Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. При увольнении или переходе на другую работу вопрос о том, когда и как выдается этот документ, становится одним из самых важных. Многие работники и даже некоторые работодатели задаются вопросом: трудовую книжку отдают по истечению какого срока? Разберемся в этом подробно, опираясь на актуальное трудовое законодательство Российской Федерации.
Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день прекращения трудового договора (то есть в последний рабочий день). В этот же день в документ вносится запись об увольнении, которая заверяется подписью работодателя и печатью (при наличии).
Однако на практике встречаются ситуации, когда выдать документ день в день не представляется возможным. Именно в таких случаях возникает необходимость выдачи документа по истечению определенного времени.
В каких случаях трудовую книжку отдают по истечению времени?
Задержка выдачи трудовой книжки может происходить как по вине работника, так и по независящим от сторон обстоятельствам. Рассмотрим основные причины:
Отсутствие работника в день увольнения
Если работник отсутствует на рабочем месте в свой последний рабочий день (например, по болезни, из-за самовольного ухода или нахождения в командировке), работодатель не может просто вручить ему документ.
В таком случае работодатель обязан:
- Отправить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
- Сохранить документ у себя до момента явки работника или получения его письменного согласия на пересылку.
По истечению времени, необходимого для пересылки или явки сотрудника, трудовая книжка будет ему вручена. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.
Отказ работника от получения
Иногда сотрудник принципиально отказывается забирать трудовую книжку (например, при конфликте с руководством). В этом случае работодатель должен составить акт об отказе. Документ хранится в архиве организации до тех пор, пока работник не обратится за ним. Сроки хранения невостребованных трудовых книжек составляют 75 лет.
Оформление вкладыша или дубликата
Если в день увольнения выясняется, что в трудовой книжке закончилось свободное место, и требуется оформление вкладыша, или если документ был утерян и оформляется дубликат, выдача может произойти по истечению времени, необходимого для этих бюрократических процедур.
Ответственность работодателя за задержку
Если работодатель по своей вине задерживает выдачу трудовой книжки (забыл, не успел, не хотел), он несет серьезную ответственность:
- Материальная ответственность: Работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок за все время задержки (ст. 234 ТК РФ). Дни задержки отсчитываются по истечению последнего рабочего дня.
- Административная ответственность: Нарушение трудового законодательства влечет за собой штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей, для юрлиц — от 30 000 до 50 000 рублей).
Что делать работнику, если книжку не выдают?
Если по истечению последнего рабочего дня трудовая книжка так и не оказалась на руках, работнику следует:
- Направить работодателю письменное заявление с требованием выдать документ. Отправлять лучше ценным письмом с описью вложения.
- Если работодатель не реагирует, обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) с жалобой.
- При необходимости обратиться в суд с иском о взыскании компенсации за вынужденный прогул и моральный вред.
Особенности для дистанционных работников
Для сотрудников, работающих удаленно, действуют особые правила. Если трудовым договором с дистанционным работником не предусмотрено, что трудовая книжка ведется в электронном виде, работодатель должен выслать ее по почте заказным письмом с уведомлением. В этом случае документ будет получен работником по истечению нескольких дней, необходимых для почтовой доставки, что является законным.
Электронные трудовые книжки (ЕФС-1)
С 2020 года в России внедрены электронные трудовые книжки (с 2023 года данные подаются в форме ЕФС-1). Если работник перешел на электронный формат, бумажная трудовая книжка выдается ему на руки в день увольнения. При этом работодатель не снимает с себя ответственности за хранение, он просто возвращает бумажный носитель сотруднику.
Если работник уже давно пользуется только электронной версией, а бумажная осталась у прежнего работодателя, он имеет право забрать ее в любое время. В этом случае выдача также может произойти по истечению некоторого времени после запроса, так как работодателю нужно поднять архив.