Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности граждан. К ней присоединяется вкладыш – отдельный листок, где вносяться сведения, не помещающиеся в основной бланк (например, сведения о наградах, дополнительные условия работы и т.д.).
Ниже представлен обновлённый образец трудовой книжки и вкладыша, а также пошаговое описание их оформления и заполнения.
Общий порядок оформления
Форма и требования к оформлению
- Трудовая книжка и её вкладыш имеют строго установленную форму, утверждённую Постановлением Правительства РФ от № 225.
- Они печатаются на бумаге формата А5, с обязательным наличием ьного листа.
- Заполняются рукой синей или чёрной чернилой (шариковая ручка).
- При первой записи допускается исправление только путём выдачи нового листа – старый уничтожается.
Содержание ьного листа
- Наименование организации.
- Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, паспортные данные).
- Отметка о выдаче вкладыша.
- Дата выдачи.
Пример оформления ьного листа можно скачать здесь (формат Word/PDF).
Вкладыш обычно состоит из одного листа (формат А5) и имеет следующую структуру:
┌─────────────────────────────────────────────────────┐ │ ВКЛАДЫШ К ТРУДОВОЙ │ │ КНИЖКЕ │ ├─────────────────────────────────────────────────────┤ │ 1. Наименование организации │ │ 2. ФИО работника │ │ 3. Дата рождения │ │ 4. Должность / место работы │ │ 5. Сведения о трудовом стаже │ │ 6. Сведения о награждениях │ │ 7. Прочие сведения (например, перевод, отпуск) │ └─────────────────────────────────────────────────────┘
Каждая запись в вкладыше нумеруется последовательно. Пример заполнения:
- Запись № 1 – назначение на должность.
- Запись № 2 – премия за особый вклад.
- Запись № 3 – перевод в другой отдел.
Для более наглядного примера см. образец на сайте nalog-nalog.ru.
Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку
Подготовка
- Убедитесь, что вкладыш имеет тот же формат, что и страница ьного листа.
- Проверьте, что на ьном листе уже сделано отметка о выдаче вкладыша.
Техника вшивания
- Вкладыш пришивается к странице ьного листа по центру с помощью двух игл (или скрепки, если в офисе нет игл).
- После вшивания вкладыш должен лежать ровно, без сгибов.
- Если вкладыш уже заполнен, его нельзя переносить в другое место – в таком случае оформляется новый вкладыш.
Отметка о вшивании
После вшивания внизу страницы ьного листа делается отметка:
Вкладыш вшит: __.__.____ г. (ФИО кадрового работника)
Заполнение вкладыша: пошаговый алгоритм
Этапы заполнения
- Проверка соответствия формы. Убедитесь, что используете актуальную форму (редакция от и далее).
- Ввод сведений о работнике. ФИО, дата рождения, паспортные данные.
- Заполнение сведений о трудовой деятельности. Должность, место работы, период работы.
- Запись о награждениях. Наименование награды, дата, номер приказа, основание.
- Прочие сведения. Переводы, отпуска, дополнительные условия.
- Нумерация записей. Каждая новая запись получает следующий порядковый номер.
Пример заполнения (редакция 1 от )
ВКЛАДЫШ К ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ № п/п Дата Наименование записи Основание 1 Назначение на должность менеджера Приказ № 12 от 2 Премия за выполнение плана Приказ № 34 от 3 Перевод в отдел продаж Приказ № 56 от
Такой формат позволяет быстро ориентироваться в истории работы сотрудника.
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильный цвет чернил. Используйте только синюю или чёрную чернильную ручку.
- Заполнение нескольких записей в одной ячейке. Каждая запись должна быть отдельной строкой.
- Отсутствие отметки о выдаче вкладыша. На ьном листе должна быть подпись и дата выдачи.
- Несоответствие формы. Обязательно используйте форму, утверждённую Постановлением № 225.
Если обнаружена ошибка в первой записи, нельзя исправлять её на месте – нужно оформить новый вкладыш и уничтожить ошибочный.
Где скачать готовые образцы
Бесплатные шаблоны в форматах Word и PDF доступны на следующих ресурсах:
- Моё дело – образец трудовой книжки
- Налоговый налог – образец вкладыша
- КонсультантПлюс – образцы заполнения
Краткое резюме
- Трудовая книжка и её вкладыш имеют строго установленную форму.
- Вкладыш вшивается в titulный лист и нумеруется последовательно.
- Заполняется вручную синей/чёрной чернилой, каждая запись получает свой номер.
- При ошибке – оформляйте новый вкладыш, старый уничтожается.
- Готовые образцы можно скачать с указанных выше ресурсов.
Соблюдая эти правила, вы сможете правильно оформить вкладыш к трудовой книжке, избежать юридических неточностей и обеспечить документальную поддержку персоналу.
Если понадобится дополнительная помощь – обратитесь в КонсультантПлюс или в отдел кадров вашей организации.