С 1 января 2021 года в России действует возможность ведения трудовых книжек в электронном виде. Этот процесс постепенно становится массовым‚ и работодателям часто приходится сталкиваться с ситуацией‚ когда сотрудник принимает решение отказаться от традиционной бумажной книжки в пользу электронной. Ключевым моментом при таком переходе является правильное оформление документации‚ в первую очередь — внесение соответствующей записи в Книгу учета движения трудовых книжек (КУДТК) и выдаче бумажного документа работнику.

Важно понимать: единого обязательного нормативного образца записи не существует; Порядок ведения КУДТК‚ утвержденный Приказом Минтруда России от № 320н‚ не содержит конкретной формулировки для этого случая. Однако на основе разъяснений Минтруда и сложившейся практики можно выделить корректные и безопасные варианты.

Правовая основа и суть процедуры

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) — это право работника‚ а не обязанность. Процедура состоит из двух ключевых шагов:

1. Письменное заявление работника о желании вести трудовую книжку в электронном виде.
2. Оформление записи в Книге учета движения трудовых книжек о выдаче ему на руки имеющейся бумажной трудовой книжки (при ее наличии) или о факте перехода на ЭТК.

После этого работодатель обязан:

• Выдать работнику на руки его бумажную трудовую книжку (если она была)‚ если в ней есть записи.
• С этого момента снимает с себя ответственность за хранение бумажного документа.
• Начинает формировать сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде в Сведении о трудовой деятельности (СТД).

Образец записи в Книге учета движения трудовых книжек

Как отмечается в источниках‚ например‚ в системе КонсультантПлюс‚ нормативно предписанной формулировки нет. Рекомендуется использовать четкие и информативные формулировки‚ которые однозначно фиксируют факт перехода и передачу документа.

Вариант 1 (Наиболее распространенный и рекомендуемый):

Запись № ____ от «___» ___________ 20__ г;

Работник [ФИО полностью] подал заявление о переходе на ведение электронной трудовой книжки. На основании заявления и в соответствии с частью 3 статьи 66.1 Трудового кодекса РФ бумажная трудовая книжка выдана работнику на руки. Сведения о трудовой деятельности работника подлежат внесению в электронную трудовую книжку.

Подпись ответственного лица: _______________ / [ФИО] /

Печать организации

Вариант 2 (Более краткий):

Запись № ____ от «___» ___________ 20__ г.

В связи с заявлением [ФИО] о переходе на электронную трудовую книжку бумажная трудовая книжка выдана работнику на руки; Хранение и ответственность за нее с работодателя снимается.

Подпись: _______________ / [ФИО] /

Печать

Ключевые элементы‚ которые должны быть в записи:

• Номер и дата записи.
• ФИО работника.
• Ссылка на заявление работника.
• Констатация факта выдачи бумажной книжки на руки (если она была).
• Указание на прекращение ответственности работодателя за бумажный документ.
• Подпись ответственного лица (обычно специалист отдела кадров).
• Печать организации.

Образец заявления работника о переходе на электронную трудовую книжку

Инициатива перехода должна исходить от самого работника. Для этого он составляет письменное заявление. Его образец может выглядеть следующим образом:

Руководителю [Название организации]
[ФИО руководителя]

От [ФИО работника]‚ паспорт серия ____ № ______‚ выдан ____________________‚
зарегистрированного по адресу: ________________________

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу вести сведения о моей трудовой деятельности в соответствии с Трудовым кодексом РФ в форме электронной трудовой книжки.

В случае наличия у меня бумажной трудовой книжки прошу выдать ее мне на руки.

«___» ___________ 20__ г.

_________________ / [ФИО] /

Порядок действий для отдела кадров (пошаговая инструкция)

1. Получить от работника письменное заявление по образцу выше. Заявление должно быть датировано и подписано.
2. Проверить наличие бумажной трудовой книжки у работника (если она была оформлена ранее).
3. Внести запись в Книгу учета движения трудовых книжек по одному из предложенных выше образцов. Запись должна быть сделана на основании полученного заявления.
4. Выдать работнику на руки его бумажную трудовую книжку (при ее наличии). При выдаче можно составить акт приема-передачи документа‚ но это не обязательно. Главное — факт выдачи‚ отраженный в записи КУДТК.
5. Направить сведения о трудовой деятельности работника (прием‚ увольнение‚ вводные данные и т.д.) в formaте СТД в соответствии с Порядком ведения ЭТК.
6. Уведомить работника о том‚ что сведения доступны для просмотра в его личном кабинете на портале «Трудовая Россия» (trudvsem.ru) или через другие утвержденные каналы.

Важные нюансы и частые вопросы

Что‚ если бумажная книжка утеряна или никогда не была оформлена?

Если у работника никогда не было бумажной книжки (например‚ он устроился после 2021 года и сразу получил ЭТК)‚ то в КУДТК делается запись о факте начала ведения ЭТК на основании его заявления. Формулировка может быть: «В связи с заявлением [ФИО] о переходе на электронную трудовую книжку сведения о трудовой деятельности работника подлежат внесению в электронную трудовую книжку. Бумажная трудовая книжка работнику не выдавалась.»

Кто несет ответственность за бумажную книжку после выдачи?

Полная ответственность за сохранность и достоверность данных в бумажной книжке после ее выдачи на руки переходит к работнику. Работодатель освобождается от этой обязанности. Поэтому фиксация факта выдачи в КУДТК — критически важный документ для защиты интересов компании.

Можно ли отказать работнику в переходе на ЭТК?

Нет. Отказ в таком переходе незаконен. Работодатель обязан выполнить требование сотрудника‚ если оно оформлено правильно (письменное заявление).

Нужно ли заверять запись в КУДТК подписью и печатью?

Да‚ обязательно. Запись должна быть подписана лицом‚ ответственным за ведение КУДТК (специалистом отдела кадров‚ начальником отдела кадров)‚ и скреплена печатью организации. Это подтверждает ее достоверность и легитимность.

Переход на электронные трудовые книжки — это новый этап в кадровом делопроизводстве. Правильное оформление записи в Книге учета движения трудовых книжек является завершающим и юридически значимым действием в этой процедуре. Используйте предложенные образцы формулировок‚ адаптируйте их под свою организацию‚ но всегда следите за тем‚ чтобы в записи были отражены три главных факта: заявление работника‚ факт выдачи бумажного документа (если был) и прекращение ответственности работодателя.

Это обеспечит защиту вашей компании от возможных претензий со стороны контролирующих органов (Государственная инспекция труда) и самого работника в будущем.

Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультироваться с юристом‚ специализирующимся на трудовом праве‚ и следить за актуальностью нормативных актов;