Ответ на этот вопрос важен как для работодателей, так и для работников․ Записи в трудовой книжке (бумажной или электронной) могут стать основанием для начисления пенсии, выплаты пособий, а также влиять на решение о приёме на работу․ В статье мы разберём, кто и как проверяет эти записи, какие существуют способы их проверки, а также как исправлять ошибки․

Содержание

1. Что такое трудовая книжка и её виды
2. Кто имеет право проверять записи
3. Как проверить записи в бумажной трудовой книжке
4. Как проверить записи в электронной трудовой книжке (ЭТК)
5. Как установить подлинность записи о предыдущем месте работы
6. Типичные ошибки и порядок их исправления
7. Нормативно‑правовая база
8. Часто задаваемые вопросы

Что такое трудовая книжка и её виды

Трудовая книжка – это документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника: даты приема и увольнения, должности, основания прекращения трудового договора, а также сведения о стаже, премиях, командировках и прочих событиях․

• Бумажная трудовая книжка – традиционный формат, выпускаемый в виде печатного бланка;
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог, хранящийся в системе Пенсионного фонда России (ПФР) и доступный через портал «Госуслуги» или личный кабинет ПФР․

С 2020‑х годов государство активно продвигает ЭТК, однако многие работодатели и работники продолжают пользоваться бумажным вариантом․

Кто имеет право проверять записи

Проверка записей в трудовой книжке может осуществляться следующими субъектами:

• Работодатель – при приёме на работу, в процессе аттестации, при переводе на другую должность, а также при проверке стажа для расчёта отпускных и пенсии․
• Контролирующие органы – инспекция труда, Пенсионный фонд России, Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) – в рамках проверок соблюдения трудового законодательства․
• Суд – в случае споров о трудовых отношениях суд может запросить выписку из трудовой книжки․
• Сам работник – имеет право самостоятельно проверять свои записи и требовать их исправления при обнаружении ошибок․

Важно помнить, что не каждый работник может «попросить» работодателя проверить чужую трудовую книжку без согласия её владельца․ Запросы от государственных органов оформляются официальными письмами․

Как проверить записи в бумажной трудовой книжке

Приём на работу

1. Работодатель просит предъявить оригинал трудовой книжки․
2. Сравнивает даты и названия организаций с предоставленными документами (трудовой договор, справка 2‑НДФЛ)․
3. При наличии пропусков или несоответствий работодатель может запросить выписку из ПФР (через портал Госуслуг) для подтверждения стажа․

Самостоятельная проверка работником

• Тщательно осмотреть каждую запись: даты, подписи, печати, штампы․
• Обратить внимание на отсутствие записей о периодах работы – иногда это может быть ошибкой, а иногда – попыткой скрыть нелегальную занятость․
• Если обнаружена ошибка, обратиться к работодателю, который её внес, с требованием исправить запись (см․ раздел «Типичные ошибки и порядок их исправления»)․

Как проверить записи в электронной трудовой книжке (ЭТК)

Портал «Госуслуги»

1. Авторизоваться на портале Госуслуг с помощью подтверждённой учётной записи (ЕСИА)․
2. В разделе «Мои услуги» выбрать «Электронная трудовая книжка»․
3. Скачать выписку в формате PDF или просмотреть записи онлайн․

Личный кабинет ПФР

1. Перейти на сайт Пенсионного фонда России и войти в «Личный кабинет застрахованного лица»․
2. Выбрать пункт «Электронная трудовая книжка» → «Получить выписку»․
3. Скачать документ и сравнить его с бумажными справками․

Что делает работодатель

Работодатель не может напрямую «просмотреть» ЭТК сотрудника․ Поэтому в случае необходимости он просит работника предоставить выписку из ЭТК (или оформить запрос в ПФР от своего имени, если есть согласие работника)․

Как установить подлинность записи о предыдущем месте работы

Подлинность записи может быть поставлена под сомнение, если:

