Дата актуализации:  г.

Содержание

1. Что такое заявление на ведение трудовой книжки?
2. Правовая база
3. Виды заявлений (бумажный и электронный формат)
4. Образец заявления (текстовый шаблон)
5. Как правильно заполнить заявление
6. Куда и как подавать заявление
7. Часто задаваемые вопросы

Что такое заявление на ведение трудовой книжки?

Заявление – это письменное волеизъявление работника, в котором он указывает предпочтительный способ ведения своей трудовой книжки (бумажный, электронный или оба формата одновременно). На основании такого заявления работодатель вносит соответствующую запись в трудовую книжку и, при необходимости, в систему электронных трудовых книжек (ЭТК).

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения трудовой книжки:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – определяет право работника выбирать способ ведения трудовой книжки.
• Постановление Правительства РФ от № 1234 «Об организации электронных трудовых книжек».
• Приказ Минтруда России от № 56н «Об утверждении формы заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде».

Виды заявлений

Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде

Работник просит вести его трудовую книжку исключительно в электронном формате (в системе «ЭТК») или одновременно в бумажном и электронном виде.

Заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки

Если работник предпочитает традиционный бумажный вариант, он подаёт заявление о сохранении бумажной формы. Работодатель может вести книжку и в бумажном, и в электронном виде, но обязан предоставить работнику бумажный документ по его требованию.

Комбинированное заявление

В некоторых организациях допускается указать два предпочтения (например, «вести в электронном виде, но выдать бумажную копию при увольнении»).

Образец заявления (текстовый шаблон)

Ниже представлен универсальный образец, который можно адаптировать под любой из перечисленных вариантов. Скачать готовый документ можно по ссылке (пример):

• Скачать образец заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде (DOCX)
• Скачать образец заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (DOCX)

Пример заявления о ведении в электронном виде

Заявление
о ведении трудовой книжки в электронном виде

Город ____________ «___» ___________ 2026 г.

Я, ____________ (Ф.И.О. полностью), 
дата рождения ____________, 
паспорт: серия ___ № __________, выдан ____________, 
трудовой договор № ____________, 
должность ____________, 
подразделение ____________,

прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде (ЭТК) в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ и приказом Минтруда России от № 56н.

Если в дальнейшем потребуется бумажный вариант, прошу выдать его по моему письменному запросу.

Приложения:
Копия паспорта.
Трудовой договор (при необходимости);

Подпись ____________ / ____________

Пример заявления о продолжении ведения в бумажном виде

Заявление
о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде

Город ____________ «___» ___________ 2026 г.
Я, ____________ (Ф.И.О. полностью), 
дата рождения ____________, 
паспорт: серия ___ № __________, выдан ____________, 
трудовой договор № ____________, 
должность ____________, 
подразделение ____________,

прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажном виде в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ.

При этом согласен(на) на одновременное ведение электронной копии в системе «ЭТК», если это предусмотрено внутренними регламентами организации.

Приложения:
Копия паспорта.
Трудовой договор (при необходимости).

Подпись ____________ / ____________

Как правильно заполнить заявление

• Шаг 1. Убедитесь, что у вас под рукой есть все необходимые документы: паспорт, трудовой договор, справка о доходах (если требуется).
• Шаг 2. В шапке укажите город и дату составления заявления.
• Шаг 3. Заполните персональные данные полностью: Ф.И.О., дату рождения, серию и номер паспорта, дату и место выдачи.
• Шаг 4. Укажите номер трудового договора и текущую должность – это поможет отделу кадров быстро найти вашу карточку сотрудника.
• Шаг 5. Чётко сформулируйте просьбу («прошу вести трудовую книжку в электронном виде», «прошу продолжить ведение в бумажном виде»).
• Шаг 6. При необходимости добавьте пункт о желании получить бумажную копию в будущем.
• Шаг 7. Приложите копию паспорта и, если требуется, копию трудового договора.
• Шаг 8. Подпишите заявление. Подпись должна совпадать с подписью в трудовой книжке.

Полезные рекомендации

• Используйте чёрный шрифт и чёткую печать (если заполняете от руки – печатными буквами).
• Не оставляйте пустых полей – если информация не требуется, укажите «—».
• Сохраняйте копию заявления для собственного архива.

Куда и как подавать заявление

После подачи заявления работодатель обязан:

1. Внести запись в электронную систему (ЭТК) или в бумажную трудовую книжку.
2. Выдать подтверждающий документ (справку о внесении записи) по запросу работника.
3. Сохранить копию заявления в личном деле сотрудника.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли одновременно вести трудовую книжку в бумажном и электронном виде?

Да. Трудовой кодекс РФ не запрещает двойное ведение. Работодатель может вести запись в ЭТК и одновременно сохранять бумажный оригинал, если работник этого желает.

Какие преимущества у электронного формата?

• Удобный доступ к данным через портал «Госуслуги».
• Отсутствие риска потери бумажного документа.
• Автоматическое обновление записей при изменении условий труда.

Что делать, если работодатель отказался вести электронную книжку?

Согласно ст. 66 ТК РФ, отказ без законных оснований считается нарушением прав работника; В таком случае можно обратиться в Трудовую инспекцию или в суд.

Нужно ли подписывать заявление у нотариуса?

Нет, нотариальная заверка не требуется. Достаточно подписи работника, как в обычных заявлениях в отдел кадров.

Как получить копию уже введённой записи в ЭТК?

Отправьте запрос в отдел кадров (по электронной почте или через портал). Работодатель обязан предоставить выписку в течение 5 дней.

Заявление о ведении трудовой книжки – простой, но важный документ, позволяющий работнику самостоятельно выбирать удобный способ учёта своей трудовой истории. Правильное оформление заявления ускорит процесс перехода к желаемому формату и избавит от лишних вопросов со стороны работодателя.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь в отдел кадров вашей организации или в Госуслуги для получения официальных разъяснений.