Трудовая книжка, это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66) и Приказу Минтруда № 475н от , все записи в трудовой книжке должны вноситься строго в установленном порядке, с указанием дат, формулировок и ссылок на нормативные акты. Ошибки в записях могут привести к юридическим спорам, отказу в назначении пенсии или наложению штрафов на работодателя.

В этой статье вы найдете актуальные образцы записей в трудовую книжку на 2026 год, правила их оформления, а также пошаговые инструкции для самых распространённых ситуаций: приёма, увольнения, перевода, смены фамилии и перехода на электронную трудовую книжку.

Структура записи в трудовой книжке

Каждая запись в трудовой книжке состоит из четырёх обязательных граф:

1. Графа 1 — порядковый номер записи (нумерация начинается с 1 и продолжается последовательно).
2. Графа 2 — дата внесения записи (в формате: число.месяц.год, например: ).
3. Графа 3 — содержание записи: описание действия (приём, увольнение, перевод и т.д.) с указанием периода и реквизитов.
4. Графа 4 — основание для записи: номер и дата приказа, договора, решения и т.п.

Важно! Все записи должны быть сделаны чернилами чёрного цвета, разборчиво, без помарок, сокращений и исправлений. При ошибке — оформляеться исправление по правилам (см. ниже).

Примеры записей в трудовую книжку по категориям

Приём на работу

Запись о приёме на работу вносится в течение 5 рабочих дней с момента выхода работника на должность.

Пример 1: Приём на постоянную работу (полная ставка)

• Графа 1: 1
• Графа 2:
• Графа 3: Принят на работу в качестве бухгалтера по основному месту работы.
• Графа 4: Приказ № 45 от

Пример 2: Приём на работу по срочному договору (на 6 месяцев)

• Графа 1: 1
• Графа 2:
• Графа 3: Принят на работу в качестве менеджера по продажам по срочному трудовому договору на срок 6 месяцев (с по ).
• Графа 4: Приказ № 12 от , трудовой договор № 89 от

Пример 3: Приём на работу на 0,5 ставки (совместительство)

• Графа 1: 1
• Графа 2:
• Графа 3: Принят на работу в качестве юриста по совместительству на 0,5 ставки.
• Графа 4: Приказ № 07 от , трудовой договор № 112 от

Увольнение

При увольнении обязательно указывается основание в соответствии со статьёй Трудового кодекса РФ.

Пример 4: Увольнение по собственному желанию

• Графа 1: 5
• Графа 2:
• Графа 3: Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
• Графа 4: Приказ № 88 от , заявление работника от

Пример 5: Увольнение по соглашению сторон

• Графа 1: 5
• Графа 2:
• Графа 3: Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
• Графа 4: Приказ № 77 от , соглашение об увольнении от

Пример 6: Увольнение по инициативе работодателя (сокращение штата)

• Графа 1: 5
• Графа 2:
• Графа 3: Уволен в связи с сокращением численности или штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
• Графа 4: Приказ № 44 от , уведомление о сокращении от , протокол собрания о сокращении от

Перевод на другую постоянную работу

Перевод — это изменение должности, структурного подразделения или места работы, но без увольнения.

Пример 7: Перевод с должности бухгалтера на должность главного бухгалтера

• Графа 1: 3
• Графа 2:
• Графа 3: Переведён с должности бухгалтера на должность главного бухгалтера.
• Графа 4: Приказ № 15 от

Пример 8: Перевод в другое подразделение (с сохранением должности)

• Графа 1: 4
• Графа 2:
• Графа 3: Переведён из отдела продаж в отдел маркетинга.
• Графа 4: Приказ № 22 от

Смена фамилии, имени или отчества

Запись вносится на основании документа, подтверждающего смену ФИО (свидетельство о браке, о перемене имени и т.п.).

Пример 9: Смена фамилии после замужества

• Графа 1: 6
• Графа 2:
• Графа 3: Иванова Ирина Петровна изменена на Иванова-Сидорова Ирина Петровна в связи с вступлением в брак.
• Графа 4: Свидетельство о регистрации брака № 123456 от

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2021 года работники могут выбрать формат трудовой книжки, бумажный или электронный. Если работник подал заявление на переход на ЭТК, в бумажную книжку вносится запись об этом.

