С 2024 года в России вступили в силу ключевые изменения в порядке ведения трудовых книжек‚ связанные с переходом на электронный формат и обновлением требований к бумажным бланкам․ Однако бумажные трудовые книжки до сих пор остаются актуальными для многих сотрудников‚ особенно тех‚ кто не выбрал электронный формат․ В этой статье вы найдете подробный образец заполнения новой трудовой книжки при приеме на работу в 2026 году‚ включая все обязательные реквизиты‚ правила оформления и типичные ошибки‚ которые следует избегать․

Общие положения: что изменилось в 2026 году?

Согласно Приказу Минтруда России № 320н от (в редакции 2026 года)‚ действуют следующие ключевые нормы:

• Новые бланки трудовых книжек могут изготавливать не только Гознак‚ но и другие организации‚ соответствующие требованиям ФСТЭК и Минтруда․ Список утвержденных производителей публикуется на официальном сайте Гознака․
• Старые трудовые книжки (до 2021 года) остаются действительными․ Работодатель не имеет права требовать их замены на новые․
• Электронные трудовые книжки (ЭТК) — это основной формат; С 2026 года большинство работодателей ведут все кадровые записи исключительно в электронном виде через портал Госуслуг и систему ПФР․
• Бумажная трудовая книжка используется только по выбору работника․ Если сотрудник не подал заявление о переходе на ЭТК‚ работодатель обязан вести запись в бумажной книжке в соответствии с требованиями Приказа № 320н․

Когда и как начинается заполнение новой трудовой книжки?

Новая трудовая книжка заводится работнику в первый день трудоустройства‚ если:

• он впервые устраивается на работу;
• его предыдущая трудовая книжка утеряна‚ повреждена или не соответствует требованиям;
• он не предоставил трудовую книжку (например‚ при переезде из-за рубежа)․

Важно! Работодатель обязан выдать новую трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с момента заключения трудового договора (ст․ 65 ТК РФ)․

Порядок заполнения новой трудовой книжки: пошаговый образец

Заполнение производится чернилами черного‚ синего или фиолетового цвета (не карандашом‚ не краской‚ не корректором)․ Все записи должны быть четкими‚ без помарок и исправлений․ При ошибке — делается запись об ошибке и вносится корректная․

Титульный лист (обложка)

Заполняется работодателем на основании документов‚ представленных работником (паспорт‚ СНИЛС‚ ИНН)․

Внимание! Графы «Дата выдачи» и «Кем выдана» на титульном листе не заполняются — они предназначены только для дубликатов или вкладышей․

Раздел «Сведения о работе» — запись о приеме на работу

Это основная запись‚ которая вносится в первый день работы․ Формат записи строго регламентирован․

Пример записи при приеме на работу впервые (бумажная трудовая книжка):

1. Графа 1 (№ по порядку): 1
2. Графа 2 (Дата):
3. Графа 3 (Сведения о приеме): Принят на работу в качестве инженера-программиста по основному месту работы․
4. Графа 4 (Основание): Приказ (распоряжение) работодателя № 12-п от

Образец полной записи в строке:

— Принят на работу в качестве инженера-программиста по основному месту работы․ Приказ (распоряжение) работодателя № 12-п от

Особенности для разных случаев

Прием на работу по срочному трудовому договору

Указывается срок действия договора:

— Принят на работу в качестве менеджера по продажам по срочному трудовому договору на срок 6 месяцев․ Приказ (распоряжение) работодателя № 25-п от

Прием на работу по совместительству

Указывается‚ что работа является внутренним или внешним совместительством:

— Принят на работу в качестве бухгалтера по совместительству (внутреннее)․ Приказ (распоряжение) работодателя № 33-п от

Важно! Слово «совместительство» обязательно‚ но не требуется указывать «внутреннее» или «внешнее» в графе 3 — достаточно в основании․

Прием на работу по переводу из другой организации

Если работник пришел из другой компании‚ запись оформляется как при приеме на работу‚ но с указанием основания — заявление работника о приеме на работу и трудовой договор:

— Принят на работу в качестве юриста по основному месту работы․ Приказ (распоряжение) работодателя № 41-п от

В этом случае не вносятся записи о предыдущем месте работы — они уже есть в его старой трудовой книжке․

Подпись‚ печать и ответственность

После внесения записи в трудовую книжку:

• Запись заверяется подписью ответственного за ведение трудовых книжек (кадровика или руководителя)․
• На титульном листе и на странице с записью ставится печать организации (если организация имеет печать)․
• В графе «Подпись работника» не ставится — работник не подписывает запись о приеме․ Он подписывает только при получении книжки на руки (в графе «Получил трудовую книжку» на обороте титульного листа)․

Пример подписи:

Ответственный за ведение трудовых книжек: ___________ /С․В․ Петрова/

Печать организации

Что делать‚ если работник уже имеет трудовую книжку?

Если работник предоставил трудовую книжку старого или нового образца — в нее вносятся записи в обычном порядке․ Новая книжка заводится только при отсутствии трудовой или при ее утрате․

Запрещено:

• Вносить записи в чужую трудовую книжку;
• Заводить две трудовые книжки на одного работника;
• Использовать корректор‚ белую краску или закрашивать ошибки․

Частые ошибки при заполнении

1. Нет номера приказа, обязательно указывать номер и дату приказа․
2. Нет названия должности — «работник» — недостаточно․ Должность должна точно соответствовать штатному расписанию․
3. Использование сокращений, «инж․» вместо «инженер»‚ «бух․» вместо «бухгалтер» — не допускается․
4. Отсутствие печати — если организация имеет печать‚ она обязательна․
5. Запись карандашом — все записи должны быть выполнены только чернилами․

Электронная трудовая книжка: что нужно знать?

С 2026 года большинство работодателей ведут трудовые книжки в электронном виде․ Если работник выбрал ЭТК:

• Бумажная книжка не заполняется․
• Все записи (прием‚ перевод‚ увольнение) вносятся в Единую информационную систему ПФР․
• Работник может получить выписку из ЭТК через портал Госуслуг или в офисе ПФР․

Важно! Работодатель обязан запросить у нового сотрудника заявление о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная) при оформлении на работу․ Без этого заявления — по умолчанию считается‚ что работник выбрал бумажную․

Чтобы избежать штрафов и проблем с ПФР‚ помните:

• Всегда уточняйте у работника‚ какую трудовую книжку он предпочитает — бумажную или электронную․
• Заполняйте только чернилами‚ без помарок и исправлений․
• Всегда указывайте номер и дату приказа — это основание для записи․
• Не заводите новую книжку‚ если работник предоставил действующую․
• Сохраняйте копии приказов и журналы учета трудовых книжек минимум 5 лет․

Скачать образец заполнения новой трудовой книжки в формате PDF можно на официальном сайте Минтруда России или в системе КонсультантПлюс․

Помните: правильное заполнение трудовой книжки — это не только формальность‚ но и защита прав работника на будущие пенсионные начисления‚ компенсации и социальные гарантии․

© 2026․ Информация актуальна на 21 мая 2026 года․ Рекомендуется проверять обновления на сайте Минтруда РФ и ПФР․