Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный формат по-прежнему остается актуальным и требует строгого соблюдения правил ведения. В 2026 году работодатели обязаны продолжать вести бумажные трудовые книжки для тех сотрудников, которые не отказались от них. В этой статье мы подробно разберем, как правильно вносить записи в раздел «Сведения о работе», как оформить переход на ЭТК и какие нюансы учитывать при приеме новых сотрудников.
Если сотрудник не написал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки и в самом документе нет закрывающей записи о переходе на электронный формат, работодатель обязан принять её, поставить запись о приеме на работу, вести по прежним правилам и хранить в организации.
Как заполнить раздел «Сведения о работе»
Раздел «Сведения о работе» является самым объемным и важным. Записи в нем могут вноситься как в хронологическом порядке, так и блоками (например, при массовом оформлении). При внесении данных необходимо корректно заполнять каждую из четырех граф:
- Графа 1: указывается порядковый номер записи.
- Графа 2: проставляется дата события (число, месяц, год).
- Графа 3: вносится сама суть записи (сведения о приеме, переводе, увольнении, переименовании и т.д.).
- Графа 4: указывается документ, на основании которого внесена запись (наименование, дата и номер приказа, решения и т.д.).
Запись о приеме на работу
При приеме на работу в графе 3 раздела «Сведения о работе» сначала в виде заголовка указывается полное наименование работодателя (а также сокращенное, при его наличии). Под этим заголовком вносится запись о том, на какую должность принят работник.
Если заключается срочный трудовой договор, запись в трудовую вносится точно так же, как и при заключении обычного бессрочного договора — без указания того, что специалист будет трудиться в компании ограниченный период времени.
Если сотрудник выполняет работы вахтовым методом, об этом обязательно делается отметка в графе 3. Например: «Принят в отдел строительства на должность мастера строительных работ (вахтовым методом)».
Запись о переводе
Если сотрудник переводится на другую должность или в другое подразделение, в трудовую книжку вносятся соответствующие изменения. В графе 3 необходимо указать новое место работы и должность, на которые был переведен сотрудник, а в графе 4 — ссылку на приказ о переводе с датой и номером документа.
Работа по совместительству
Запись о работе по совместительству имеет свои особенности. По основному месту работы такая запись вносится только на основании документального подтверждения от работодателя по совместительству (например, справки или копии приказа). Сам работодатель по совместительству не имеет права вносить эту запись в трудовую книжку сотрудника.
Переименование организации
Если у работодателя происходит переименование, сведения об изменении названия необходимо обязательно внести в трудовую книжку. Делается это следующим образом:
- В графе 3 раздела «Сведения о работе» отдельной строчкой вносится запись: «Организация [указывается старое название] с [дата переименования] переименована в [указывается новое название]».
- В графе 4 необходимо указать документ, на основании которого организации присвоено новое название (например, решение учредителей), а также его дату и номер.
Выборные должности
При оформлении лица на выборную должность на новом месте работы после указания полного (и сокращенного, если есть) наименования выборного органа в графе 3 делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник. В графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.
Оформление перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Переход на электронную трудовую книжку нужно оформить по всем правилам. Если сотрудник решил отказаться от бумажного формата, работодателю необходимо внести в бумажный бланк закрывающую запись. Делается это корректно, с заполнением всех граф:
- Графа 1: порядковый номер записи.
- Графа 2: дата выдачи сотруднику бумажной книжки на руки (число, месяц, год).
- Графа 3: запись о том, что сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
- Графа 4: реквизиты приказа или иного документа, на основании которого внесена данная запись.
Прием сотрудников без стажа (студентов)
Если вы берёте в штат студента или специалиста без официального опыта работы, бумажную трудовую книжку на него заводить не нужно. В этом случае алгоритм действий следующий:
- Соберите документы: паспорт, СНИЛС, ИНН и документы об образовании.
- Оформите приём: подпишите трудовой договор и выпустите приказ о приёме на работу.
- Заполните форму ЕФС-1, именно она теперь является основным источником сведений о трудовой деятельности для новых работников.
Как посмотреть сведения из электронной трудовой книжки
Для сотрудников, перешедших на ЭТК, важен вопрос получения информации о своем стаже. Самый простой способ посмотреть данные ЭТК — использовать портал Госуслуг:
- Авторизуйтесь на портале Госуслуг.
- Система перенаправит вас на страницу «Гражданам», где самая первая закладка так и называется — «Электронная трудовая книжка».
- На этой закладке нажмите на активную ссылку: «Заказать справку/выписку о трудовой деятельности».
- Укажите ваш e-mail. В течение дня на него поступит запрашиваемый документ.
Как посмотреть ЭТК, если нет учетной записи на Госуслугах? В таком случае получить выписку можно лично обратившись к работодателю по последнему месту работы или в МФЦ/социальный фонд.
Внесение записей в трудовую книжку требует внимательности и знания актуального законодательства. Независимо от того, вносите ли вы запись о приеме, переводе, переименовании компании или оформляете переход на ЭТК, каждое действие должно подкрепляться приказом и точно отражаться в четырех графах раздела «Сведения о работе». Соблюдение этих правил гарантирует отсутствие проблем как у работодателя при проверках, так и у сотрудника при оформлении пенсии или трудоустройстве на новое место.