В 2026 году процесс перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) в России завершен, однако бумажный документооборот все еще играет важную роль в определенных ситуациях․ Работодатели обязаны выдавать бумажные трудовые книжки при увольнении, а также оформлять их для тех граждан, кто впервые поступает на работу и не имеет электронного аналога (или в случаях, предусмотренных переходными положениями для отдельных категорий)․

Ниже мы подробно разберем, как правильно составить заявление в различных ситуациях: при первом приеме на работу, при утере документа, для получения книжки на руки при увольнении или для оформления пенсии․

Когда требуется писать заявление?

Согласно Трудовому кодексу РФ и актуальным нормам 2026 года, письменное заявление работника необходимо в следующих случаях:

Первичное оформление: Если работник поступает на работу впервые и у него нет трудовой книжки (ни бумажной, ни электронной)․
Восстановление утерянного документа: Если работник потерял бумажную трудовую книжку и просит работодателя оформить новую (с учетом того, что стаж до 2020 года восстанавливается по архивным справкам)․
Выдача на руки: При увольнении или по личному заявлению для оформления пенсии (ст․ 62 ТК РФ)․
Выбор формата ведения (исторический контекст): Хотя основной переходный период завершен, в архивах могут сохраняться заявления о выборе между бумажной и электронной формой, поданные ранее․

> Важно: С 1 января 2026 года новые бумажные трудовые книжки оформляются только на бланках нового образца․ Старые бланки, выданные ранее, остаются действительными, но пустые бланки старого образца использовать нельзя․

—

Пример 1․ Заявление на оформление трудовой книжки впервые

Это заявление пишет сотрудник, который устраивается на работу первый раз в жизни․ Работодатель обязан приобрести бланк и внести в него первую запись․

Образец:

Генеральному директору ООО «Вектор»
Иванову П․С․
от менеджера Петровой А․И․

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу оформить мне трудовую книжку в связи с поступлением на работу впервые․
Ранее трудовая деятельность не велась, электронная трудовая книжка не заводилась․

23 мая 2026 г․ ____________ /Петрова А․И․/

—

Пример 2․ Заявление при утере трудовой книжки

Если работник потерял документ, он должен уведомить об этом работодателя․ Важно понимать: работодатель восстанавливает только стаж работы в своей организации․ Стаж на предыдущих местах работы восстанавливается самим работником путем запроса архивных справок․

Образец:

Директору ООО «СтройМаш»
Сидорову В․К․
от инженера Смирнова Е․А․

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу оформить мне новую трудовую книжку взамен утерянной․
Утрата произошла г․ при переезде на новое место жительства․
О том, что дубликат трудовой книжки без записей о стаже предыдущих мест работы, предупрежден(а)․

Обязуюсь предоставить документы, подтверждающие стаж работы на предыдущих местах, по мере их получения․

23 мая 2026 г․ ____________ /Смирнов Е․А;/

—

Пример 3․ Заявление о выдаче трудовой книжки на руки (для пенсии или по ст․ 62 ТК РФ)

Согласно ст․ 62 ТК РФ, работник имеет право получить трудовую книжку на руки для оформления пенсии или пособия по безработице․ Также книжка обязательно выдается при увольнении․

Образец:

Руководителю отдела кадров ЗАО «ТехноПром»
Кузнецовой О;Л․
от бухгалтера Васильевой М․Н․

ЗАЯВЛЕНИЕ

На основании ст․ 62 Трудового кодекса РФ прошу выдать мне на руки трудовую книжку для оформления пенсии в Пенсионном фонде РФ․
Обязуюсь вернуть трудовую книжку работодателю на следующий рабочий день после завершения процедуры в ПФР․
23 мая 2026 г․ ____________ /Васильева М․Н․/

> Примечание: Факт выдачи и возврата трудовой книжки обязательно фиксируется в журнале учета движения трудовых книжек с подписью работника․

—

Пример 4․ Заявление о выдаче чистого бланка (для ИП или самозанятых)

Иногда возникает ситуация, когда работнику требуется чистый бланк для оформления у другого работодателя (например, при совместительстве, если основное место работы не ведет бумажную книжку, что в 2026 году встречается редко, но возможно в специфических случаях) или для ИП․ Обычно же бланк покупает работодатель․ Однако, если работник просит выдать бланк из наличия организации:

Образец:

Директору ООО «Альфа»
Петрову И․И․
от водителя Соловьева К․К․

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мне чистый бланк трудовой книжки для оформления записей о трудовой деятельности․
Стоимость бланка обязуюсь внести в кассу организации в день выдачи․

23 мая 2026 г․ ____________ /Соловьев К․К․/

—

Ключевые правила оформления заявлений в 2026 году

Чтобы документ имел юридическую силу и был принят кадровой службой, соблюдайте следующие рекомендации:

• Свободная форма: Законодательство не утверждает строгого унифицированного бланка для таких заявлений․ Они пишутся в свободной форме на имя руководителя организации․
• Четкость формулировок: Укажите конкретную причину (первый прием, утеря, пенсия)․
• Дата и подпись: Документ обязательно должен содержать дату написания и собственноручную подпись заявителя․
• Электронный документооборот: Во многих компаниях в 2026 году заявление можно подать через корпоративный портал или систему ЭДО (электронного документооборота), если это предусмотрено внутренними правилами компании и работник имеет усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП)․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке в 2026 году?

Нет․ Возможность подачи заявления о возвращении к ведению бумажной трудовой книжки для тех, кто ранее выбрал электронную, была актуальна только в переходный период (до конца 2020 года для действующих сотрудников)․ Сейчас, если у работника велась электронная книжка, бумажная не заводится заново, а старая (если она была на руках) хранится у работника и может дополняться записями только за периоды до перехода на ЭТК или в особых случаях, предусмотренных законом․

Что делать, если работодатель отказывается выдавать трудовую?

Отказ в выдаче трудовой книжки при увольнении или для оформления пенсии является нарушением ст․ 62 и ст․ 84․1 ТК РФ․ В таком случае работник вправе обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд․

Нужно ли писать заявление на переход на ЭТК?

В 2026 году этот вопрос уже не стоит․ Переходный период завершен․ Для новых сотрудников, поступающих на работу впервые после 1 января 2021 года, трудовые книжки оформляются исключительно в электронном виде․ Бумажный вариант для них не заводится․

Правильно составленное заявление — гарантия того, что ваши права на подтверждение трудового стажа будут соблюдены в полном объеме․ Сохраняйте копии поданных документов до момента получения трудовой книжки или выписки из ЭТК․