Пример 10: Внесение записи о переходе на электронную трудовую книжку

• Графа 1: 7
• Графа 2:
• Графа 3: Работником подано заявление о выборе электронной трудовой книжки в соответствии с частью 1 статьи 66;1 Трудового кодекса Российской Федерации.
• Графа 4: Заявление работника от

Важно! После внесения этой записи бумажная трудовая книжка выдаётся работнику на руки. Дальнейшие записи ведутся только в электронном виде.

Военная служба по контракту

Согласно разъяснениям Роструда, запись о прохождении военной службы по контракту может вноситься в трудовую книжку по желанию работника. Если работник предоставил военный билет, запись вносится по аналогии с трудовой деятельностью.

Пример 11: Внесение записи о службе по контракту

• Графа 1: 2
• Графа 2:
• Графа 3: С по находился на военной службе по контракту в Вооружённых Силах Российской Федерации.
• Графа 4: Военный билет, серия АА, № 123456

Обучение в учреждении (дополнительно)

Запись об обучении вносится только если оно было связано с работой (например, повышение квалификации за счёт работодателя).

Пример 12: Прохождение курсов повышения квалификации

• Графа 1: 4
• Графа 2:
• Графа 3: Прошёл повышение квалификации по программе «Управление финансами в условиях цифровой трансформации» в Академии управления (144 часа).
• Графа 4: Сертификат № 789 от , приказ № 33 от

Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Если запись внесена с ошибкой — зачёркивать, исправлять или использовать корректор нельзя.

Правильный порядок исправления:

1. Внести новую запись с номером, следующим за ошибочной;
2. В графе 3 указать: «Запись № [номер ошибочной записи] признана недействительной».
3. В графе 4 — указать основание: «Приказ № [номер] от [дата] об исправлении ошибки»;
4. Затем внести правильную запись с новым номером.

Пример исправления:

• Графа 1: 8
• Графа 2:
• Графа 3: Запись № 5 признана недействительной, так как содержала неточность в формулировке увольнения.
• Графа 4: Приказ № 99 от

Затем вносится новая, корректная запись под номером 9.

Что НЕ вносится в трудовую книжку?

Согласно законодательству, в трудовую книжку не вносятся:

• Информация о стаже работы до 1992 года (если не подтверждена документально и не внесена ранее).
• Сведения о прохождении стажировки, практики, курсов без официального приказа.
• Награды, поощрения (если не предусмотрены законом о внесении в трудовую книжку).
• Информация о военной службе по призыву (только по контракту — по желанию).
• Сведения о прохождении обучения в вузе без связи с работой.

Особенности 2026 года: переход на электронные трудовые книжки

С 2021 года работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде, если работник подал заявление. Однако бумажные книжки остаются действительными для тех, кто не выбрал ЭТК.

Рекомендации для кадровиков в 2026 году:

• Все новые сотрудники должны быть проинформированы о выборе формата трудовой книжки при приёме.
• Если работник выбрал ЭТК, в бумажную книжку вносится запись о выборе, и она выдаётся ему на руки.
• Дальнейшие записи (приёмы, увольнения, переводы) вносятся только в ЕФС (Единая форма сведений) через систему СБИС, 1С или иные аккредитованные сервисы.
• Бумажные книжки хранятся в архиве организации в течение 75 лет.

Правильное ведение трудовой книжки — это не только формальность, но и гарантия прав работника на пенсию, компенсации и социальные льготы. Ошибки в записях могут привести к серьёзным последствиям: отказу в назначении пенсии, судебным искам, штрафам от Роструда до 50 000 рублей.

Ключевые правила на 2026 год:

• Все записи — только по приказу или договору.
• Формулировки — строго по ТК РФ, с указанием статьи и пункта.
• Даты — в формате число.месяц.год.
• Исправления — только через новую запись, без зачёркиваний.
• Электронные трудовые книжки — выбор работника, но обязанность работодателя — обеспечить переход.

Рекомендуем держать под рукой сборник из 200 образцов записей (издание «Трудовые книжки. Справочник по ведению, исправлению, учету»), он поможет избежать ошибок и сэкономит время кадрового отдела.

Помните: каждая запись в трудовой книжке — это часть истории жизни человека. Относитесь к ней с ответственностью.