Трудовая книжка – один из самых важных документов, подтверждающих трудовой стаж работника. При увольнении работника необходимо внести в неё запись, которая будет точным отражением основания и даты прекращения трудовых отношений. В этой статье рассматривается образец заполнения трудовой книжки при увольнении по разным основаниям (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по соглашению сторон) и даются рекомендации по правильному оформлению.

Что такое запись об увольнении?

Запись об увольнении – это официальная запись в трудовой книжке, которая фиксирует факт прекращения трудовых отношений. Согласно статье 77 Трудового кодекса РФ и статье 80 ТК РФ, увольнение по инициативе работника и увольнение по собственному желанию считаются одним и тем же событием. В записи указываются:

• Дата и порядковый номер приказа об увольнении;
• Основание увольнения (согласно статье ТК РФ);
• Краткое описание основания (если требуется);
• Подпись сотрудника, внесшего запись, и печать (если применимо).

Общие правила заполнения

1. Порядок записи – в графе 1 указывается порядковый номер записи, в графе 2 – дата, в графе 3 – вид кадрового события (УВОЛЬНЕНИЕ), в графе 4 – основание, в графе 5 – дата основания, в графе 6 – номер и дата приказа.
2. Формулировка основания должна полностью совпадать с формулировкой в приказе. Например: «Увольнение по собственному желанию» или «Увольнение по соглашению сторон».
3. Печать и подпись – если компания использует печать, запись должна быть заверена печатью; В случае отсутствия печати достаточно подписи сотрудника, который внес запись (п. 36 Порядка 320н).
4. Сроки внесения – запись должна быть внесена в течение 10 календарных дней с момента увольнения.

Образец записи об увольнении по собственному желанию

Ниже приведён пример заполнения страницы трудовой книжки при увольнении по собственному желанию. Он соответствует требованиям нового формата, принятого приказом Минтруда 320н от .

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 1. Порядковый № записи: 12 │
│ 2. Дата: │
│ 3. Кадровое событие: УВОЛЬНЕНИЕ │
│ 4. Основание: Увольнение по собственному желанию │
│ 5. Дата основания: │
│ 6. Номер и дата приказа: № 12345 от │
│ 7. Подпись сотрудника, внесшего запись: _______________________________ │
│ 8. Печать (если есть): _______________________________ │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Пояснения к полям

• Порядковый № записи – уникальный номер, присваиваемый каждой записи в книжке.
• Дата – дата фактического увольнения.
• Кадровое событие – всегда «УВОЛЬНЕНИЕ».
• Основание – точная формулировка из приказа.
• Дата основания – совпадает с датой увольнения.
• Номер и дата приказа – реквизиты приказа об увольнении.

Образец записи об увольнении по соглашению сторон

При увольнении по соглашению сторон формулировка основания меняется на «Увольнение по соглашению сторон».

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 1. Порядковый № записи: 13 │
│ 2. Дата: │
│ 3. Кадровое событие: УВОЛЬНЕНИЕ │
│ 4. Основание: Увольнение по соглашению сторон │
│ 5. Дата основания: │
│ 6. Номер и дата приказа: № 12346 от │
│ 7. Подпись сотрудника, внесшего запись: _______________________________ │
│ 8. Печать (если есть): _______________________________ │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Образец записи об увольнении по инициативе работодателя

В случае увольнения по инициативе работодателя основание будет «Увольнение по инициативе работодателя».

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 1. Порядковый № записи: 14 │
│ 2. Дата: │
│ 3. Кадровое событие: УВОЛЬНЕНИЕ │
│ 4. Основание: Увольнение по инициативе работодателя │
│ 5. Дата основания: │
│ 6. Номер и дата приказа: № 12347 от │
│ 7. Подпись сотрудника, внесшего запись: _______________________________ │
│ 8. Печать (если есть): _______________________________ │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Как оформить запись в электронной трудовой книжке

С 1 сентября 2025 года в электронную трудовую книжку записи вносятся через портал Госуслуги, СФР или МФЦ. Для этого необходимо:

1. Подготовить электронный документ (форма ЕФС‑1) с реквизитами приказа;
2. Отправить форму в выбранный сервис;
3. Получить подтверждение о внесении записи.

При этом в бумажной трудовой книжке запись о переводе в электронную форму не вносится, но в случае запроса сотрудника можно предоставить копию электронного отчета.

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильная формулировка основания – всегда сверяйтесь с текстом приказа.
• Отсутствие даты основания – дата основания должна совпадать с датой увольнения.
• Неправильный порядковый номер – номер должен быть уникальным и последовательным.
• Отсутствие печати (если компания использует печати) – это может вызвать вопросы при проверке.
• Сроки внесения – не более 10 календарных дней.

Где скачать готовые образцы?

Готовые образцы записей можно скачать:

• На официальном сайте Минтруда (п. 320н);
• В облачных сервисах бухгалтерии (Контур.Бухгалтерия, 1С:Бухгалтерия);
• На порталах госуслуг и МФЦ.

Запись об увольнении в трудовой книжке – это юридически значимый документ, который подтверждает факт и основания прекращения трудовых отношений. Правильное оформление записи обеспечивает защиту прав работника и работодателя, а также упрощает последующие процедуры (выдача справок, расчёт трудового стажа и т.д.). Следуйте приведённым образцам и рекомендациям, и вы избежите ошибок, которые могут привести к конфликтам и задержкам в оформлении.

Если у вас возникли вопросы по конкретному случаю увольнения, обратитесь к специалисту по кадрам или юристу, занимающемуся трудовым правом.