С 1 января 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭТК). По состоянию на 2026 год этот процесс уже завершён для большинства работников, и теперь каждый сотрудник имеет право выбрать, каким образом ему вести трудовую деятельность: в электронном виде или сохранить бумажную книжку. В этой статье вы найдёте подробный образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку, инструкцию по его заполнению, а также ответы на ключевые вопросы, связанные с ЭТК.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся сведения о трудовой деятельности сотрудника: места работы, должности, причины увольнения, награды и другие данные. Все записи ведутся работодателем в электронном виде и передаются в Пенсионный фонд России (ПФР) через систему электронного документооборота.
Преимущества ЭТК:
- Доступ к информации в любое время через личный кабинет на Госуслугах или в личном кабинете ПФР;
- Невозможность потери, порчи или подделки документа;
- Автоматическое формирование выписок при трудоустройстве;
- Снижение административной нагрузки на бухгалтерию и кадровые службы.
Обязательно ли переходить на ЭТК?
Нет, переход на электронную трудовую книжку, добровольный. Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, работник имеет право:
- Выбрать ведение трудовой книжки только в электронном виде;
- Сохранить бумажную трудовую книжку;
- Перейти с бумажной на электронную (и обратно, в ограниченных случаях).
Если работник не подаст заявление, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в бумажном виде — это его законное право.
Важно! Единого официального бланка заявления не утверждено законом. Однако существует типовая форма, которая принята на практике и рекомендована Минтрудом и ПФР. Ниже приведён корректный образец заявления, соответствующий требованиям ТК РФ и актуальный на 2026 год.
Заявление о переходе на ведение трудовой книжки в электронной форме
В [название организации]
[должность руководителя, Ф.И.О. руководителя]
От [Ф.И.О. сотрудника полностью]
[дата рождения]
[паспорт: серия, номер, кем и когда выдан]
[адрес регистрации]
[контактный телефон]
[электронная почта]
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу вести мою трудовую книжку в электронной форме в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
Прошу внести сведения о моей трудовой деятельности, начиная с [дата первого трудоустройства, если известна], в электронную трудовую книжку, хранящуюся в Пенсионном фонде Российской Федерации.
Также прошу внести запись в мою бумажную трудовую книжку о переходе на электронное ведение (если у меня есть бумажная книжка).
(Подпись сотрудника)
Ключевые моменты при заполнении заявления:
- ФИО, паспортные данные и контактная информация — указываются полностью и точно, как в паспорте.
- Ссылка на статью 66.1 ТК РФ — обязательна, это юридическая основа вашего заявления.
- Указание даты начала трудовой деятельности — помогает ПФР корректно сформировать историю трудового стажа.
- Запрос на внесение записи в бумажную книжку — если вы её сохранили, обязательно укажите эту просьбу, чтобы кадровик сделал соответствующую запись (см. ниже).
Что делать после подачи заявления?
После получения заявления работодатель обязан:
- Зарегистрировать заявление в журнале учёта входящих документов (присвоить номер и дату).
- Внести запись в бумажную трудовую книжку (если она есть):
Образец записи в бумажной трудовой книжке при переходе на ЭТК:
Запись № [номер] от [дата], «Сведения о трудовой деятельности работника ведутся в электронной форме в соответствии с заявлением работника от [дата заявления] № [номер заявления].»Запись делается в разделе «Сведения о работе» — в последнюю строку, после последней записи о трудоустройстве. Подпись работодателя и печать (если есть) обязательны.
Затем работодатель передаёт сведения о сотруднике в ПФР через систему ЭДО (электронный документооборот) в течение 1 рабочего дня с даты подачи заявления.
Где посмотреть электронную трудовую книжку?
Доступ к ЭТК можно получить тремя способами:
- Через личный кабинет на портале Госуслуг — самый удобный способ. После авторизации перейдите в раздел «Пенсия, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка».
- Через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ — https://es.pfrf.ru
- Через МФЦ — можно получить распечатанную выписку из ЭТК (бесплатно).
Выписка из ЭТК — это официальный документ, который можно предоставить при трудоустройстве. Она формируется в PDF-формате с электронной подписью ПФР и имеет юридическую силу.
Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке?
Да, можно. Согласно законодательству, работник в любой момент может подать новое заявление о ведении трудовой книжки в бумажной форме. При этом:
- Работодатель обязан выдать бумажную книжку с полной историей трудовой деятельности (включая все записи, сделанные в ЭТК);
- После выдачи бумажной книжки дальнейшее ведение ЭТК прекращается.
Однако повторный переход на ЭТК возможен только после нового заявления.
Что делать, если у вас нет бумажной трудовой книжки?
Если вы никогда не получали бумажную трудовую книжку (например, начали работать после 2020 года), то:
- Ваша трудовая история автоматически формируется в ЭТК с момента первого трудоустройства;
- Заявление подаётся в том же формате — просто без просьбы о внесении записи в бумажную книжку;
- Все сведения о вашей трудовой деятельности будут храниться исключительно в электронном виде.
Советы экспертов (2026 год)
- Подавайте заявление заранее — если вы планируете увольняться или устраиваться на новую работу, лучше оформить ЭТК до этого, чтобы не возникло задержек с предоставлением сведений.
- Сохраняйте копию заявления — распечатайте подписанное заявление и оставьте себе копию с отметкой работодателя о приёме.
- Проверяйте ЭТК раз в 3–6 месяцев — убедитесь, что все записи внесены корректно. При обнаружении ошибок — сразу обращайтесь к работодателю.
- Не забывайте о выписке, при увольнении работодатель обязан выдать вам выписку из ЭТК (в электронном или бумажном виде) в день увольнения.
- Не путайте ЭТК с трудовым договором — ЭТК — это только документ о трудовом стаже, а не о правах и обязанностях.
Электронная трудовая книжка — это современный, безопасный и удобный способ фиксации трудового стажа. Подача заявления на переход на ЭТК — простая процедура, не требующая сложных юридических знаний. Главное — правильно оформить заявление, соблюсти сроки и не забыть проверить данные в личном кабинете ПФР.
Если вы ещё не перешли на ЭТК, не откладывайте. Это не просто формальность, а инвестиция в вашу будущую пенсию и карьеру. В 2026 году цифровые документы — норма, а не исключение.
Скачать образец заявления в формате DOCX можно на официальных сайтах: ПФР, Госуслуги или в разделе «Документы» на сайте вашей компании.
Помните: ваш трудовой стаж — ваше будущее. Храните его надёжно — в электронном виде.