Внесение записей в трудовую книжку — это строго регламентированный процесс, требующий внимания к деталям и знания актуального законодательства. Одним из важных событий в карьере сотрудника является получение нового образования, что часто приводит к изменению квалификации или повышению в должности. В данной статье мы подробно разберем, как правильно внести запись об изменении образования, какие нормативные акты при этом действуют (в частности, пункт 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек) и предоставим актуальный образец заполнения.

Нормативная база: что нужно знать в 2026 году

Основным документом, регулирующим порядок заполнения трудовых книжек, является Порядок ведения и хранения трудовых книжек. Согласно пункту 25 данного Порядка, в трудовую книжку вносятся сведения не только о работе, но и об образовании, профессии, специальности и квалификации работника.

Важно помнить: запись вносится только на основании оригиналов документов об образовании (дипломов, свидетельств, удостоверений о повышении квалификации). Копии документов могут храниться в личном деле сотрудника, но для внесения записи кадровик обязан видеть оригинал.

Когда вносится запись об образовании?

• При приеме на работу, если сотрудник не имел ранее записей об образовании или получил новое образование до трудоустройства.
• В процессе работы, если сотрудник прошел обучение, получил новую специальность или повысил квалификацию, что требует отражения в трудовой книжке.
• При перемене фамилии, имени или отчества, если одновременно актуализируются данные об образовании (хотя это отдельные записи).

Пошаговая инструкция по внесению записи

Процесс внесения записи об изменении или дополнении сведений об образовании состоит из нескольких этапов. Ошибки здесь недопустимы, так как трудовая книжка является документом строгой отчетности.

1. Запрос документов. Сотрудник предоставляет оригинал документа об образовании (диплом бакалавра, магистра, сертификат о переподготовке и т.д.).
2. Проверка данных. Кадровик проверяет соответствие данных в дипломе паспортным данным сотрудника (ФИО, дата рождения).
3. Оформление записи. Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (в некоторых форматах книжек есть специальный раздел, но чаще используется общий порядок внесения изменений в раздел о работе или раздел об образовании, если он предусмотрен формой бланка); Примечание: В современных электронных и бумажных трудовых книжках РФ сведения об образовании часто вносятся в ьный лист или в специальный раздел, однако изменения, связанные с новой квалификацией, могут отражаться и в разделе о работе, если это влияет на должность.
4. Заверение. Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если она используется).

Важные нюансы заполнения

Согласно правилам делопроизводства, запись должна быть выполнена чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Использование сокращений не допускается. Даты пишутся арабскими цифрами.

Если сотрудник получил высшее образование взамен среднего профессионального, запись о новом образовании вносится как дополнение. Старая запись не зачеркивается и не удаляется.

Образец записи в трудовой книжке

Ниже приведен пример того, как может выглядеть запись о получении высшего образования сотрудником, который ранее имел только среднее профессиональное образование. Запись обычно вносится в раздел «Сведения о работе» или в соответствующий раздел об образовании, в зависимости от структуры конкретной трудовой книжки.

Частые ошибки при заполнении

• Использование сокращений: Нельзя писать «МГУ», нужно писать полностью «Московский государственный университет имени М.В. Ломоносова».
• Отсутствие основания: Обязательно указывать реквизиты документа (номер и дату диплома), на основании которого сделана запись.
• Запись карандашом: Категорически запрещено, такие записи считаются недействительными.
• Несоответствие даты: Дата внесения записи в трудовую книжку должна соответствовать дате фактического предоставления документа сотрудником, а не дате выдачи диплома.

Электронные трудовые книжки

В 2026 году большинство работодателей перешло на ведение электронных трудовых книжек (ЭТК). Внесение сведений об образовании в ЭТК происходит через систему Пенсионного фонда (СФР). Работодатель обязан передать сведения в электронном виде не позднее следующего рабочего дня после издания приказа или получения документа от сотрудника. Принцип остается тем же: только на основании оригиналов документов.

Правильное внесение записи об изменении образования — это гарантия защиты прав работника и соблюдение трудового законодательства работодателем. Следуя пункту 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек и используя только оригиналы документов, вы избежите проблем при проверках и обеспечите сотруднику корректный учет его профессионального пути. Помните, что каждая запись в трудовой книжке влияет на будущий пенсионный стаж и возможность занятия определенных должностей.

Будьте внимательны к деталям, используйте актуальные бланки и всегда проверяйте данные перед заверением записи печатью организации.