Актуально на 23 мая 2026 г., 18:55
Хранение кадровых документов регулируется рядом нормативных актов:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1);
- Приказы и распоряжения Министерства труда;
- Приказ Росархива № 236 «Перечень типовых управленческих архивных документов».
Эти документы определяют:
- Какие документы подлежат хранению;
- Их классификацию (постоянное, 75‑летнее, 5‑летнее, 3‑летнее и т.д.);
- Порядок уничтожения и передачи в архив.
Сроки хранения разных типов документов
| Тип документа | Срок хранения |
|---|---|
| Приказы (распоряжения) о дисциплинарных взысканиях (замечание, выговор) | 3 года |
| Приказы (распоряжения) о снятии дисциплинарных взысканий | 3 года |
| Приказы (распоряжения) о взысканиях, не связанных с увольнением | 5 лет |
| Трудовые книжки, оформленные до 2003 г. | 75 лет |
| Трудовые книжки, оформленные с 2003 г. | 75 лет после утраты актуальности |
| Книга учёта движения трудовых книжек | На бумажном носителе (без ограничения срока) |
| Книга учёта бланков трудовых книжек | На бумажном носителе (без ограничения срока) |
Ошибки в определении сроков могут привести к:
- Потере значимой информации;
- Лишним расходам на содержание архивов;
- Нарушению требований законодательства и возможным штрафам.
Трудовые книжки: порядок ведения и хранения
Согласно Приказу Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек», трудовые книжки являются основным документом, фиксирующим трудовое место работника.
Срок хранения
- 75 лет – с даты создания трудовой книжки, если она не получена работником при увольнении.
- После истечения 75‑летнего срока документ подлежит уничтожению в соответствии с порядком, установленным Федеральным законом «Об архивном деле».
Оформление и передача
Вести книгу учёта движения трудовых книжек и книгу учёта бланков трудовых книжек необходимо на бумажном носителе. В электронном виде такие книги могут вестись только в случае, если:
- Работник дал согласие на электронный формат;
- Организация использует КЭДО (ключевые электронные документы) с соблюдением требований к защите персональных данных.
Оцифровка
Законопроект № 14257 предусматривает продление срока оцифровки трудовых книжек до 10 июня 2026 г.; Оцифровка не меняет расчёт страхового стажа, но упрощает процесс передачи и хранения данных.
Электронный архив: преимущества и требования
Внедрение электронного архива (КЭДО) позволяет:
- Сократить объём бумажного хранения;
- Обеспечить быстрый доступ к документам при проверках;
- Снизить риск потери или повреждения оригиналов;
- Соблюдать требования к защите персональных данных (ФЗ‑152).
Для электронного хранения необходимо:
- Использовать лицензированные системы документооборота;
- Обеспечить резервное копирование и защиту от несанкционированного доступа;
- Сохранять метаданные, подтверждающие подлинность и целостность документов.
Практические рекомендации по организации хранения
Чтобы избежать ошибок и оптимизировать процесс, рекомендуется:
- Сформировать внутренний регламент по хранению кадровых документов, включающий:
- Классификацию документов;
- Сроки их хранения;
- Порядок уничтожения и передачи в архив;
- Ответственных лиц.
- Регулярно проводить аудит хранения документов (не реже одного раза в год).
- Вести учёт всех документов в специальном журнале или в электронной базе данных.
- Обучать персонал требованиям законодательства и внутренними процедурами.
- При переходе на электронный формат – получить согласие работников и зафиксировать процесс в локальном нормативном акте.
Что происходит при нарушении сроков хранения?
Нарушение установленных сроков может привести к:
- Штрафу según ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение требований к хранению персональных данных).
- Потере важных сведений, необходимых для подтверждения трудового стажа и прав работников.
- Требованиям контролирующих органов (ФНС, Роструд) к восстановлению утраченных документов.
Правильное хранение кадровых документов и трудовых книжек – важный элемент эффективного управления персоналом. Соблюдение установленных сроков, использование современных электронных решений и строгое соблюдение нормативных требований позволяют:
- Сократить финансовые расходы на архивное обслуживание;
- Обеспечить юридическую защищённость организации;
- Упростить работу с персоналом и повысить его доверие.
Для успешной реализации рекомендаций рекомендуется периодически обновлять внутренние регламенты и следить за изменениями в законодательстве, особенно в период переходного этапа оцифровки (до 10 июня 2026 г.).
Источники: Приказ Минтруда России № 320н от ; Приказ Росархива № 236; Законопроект № 14257; материалы ТАСС; информация из открытых источников (состояние на 23 мая 2026 г.).