В 2026 году процесс увольнения сотрудников окончательно закрепился в цифровом формате. Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала основным документом, подтверждающим трудовой стаж, полностью заменив бумажные аналоги для большинства работников. Однако вопросы правильного оформления записей об увольнении и выдачи документов остаются критически важными как для работодателей, так и для сотрудников. В этой статье мы подробно разберем, как выглядит образец электронной трудовой при увольнении, какие формы документов необходимо выдать и как избежать ошибок.
Что такое электронная трудовая книжка и как она ведется
Электронная трудовая книжка — это не отдельный файл, который можно «распечатать», а совокупность сведений, содержащихся в информационных системах Пенсионного фонда России (СФР). С 1 января 2020 года работодатели обязаны передавать данные о приеме, переводе и увольнении сотрудников в электронном виде.
Раздел «Сведения о работе» в ЭТК содержит полную информацию о:
- Наименовании работодателя;
- Дате приема на работу;
- Должности и структурном подразделении;
- Причинах и дате увольнения;
- Присвоении новых разрядов или категорий.
Все записи вносятся строго в соответствии с Трудовым кодексом РФ и Приказом Минтруда. Ошибки в формулировках могут привести к проблемам при назначении пенсии, поэтому точность данных в 2026 году контролируется автоматизированными системами.
Документы при увольнении: форма СТД-Р
Самым важным документом, который получает работник при увольнении в эпоху ЭТК, является форма СТД-Р («Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работодателем»). Этот документ подтверждает факт работы у конкретного работодателя и содержит запись об увольнении.
Согласно актуальным правилам 2026 года, работодатель обязан:
- Сформировать сведения по форме СТД-Р в день увольнения.
- Заверить документ усиленной квалифицированной электронной подписью (если документ передается в электронном виде) или подписью уполномоченного лица и печатью организации (для бумажного варианта).
- Передать документ работнику.
Если работник увольняется дистанционно или предпочитает цифровой формат, СТД-Р направляется ему в виде электронного документа. Также по требованию сотрудника ему может быть выдана бумажная копия.
Образец заполнения формы СТД-Р при увольнении
Хотя единого визуального шаблона для всех программ не существует (так как данные формируются автоматически в системах 1С, Контур и др.), структура записи об увольнении всегда содержит следующие обязательные поля:
- Графа «Дата»: последний день работы (дата увольнения).
- Графа «Событие»: выбирается код мероприятия (например, «Увольнение»).
- Графа «Причина»: указывается точная формулировка со ссылкой на статью ТК РФ (например, «Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»).
- Графа «Документ-основание»: реквизиты приказа об увольнении (номер и дата).
Важно: В электронной трудовой книжке не допускается сокращений. Формулировка должна дословно соответствовать записи в приказе и нормам закона.
Особенности заполнения записей в зависимости от причины увольнения
Записи в ЭТК варьируются в зависимости от основания прекращения трудового договора. Рассмотрим ключевые различия:
Увольнение по собственному желанию
Наиболее распространенная причина. В электронную базу вносится запись: «Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Работодатель обязан передать форму СТД-Р в день увольнения.
Увольнение по соглашению сторон
Формулировка: «Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Здесь важно, чтобы дата в ЭТК совпадала с датой, указанной в подписанном соглашении.
Ликвидация организации или сокращение штата
При ликвидации компании или сокращении численности сотрудников запись вносится со ссылкой на соответствующие пункты статьи 81 ТК РФ. В этом случае работодатель также обязан предоставить выписку из формы ЕФС-1 (раздел 3), подтверждающую сдачу отчетности.
Увольнение директора или иностранного гражданина
Для директоров и иностранных граждан процедура аналогична, но требует особой внимательности при указании реквизитов документов-оснований (протоколов собраний, разрешений на работу и т.д.), так как эти данные также отражаются в электронном реестре.
Порядок выдачи документов работнику
В 2026 году пакет документов при увольнении может быть передан сотруднику двумя способами:
- В бумажном виде: Работник получает оригинал бумажной трудовой книжки (если он велась параллельно или работник отказался от перехода на ЭТК ранее), заверенную копию приказа об увольнении, расчетный листок и форму СТД-Р.
- В электронном виде: Если работник согласен на электронный документооборот, ему направляются файлы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Это касается форм СТД-Р и выписок ЕФС-1.
Если работник просит выслать документы почтой, работодатель обязан отправить бумажную трудовую книжку (при наличии) и заверенные копии документов заказным письмом с уведомлением о вручении. Однако форму СТД-Р в электронном виде можно передать через защищенные каналы связи или личный кабинет сотрудника.
Ответственность за ошибки и сроки
Работодатель обязан передать сведения об увольнении в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Нарушение сроков или внесение неверных данных в электронную трудовую книжку грозит организации штрафами.
Если работник обнаружил ошибку в форме СТД-Р или в данных своей электронной трудовой, он имеет право подать письменное заявление работодателю с просьбой исправить запись. Работодатель обязан внести корректирующую запись и повторно отправить обновленные сведения в пенсионный фонд.
Электронная трудовая книжка при увольнении в 2026 году — это стандарт, обеспечивающий прозрачность трудового стажа и защиту прав работников. Главный документ, который должен получить сотрудник на руки, — форма СТД-Р, содержащая корректную запись о причине увольнения со ссылкой на ТК РФ. Соблюдение правил заполнения, использование актуальных образцов и своевременная передача данных в государственные информационные системы позволяют избежать юридических рисков и обеспечивают работнику беспроблемное подтверждение его профессионального пути.
Помните: даже в цифровую эпоху бумажная копия СТД-Р, заверенная печатью и подписью, остается важным документом для архива сотрудника, поэтому рекомендуется запрашивать её у работодателя при окончательном расчете.