Трудовая книжка – один из главных документов, фиксирующих весь трудовой путь сотрудника; Правильное оформление её записей позволяет избежать ошибок при расчёте стажа, выплатах и при проверках контролирующих органов. В этой статье собраны готовые образцы записей, которые можно использовать при приёме, увольнении, переходе на электронный формат, совместительстве и других типовых ситуациях.
Общие правила оформления записей
- Заполняються в строгом соответствии с ТК РФ.
- В графе 3 (раздел «Сведения о работе») указываются полное и сокращённое наименования организации, а также ИНН.
- Все даты пишутся цифрами: , .
- В графе 4 (раздел «Сведения о заработной плате») указываются ставка, тариф, оклад и др.
- При переходе на электронный формат в графе 1 делается отметка «Электронная трудовая книжка».
Ниже – подробные примеры самых часто встречающихся записей.
Приём на работу
Запись вносится в графу 2 («Сведения о трудовом месте») и в графу 3 («Сведения о работе»). Пример:
Графа 2: _________________________________ Наименование организации: ООО «Пример» Сокращённое наименование: ООО ПР ИНН: 1234567890 ОГРН: 1234567890123 Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1 Графа 3: _________________________________ Должность: Бухгалтер Квалификация: 3 Ставка: 1 (полная ставка) Дата приёма: Приказ № 15 от
Образец записи о приёме по приказу 320н
Если сотрудник принимается по приказу 320н, в графе 3 указывается тип трудового договора:
- На полную ставку – «По полной ставке»;
- На 0,5 ставки – «По 0,5 ставки»;
- Срочный договор – «Срочный договор, срок – 1 год»;
- По срочному договору с условием продления – «Срочный договор с правом продления».
Перевод, совместительство и изменение условий труда
При внутреннем переводе или совместительстве в графе 3 вносится новая запись, а в старой отмечается «Перевод в другой отдел». Пример:
Графа 3 (старый запись): Должность: Инженер‑конструктор Дата начала работы: Приказ № 45 от Графа 3 (новая запись): Должность: Старший инженер‑конструктор Дата начала работы: Приказ № 78 от Примечание: Перевод с должности Инженер‑конструктор на Старший инженер‑конструктор
Для совместительства в графе 2 указывается второе место работы, а в графе 3 – сведения о совместительстве:
Графа 2 (второе место работы): Наименование организации: ООО «ТехноСервис» Сокращённое наименование: ООО ТС Должность: Ведущий аналитик Дата начала работы:
Увольнение
Увольнение оформляется отдельной записью в графе 2 («Сведения о трудовом месте») и в графе 3 («Сведения о работе»). Пример:
Графа 2: Приказ об увольнении № 102 от Дата увольнения: Причина увольнения: Соглашение сторон Графа 3: Должность: Бухгалтер Дата увольнения: Приказ об увольнении № 102 от Примечание: Увольнение по соглашению сторон
Если увольнение происходит по инициативе работника, в графе 3 указывается «Уволен по собственному желанию».
Переход на электронную трудовую книжку
С многие организации переходят на электронный формат. При этом в графе 1 делается отметка «Электронная трудовая книжка», а остальные графы заполняются аналогично бумажному варианту. Пример записи о переходе:
Графа 1: Электронная трудовая книжка (ЭТК) – نعم Дата перехода: Графа 3 (приём): Должность: Менеджер по продажам Дата приёма: Приказ № 33 от
После перехода все последующие записи вносяться в электронный документ, но в бумажной книжке остаётся отметка о переходе.
Образцы записей в зависимости от типа документа
Ниже – несколько типовых образцов, которые можно скопировать и адаптировать под свои нужды.
- Запись о приёме на работу (образец 1)
Графа 2: ООО «Пример», ИНН 1234567890, ОГРН 1234567890123, ул. Примерная, д. 1. Графа 3: Должность – Специалист по маркетингу; Ставка – 1; Дата приёма – ; Приказ № 12 от .
- Запись об образовании
В графе «Образование» указывается: «Высшее, специализация – Экономика и управление, МГУ, 2020».
- Запись о переходе на ЭТК
Графа 1: Электронная трудовая книжка – Да, дата перехода – . Графа 3: Должность – Директор; Дата приёма – ; Приказ № 5 от .
- Запись об увольнении по соглашению сторон
Графа 2: Приказ об увольнении № 27 от . Графа 3: Дата увольнения – ; Причина – Соглашение сторон.
- Запись о совместительстве
Графа 2 (второе место): ООО «ТехноСервис», должность – Консультант; дата начала – . Графа 3: Должность – Инженер; Дата начала – ; Примечание – Совмещение с вышеуказанной должностью.
Практические рекомендации
- Все изменения вносятся в конце записи, с указанием даты и номера приказа.
- При исправлении ошибок делается отметка «Исправлено», подпись и дата ответственного лица.
- Для электронных записей используйте сервисы электронного документооборота, которые сохраняют неизменность формата.
- Регулярно проверяйте соответствие записей актуальному ТК РФ и локальным нормативным актам организации.
Правильное оформление записей в трудовой книжке – залог юридической чистоты отношений с сотрудником и отсутствия проблем при проверках. Используйте приведённые образцы как основу, адаптируя их под конкретные условия вашей организации. При соблюдении всех требований ТК РФ ваши записи будут проходить любой контроль без замечаний.
Для более удобного оформления рекомендуется воспользоваться готовыми шаблонами, которые можно скачать в Системе Кадры или в Контур.Бухгалтерия. Они содержат более 100 готовых примеров, проверенных юристами.
Автор: кадровый портал «Система Кадры», 2026.