• Запись сделана без печати организации․
• Дата и подпись выглядят подделанными․
• Отсутствует сопроводительный документ (договор, справка 2‑НДФЛ)․

Для подтверждения подлинности рекомендуется:

1. Запросить у работодателя копию приказа о приёме и справку 2‑НДФЛ за соответствующий период․
2. Обратиться в отделение Пенсионного фонда России с письменным запросом о подтверждении стажа (можно оформить через личный кабинет ПФР)․
3. Если запись сделана в ЭТК, проверить её через Госуслуги – система автоматически проверяет подписи и печати․

В случае, когда проверка показывает несоответствие, работник имеет право потребовать исправления (см․ раздел «Типичные ошибки и порядок их исправления»)․

Типичные ошибки и порядок их исправления

Пропущенные записи

Если в книжке отсутствует запись о периоде работы, её необходимо добавить․

• Работодатель, который пропустил запись, вносит её в том же листе, где была ошибка, ставя «Исправление» в правом верхнем углу․
• Под запись ставится подпись и печать организации, а рядом делается зачёркивание ошибочной записи (если таковая есть)․

Ошибочные даты или должности

Для исправления используется следующая схема (пример из 2025‑го года):

Исходная запись (ошибочная):
 – – инженер‑технолог, ООО «Старт»

Исправление:
 – – инженер‑технолог, ООО «Старт» (исправлено)
(подпись, печать, дата исправления)

Работодатель ставит «Исправлено» и указывает причину (например, «ошибка в названии организации»)․

Дублирование записей

Если одна и та же запись внесена дважды, одна из них зачёркивается, а рядом ставится пометка «дублирование, исправлено»․

Как оформить исправление в ЭТК

1. Работодатель подаёт в ПФР заявление «Об исправлении записи в электронной трудовой книжке»․
2. Прикладывает подтверждающие документы (договор, приказ, справку 2‑НДФЛ)․
3. После проверки ПФР вносит исправление в системе – работник получает обновлённую выписку․

В 2026 году правила исправления стали более строгими: каждое исправление должно сопровождаться оригиналом документа, подтверждающего правильные данные․

Нормативно‑правовая база

Все указанные документы доступны на официальных сайтах КонсультантПлюс и ПФР․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли проверить трудовую книжку без согласия работника?

Только официальные органы (инспекция труда, ПФР) могут запросить выписку без согласия․ Работодатель обязан получить согласие работника․

Что делать, если в ЭТК нет записей о работе?

Сначала проверить, не была ли запись сделана в бумажной книжке․ Если её нет и в ПФР тоже нет, следует обратиться к бывшему работодателю за подтверждающими документами и подать заявление в ПФР о внесении записи․

Можно ли «отменить» запись в трудовой книжке?

Отменить запись нельзя, но её можно зачеркнуть и добавить исправленную запись в соответствии с правилами ТК РФ․

Какие последствия у неверных записей?

• Снижение страхового стажа → уменьшение будущей пенсии․
• Отказ в выплате пособий (по беременности, по болезни и т․д․)․
• Риск административных штрафов для работодателя (за нарушение ТК РФ)․

Как быстро получить выписку из ЭТК?

Через портал «Госуслуги» выписка формируется в течение 5–10 минут после авторизации․ При запросе через ПФР – до 24 часов․

Записи в трудовой книжке проверяются как работодателями, так и контролирующими органами․ С появлением электронной трудовой книжки процесс проверки стал более удобным, однако правила её ведения и исправления остаются строгими․ Работникам рекомендуется регулярно проверять свои записи, а работодателям – вести их без ошибок, чтобы избежать штрафов и проблем с начислением пенсионных прав․

Если вы обнаружили неточность, действуйте быстро: соберите подтверждающие документы, обратитесь к работодателю (или в ПФР) и требуйте официального исправления․ Помните, что правильные записи – залог вашего будущего пенсионного обеспечения․

Дата публикации: