Оформление на работу, ответственный процесс как для сотрудника, так и для работодателя. Одним из ключевых вопросов при заключении трудового договора остается предоставление трудовой книжки. Действительно ли она обязательна при приеме на работу в 2026 году? Как сочетаются привычные бумажные бланки с новыми электронными форматами? В этой статье мы подробно разберем все нюансы действующего законодательства.

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66 и 66.1 ТК РФ), при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности. Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работающего гражданина.

Однако из этого строгого правила есть четкие исключения, о которых необходимо помнить каждому кадровику и руководителю.

Исключения из правил: когда книжка не требуется

Работодатель не имеет права требовать трудовую книжку в двух случаях:

• Работник поступает на работу по совместительству. В этом случае предоставляется лишь справка с основного места работы или выписка из электронной базы.
• Трудовой договор заключается впервые. Если человек ранее нигде не работал официально, у него физически не может быть этого документа.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): главное нововведение

С 1 января 2020 года в России введен новый формат — электронная трудовая книжка (ЭТК). Это цифровой аналог бумажного документа, сведения о котором хранятся в электронной базе Социального фонда России (СФР). Наличие ЭТК значительно снижает риски повреждения, утери или фальсификации документа.

Переход на электронный формат стал поэтапным, и ключевую роль здесь играет дата первого трудоустройства сотрудника:

1. Если сотрудник впервые устраивается на работу после года (включая тех, кто устраивается в 2025, 2026 и последующих годах), бумажная трудовая книжка на него не оформляется вообще. Основание: п. 8 ст. 2 Федерального закона от № 439-ФЗ. Все сведения ведутся исключительно в электронном формате.
2. Для лиц, впервые поступивших на работу в период с 2020 по 2021 год, также действуют правила электронного оформления, бумажный документ им уже не заводится.
3. Если у работника уже есть стаж и он ранее работал по трудовому договору, он имел право выбрать способ ведения своей трудовой книжки: оставить бумажную, перейти на электронную или вести обе одновременно.

Что делать работодателю, если у работника нет бумажной книжки?

Если к вам устраивается кандидат, который работает впервые (в 2026 году), алгоритм действий следующий:

• Заводить бумажный бланк не нужно.
• Работодатель обязан подавать на такого сотрудника Сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1 в Социальный фонд России (СФР).
• Таким образом, трудовая книжка открывается и ведется исключительно в электронной форме.

Правила ведения бумажной трудовой книжки

Если работник сохранил право на бумажную трудовую книжку (или выбрал одновременное ведение двух форм), работодатель обязан соблюдать строгие правила:

• Записи вносятся в хронологическом порядке не позднее 5 дней со дня издания приказа, который является основанием для их внесения (п. 9 Порядка № 320н).
• Если у работника уже есть книжка, в неё просто вносится запись о приеме на работу.
• Если работник теряет книжку, работодатель оформляет дубликат. При этом заполняется ьный лист, содержащий сведения о работнике.
• Если в бумажной книжке заканчиваются свободные страницы, выдается вкладыш, ьный лист которого также подлежит обязательному заполнению.

Подача сведений в СФР: обязанность всех работодателей

Независимо от того, в каком формате ведется трудовая книжка сотрудника (бумажном, электронном или обоих), работодатель обязан отчитываться перед государством.

На всех лиц, работающих по трудовым договорам, в СФР подаются Сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1). Это касается как российских граждан, так и иностранцев, а также дистанционных работников. Нарушение сроков подачи этих сведений или отказ от их предоставления влечет за собой серьезные штрафы для работодателя.

Чек-лист для работодателей при приеме на работу в 2026 году

Чтобы избежать ошибок и штрафов, при приеме нового сотрудника соблюдайте следующий алгоритм:

1. Запросите у соискателя трудовую книжку (бумажную) или выписку из электронной базы СФР.
2. Уточните, устраивается ли человек на работу впервые. Если да, уточните дату первого трудоустройства.
3. Если сотрудник устраивается впервые после , не оформляйте бумажную книжку. Сразу планируйте подачу отчета ЕФС-1.
4. Если работник предоставил бумажную книжку, внесите в нее запись о приеме на работу не позднее 5 рабочих дней после издания приказа.
5. Подайте сведения о трудовой деятельности (ЕФС-1) в СФР в установленные законом сроки.

Утверждение о том, что при приеме на работу обязательна трудовая книжка, остается верным, но требует современного прочтения. Сегодня под «трудовой книжкой» понимается не только привычный бумажный бланк, но и электронные сведения о трудовой деятельности в базе СФР. Главное — правильно определить статус работника: впервые ли он устраивается на работу. Именно от этого зависит, нужно ли вам заводить бумажный документ или достаточно будет лишь электронного учета.