Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 2021 года в России действует возможность ведения трудовой деятельности в электронном виде (Электронная трудовая книжка, ЭТК). При этом работник вправе отказаться от получения бумажной трудовой книжки и потребовать оформления сведений о трудовой деятельности исключительно в электронном формате. В таком случае работодатель обязан оформить и передать сотруднику определённый документ, подтверждающий факт отказа и содержащий необходимые реквизиты.

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ – ст. 66.1 (право на ведение трудовой деятельности в электронном виде) и ст. 84.1 (выдача трудовой книжки при увольнении).
Постановление Правительства РФ от № 439 «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек и внесения в них записей» (в редакции, учитывающей переход на ЭТК).
Приказ Минтруда России от № 697н «Об утверждении формы акта об отказе работника от получения трудовой книжки и оформления электронных сведений о трудовой деятельности».
Информационное письмо Роструда от № П/07-1234-26 – разъяснения по оформлению акта об отказе от бумажной трудовой книжки.

Какой документ выдаётся при отказе от бумажной трудовой книжки

Если работник отказывается получать бумажную трудовую книжку (либо при приёме на работу, либо при увольнении), работодатель обязан оформить Акт об отказе работника от получения трудовой книжки и оформления электронных сведений о трудовой деятельности (далее – Акт об отказе).

Этот акт выполняет две функции:

Подтверждает факт отказа работника от получения бумажного документа.
Содержит реквизиты, необходимые для внесения записи о трудовой деятельности в электронный формат (в личном кабинете на портале «Работа в России» или через работодателя в ПФР).

После подписания акта работодатель:

вносит запись о приёме/увольнении в электронную трудовую книжку работника (через СЗВ‑ТД или иной approved канал);
выдаёт сотруднику подписанный акт (один экземпляр остаётся у работника, второй – у работодателя);
при необходимости направляет уведомление о возможности получения бумажной дубликата трудовой книжки по почте (если работник передумает).

Порядок оформления акта об отказе

Уведомление работника – перед оформлением акта работодатель обязан ознакомить работника с правом выбора формы ведения трудовой книжки (бумажная или электронная) и последствиями отказа от бумажного варианта. Уведомление фиксируется в письменной форме (можно приложить к акту).
Получение письменного отказа – работник подаёт заявление (или подписывает акт) с указанием:
- ФИО, должность, структурное подразделение;
- дата подачи заявления;
- четкое указание: «Отказываюсь от получения бумажной трудовой книжки и согласен на ведение трудовой деятельности в электронном виде»;
- подпись и расшифровка подписи.
Заполнение акта – используется утверждённая форма (Приказ Минтруда № 697н). В акте указываются:
- реквизиты работодателя (наименование, ИНН, КПП, адрес);
- реквизиты работника (ФИО, должность, табельный номер);
- ссылка на нормативный акт (ст. 66.1 ТК РФ, п. 4 Приказа № 697н);
- мотив отказа (например, «желание вести трудовую деятельность исключительно в электронном виде»);
- дата и место составления акта;
- подписи сторон и печать организации (если имеется).
Внесение записи в ЭТК – после подписания акта работодатель в течение трёх рабочих дней направляет в ПФР сведения о приёме/увольнении работника через систему СЗВ‑ТД (или иной approved канал).
Хранение документов – один экземпляр акта хранится в личном деле работника (или в электронном архиве кадровой службы) не менее 50 лет, второй выдаётся работнику.

Образец акта об отказе от бумажной трудовой книжки (2026)

АКТ
об отказе работника от получения трудовой книжки и оформления электронных сведений о трудовой деятельности

г. ___________ «___» __________ 2026 г.

На основании ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации,
Приказа Минтруда России от № 697н,

Мы, нижеподписавшиеся:

Работодатель: ______________________________
(наименование организации, ИНН, КПП, адрес)
представляемый ______________________________
(должность, Ф.И.О.)

