Трудовая книжка – основной документ‚ в котором фиксируются все важные кадровые события работника: приемы и увольнения‚ повышение квалификации‚ награды‚ а также сведения об образовании. Правильное оформление записей об образовании позволяет избежать проблем при трудоустройстве‚ повышении и выходе на пенсию.

Нормативно‑правовая база

• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об трудовых книжках».
• Инструкция по заполнению трудовых книжек от № 69 (утверждена приказом Минтруда РФ).
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66‚ 67‚ 68).
• Справочники по кадровому делопроизводству (КонсультантПлюс‚ Гарант).

Все сведения вносятся на основании оригиналов (или заверенных копий) документов об образовании: аттестата‚ диплома‚ сертификата о повышении квалификации и т.п.

Какие уровни образования фиксируются

Если у работника несколько образований разных уровней‚ в трудовую книжку вносится запись только о том уровне‚ который был получен последним (при первом трудоустройстве). При последующем повышении уровня – делается новая запись.

Порядок внесения записи об образовании

1. Подготовка документов. Требуется оригинал (или заверенная копия) диплома/аттестата‚ а также приказ работодателя о приеме на работу (если запись делается при первом трудоустройстве).
2. Определение места записи. Сведения об образовании вносятся в ьный лист трудовой книжки (строка «Образование»). При необходимости – в раздел «Сведения о работе» (если образование получено во время работы).
3. Заполнение полей. По образцу из Инструкции (п. 5.2) указываются:
   • Дата выдачи документа (дд.мм.гггг);
   • Номер документа (серия и номер);
   • Наименование учебного заведения (полное официальное);
   • Специальность/профиль подготовки;
   • Уровень образования (сокращенно‚ например‚ «Бак.»‚ «ССП»‚ «Маг.»‚ «Докт.»);
   • Код записи (см. таблицу выше).
4. Подпись и печать. Запись подписывается руководителем (или уполномоченным лицом) и ставится печать организации.
5. Контроль. Работник проверяет соответствие записи данным в документе об образовании и подписывает страницу «Согласен».

Образцы записей

Запись в ьном листе (первое образование)

Дата выдачи: 
Номер документа: 45 123456
Наименование учебного заведения: Московский государственный технический университет им. Н.Э. Баумана
Специальность: Автоматизация технологических процессов и производств
Уровень образования: Бак.
Код записи: 4

Запись при повышении уровня (внутри книги‚ раздел «Сведения о работе»)

№ приказа: 112/2025
Код записи: 6
Образование: Магистр‚ специальность – «Энергетические системы»‚ диплом № 78 987654‚ выдан ‚ МГТУ им. Н.Э. Баумана.

Исправление ошибки (зачеркнутый вариант + подпись)

Если в записи допущена ошибка (например‚ неверный номер диплома)‚ следует:

• Зачеркнуть ошибочный элемент одной линией;
• Подписать исправление (рука работника и руководителя);
• Указать дату исправления.

Дата выдачи: 
№ документа: 45 123456 (зачеркнут)
№ документа: 45 123457 (подпись работника‚ подпись руководителя)

Как исправить уже внесённую запись

1. Собрать оригиналы/копии документов‚ подтверждающих правильные данные.
2. Составить акт исправления (форма № Т‑2)‚ где указываются:
   • Что исправляется;
   • Какие данные заменяются;
   • Подписи работника и работодателя;
   • Дата исправления.
3. Внести исправления в трудовую книжку согласно пункту 4.3 (зачеркнуть‚ написать правильные данные‚ подписать).
4. Сохранить копию акта в личном деле сотрудника.

Часто встречающиеся ошибки

• Несоответствие даты выдачи диплома и даты записи; Дата в книжке должна совпадать с датой в документе.
• Отсутствие кода записи. Код обязателен – без него запись считается неполной.
• Указание неофициального названия учебного заведения. Нужно писать полное официальное название‚ как в дипломе.
• Запись нескольких уровней одновременно. Вносятся отдельными строками‚ только при реальном повышении уровня.
• Отсутствие подписи работника. Работник обязан подтвердить правильность записи своей подписью.

Вопросы и ответы (FAQ)

Нужно ли вносить запись о среднем образовании‚ если у сотрудника уже есть высшее?

Нет. При первом трудоустройстве в ьный лист вносится только последний полученный уровень образования. Предыдущие уровни фиксируются только в случае их повышения в течение работы.

Как оформить запись‚ если диплом получен после начала работы?

Запись делается в разделе «Сведения о работе» отдельной строкой‚ указывая дату получения диплома и номер приказа‚ подтверждающего повышение квалификации.

Можно ли использовать электронный вариант трудовой книжки?

Да‚ с 2022 года в РФ действует электронная трудовая книжка (ЭТК). Оформление записей об образовании в ней происходит в той же последовательности‚ но вводятся через специализированный портал «Госуслуги» с подтверждением электронными копиями дипломов.

Что делать‚ если работник потерял диплом‚ а запись уже внесена?

Необходимо оформить справку из учебного заведения о выдаче дубликата‚ затем по актуальному документу (дубликату) произвести исправление записи‚ если в оригинальном документе были ошибки.

Трудовая книжка – документ‚ который сопровождает работника всю жизнь. Правильное и своевременное внесение записей об образовании гарантирует:

• Корректный расчёт пенсии;
• Учет квалификации при переводах и повышениях;
• Отсутствие проблем при проверках инспекций.

Следуйте нормативным рекомендациям‚ используйте приведённые образцы и проверяйте каждую запись совместно с работником. При возникновении сомнений – обращайтесь к официальным инструкциям (Инструкция по заполнению трудовых книжек от № 69) или к юридическим справочникам КонсультантПлюс.

Дата публикации:  г.