В данной статье подробно рассматривается образец заполнения раздела «Сведения о работе» в трудовой книжке при приеме на работу основного сотрудника. Мы опираемся на актуальные нормативные документы (Приказ Минтруда России № 320н от ) и практические рекомендации консультантов‑практиков (Кадровик‑практик, 2025).
Нормативно‑правовая база
- Приказ Минтруда России № 320н от «О порядке ведения и хранения трудовых книжек».
- Постановление Госкомстата России от № 1 – унифицированная форма Т‑5.
- КонсультантПлюс: статьи «Выведение работника из отдела», «Как правильно заполнить раздел Сведения о работе».
Все записи в трудовой книжке делаются в соответствии с требованиями указанных нормативных актов.
Структура раздела «Сведения о работе»
В разделе Сведения о работе фиксируются:
- Организация‑работодатель (наименование, ИНН, адрес).
- Дата и номер приказа/приказа о приеме.
- Дата начала работы.
- Должность/профессия, разряд/квалификация.
- Сведения о смене условий труда (перевод, повышение, увольнение и т.д.).
Каждая запись нужен уникальный порядковый номер, дату выдачи трудовой книжки и подпись работника.
Образец заполнения записи о приеме на работу
Ниже приведен полностью готовый пример записи, который можно использовать в 2026 году.
| Графа | Содержание |
|---|---|
| Графа 1 | 1 |
| Графа 2 | |
| Графа 3 | ООО «Пример» (ИНН 1234567890) |
| Графа 4 | Директор: Иванов И.И. |
| Графа 5 | Сотрудник: Петров П.П. |
| Графа 6 | Должность: Менеджер по продажам |
| Графа 7 | Разряд/квалификация: 2‑й разряд |
| Графа 8 | Дата начала работы: |
| Графа 9 | Основное место работы: г. Москва, ул. Примерная, д. 10 |
| Графа 10 | Подпись работника |
| Графа 11 | Подпись руководителя |
Примечание. В графе 1 указывается очередной номер записи, в графе 2 – дата выдачи трудовой книжки, в графе 3 – сведения о работодателе, в графе 4 – руководитель, в графе 5 – ФИО сотрудника, в графе 6 – должность, в графе 7 – разряд/квалификация, в графе 8 – дата начала работы, в графе 9 – место работы, в графах 10‑11 – подписи.
Как оформить запись о переходе на основную работу
Если сотрудник уже работает в организации по совместительству и теперь переводится на основную должность, в трудовую книжку вносят отдельную запись.
- В графе 1 – новый порядковый номер записи.
- В графе 2 – дата перевода.
- В графе 3 – уточнение «перевод с должности … на должность …».
- В графе 4 – укажите основное место работы.
- В графе 5‑7 – заполняются новые сведения о должности, разряде и дате начала работы.
Пример:
Графа 1: 12 Графа 2: Графа 3: Перевод с должности «Старший аналитик» на должность «Менеджер по продажам» Графа 4: Основное место работы – г. Москва, ул. Примерная, д. 10 Графа 5: Менеджер по продажам Графа 6: 2‑й разряд Графа 7: Графа 8: (не заполняется) Графа 9: (не заполняется) Графа 10: Подпись работника Графа 11: Подпись руководителя
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие порядкового номера. Каждый новый факт должен иметь уникальный номер.
- Неправильная дата выдачи. Дата в графе 2 должна соответствовать дате подписи трудовой книжки.
- Недостаточное уточнение места работы. Указывайте полный адрес организации и подразделения.
- Отсутствие подписи работника. Без подписи запись считается недействительной.
Для контроля используйте чек‑лист:
- ✔ Порядковый номер указан.
- ✔ Дата выдачи совпадает с датой подписи.
- ✔ Все реквизиты организации указаны полностью.
- ✔ Подписи обеих сторон присутствуют.
Примеры записей в разных ситуациях
6.1 Приём на работу по срочному договору
Запись в графе 6 указывается как «Срочный договор № 123 от ».
6.2 Увольнение по собственному желанию
В графе 1 указывается номер записи «35», в графе 2 – дата увольнения, в графе 3 – «Увольнение по собственному желанию», в графе 4 – дата последнего рабочего дня.
6.3 Перевод в другой отдел
В графе 3 пишем «Перевод с должности «Менеджер» на должность «Аналитик» в отдел продаж».
6;4 Смена фамилии
В графе 3 указываем «Смена фамилии с «Иванова» на «Петрова»», дата изменения – .
Правильное заполнение раздела «Сведения о работе» в трудовой книжке – гарантия того, что все кадровые перемещения будут задокументированы в соответствии с законом. Используя приведённый образец записи и следуя рекомендациям выше, вы сможете:
- Своевременно фиксировать приём, перевод, повышение и увольнение.
- Избежать ошибок, которые могут привести к спорам при проверке трудовой инспекции.
- Обеспечить юридическую защищённость как работодателя, так и сотрудника.
Для удобства работы рекомендуется скачать готовый шаблон трудовой книжки и заполнять его в электронном виде, а затем распечатать для подписи.
Автор статьи: кадровый консультант, 2026 год.