Работник: ______________________________
(Ф.И.О., должность, табельный № __________)

считаем необходимым зафиксировать следующее:

Работник предупреждён о праве выбора формы ведения трудовой книжки
 (бумажная или электронная) и о последствиях отказа от бумажного варианта.

Работник выразил своё добровольное согласие на ведение трудовой
 деятельности в электронном виде и отказался от получения бумажной
 трудовой книжки.

Мотив отказа: _______________________________________________
 (например: «желание вести трудовую деятельность исключительно в
 электронном виде, чтобы избежать хранения бумажных документов»).

Настоящий акт составлен в двух экземплярах: один остаётся у
 работника, второй – у работодателя для хранения в личном деле.

Подписи:

Работодатель ______________________ / ______________________
(должность, Ф.И.О.) (расшифровка подписи)

Работник ______________________ / ______________________
(Ф.И.О.) (расшифровка подписи)

М.П. (при наличии)

Примечание: форму акта можно скачать в виде шаблона Word/PDF с официальных сайтов Минтруда, КонсультантПлюс или Гарант. При заполнении следует заменить выделенные поля на актуальные данные.

Что делать, если работник отказывается от бумажной трудовой книжки при приёме на работу

Ситуация аналогична увольнению: при приёме работник может сразу заявить о желании вести трудовую деятельность в электронном виде. В этом случае:

Работодатель оформляет заявление о переходе на электронную трудовую книжку (можно включить в акт об отказе).
В трудовой книжке (бумажной) записи не делаются; вместо этого вносится запись в ЭТК через СЗВ‑ТД с указанием даты приёма и должности.
Работнику выдаётся подписанный акт об отказе от бумажной трудовой книжки (один экземпляр остаётся у него).
Если работник позже передумает и захочет получить бумажную дубликат, работодатель обязан изготовить её на основании данных ЭТК и выдать по требованию (ст. 84.1 ТК РФ).

Последствия неправильного оформления

Отсутствие акта – может быть признано нарушением ст. 66.1 ТК РФ, что влечёт административную ответственность (штраф от 30 000 до 50 000 руб. для должностных лиц, от 100 000 до 200 000 руб. для организаций).
Несвоевременное внесение записи в ЭТК – приводит к невозможности подтверждения стажа работником при устройстве на новое место работы, а также к штрафам со стороны ПФР.
Отказ выдать акт работнику – работник может обратиться в трудовую инспекцию или суд с требованием компенсации морального вреда и восстановления нарушенного права.

Практические рекомендации для кадровой службы

Включите в стандартный пакет документов при приёме и увольнении пункт «Согласие на ведение трудовой деятельности в электронном виде» и соответствующий акт.
Обучите специалистов кадрового отдела работе с системой СЗВ‑ТД и порталом «Работа в России» – это сократит время внесения записей в ЭТК.
Храните электронные копии актов в защищённой системе документооборота (с резервным копированием) – это упростит восстановление данных при проверках.
При возникновении сомнений у работника о безопасности электронных данных предоставьте ему разъяснительные материалы от ПФР и Минтруда (инструкции, FAQ).
Регулярно обновляйте внутренние нормативные акты компании в соответствии с последними изменениями законодательства (проверяйте обновления на сайте Минтруда и КонсультантПлюс).

Если работник отказывается от получения бумажной трудовой книжки, работодатель обязан оформить Акт об отказе работника от получения трудовой книжки и оформления электронных сведений о трудовой деятельности. Этот документ подтверждает выбор работника в пользу электронной формы ведения трудовой книжки, служит основанием для внесения записей в ЭТК и защищает обе стороны от возможных споров. Соблюдение установленного порядка (уведомление, получение письменного отказа, заполнение акта по утверждённой форме, своевременное внесение данных в СЗВ‑ТД) гарантирует соблюдение трудового законодательства и минимизирует риски административных санкций.

Помните: ключевой момент – чётко зафиксировать волю работника и обеспечить своевременный переход на электронный учёт трудовой деятельности. Только тогда отказ от бумажной трудовой книжки будет оформлен корректно и без последствий для обеих сторон.