи. В графе «На основании» пишется: «Выдан в связи с утратой трудовой книжки».

Ошибки, которых следует избегать

• Запись без указания номера приказа.
• Использование сокращений («и.о.», «гл. бух.» и т.п.) — только полные названия.
• Внесение записи до издания приказа.
• Запись о приёме без указания должности и типа договора.
• Исправления карандашом, корректором или зачёркиванием.
• Отсутствие подписи и печати (если организация использует печать).

Трудовая книжка — это не просто формальность. Это ключевой документ для расчёта страхового стажа, который напрямую влияет на размер будущей пенсии. Ошибки в ней могут привести к:

• Отказу в назначении пенсии;
• Снижению размера пособий;
• Проблемам при трудоустройстве;
• Судебным разбирательствам.

Современные технологии позволяют вести трудовые книжки в электронном виде, но бумажные экземпляры до сих пор актуальны. Поэтому кадровики и руководители обязаны знать и соблюдать правила заполнения.

Рекомендуем всегда иметь под рукой:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66–68);
• Постановление Правительства РФ № 225 от ;
• Рекомендации Роструда и Минтруда;
• Шаблоны образцов записей (можно скачать с официальных сайтов: rostrud.ru, mintrud.gov.ru).

Помните: каждая запись в трудовой книжке — это история жизни человека. От её точности зависит его будущее. Поэтому делайте всё с ответственностью, вниманием и в строгом соответствии с законом.

Дата публикации статьи: 23 мая 2026 года