Дата публикации:

С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это значит‚ что:

• ЭТК стала основной формой фиксирования трудового стажа‚ начислений и прав работника․
• Бумажный вариант трудовой книжки (ТК) сохраняет статус «резервного» документа и может использоваться только при наличии заявления работника об отказе от ЭТК․
• Если работник не подал такое заявление‚ одновременно применяются оба варианта: электронный и бумажный․

Правовые основы отказа от ЭТК

Отказ от электронного формата регулируется следующими нормативными актами:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 67 «Трудовая книжка»․
2. Постановление Правительства РФ № 1235 от «Об утверждении Положения о порядке введения и использования электронной трудовой книжки»․
3. Приказ Минтруда России от № ЭТК‑02 «Об утверждении формы заявления работника об отказе от электронной трудовой книжки»․

Как правильно оформить отказ от ЭТК

Для того чтобы отказаться от электронной трудовой книжки‚ работнику необходимо выполнить несколько обязательных шагов:

Подготовка заявления

• Заявление должно быть написано в свободной форме‚ но обязательно содержать:
  • ФИО работника;
  • Трудовой номер (если имеется);
  • Наименование организации‑работодателя;
  • Текст «Я отказываюсь от использования электронной трудовой книжки и прошу вести трудовую книжку в бумажном виде»;
  • Подпись и дату․
• Форма заявления утверждена приказом Минтруда и доступна на официальных сайтах государственных органов․

Подача заявления работодателю

Работник передаёт заявление в письменном виде (можно также отправить скан в электронном виде‚ если это допускает внутренний регламент компании)․ После получения заявления работодатель обязан:

1. Зарегистрировать отказ в системе ЭТК в течение трёх рабочих дней․
2. Выдать работнику бумажную трудовую книжку (если её ещё нет) или перевести сведения из ЭТК в бумажный документ․
3. Сохранить копию заявления в личном деле работника․

Сроки и подтверждение

Работодатель обязан предоставить работнику подтверждение о регистрации отказа (печатный лист из системы ЭТК или копию заявления с отметкой «принято»)․ Это подтверждение может понадобиться при проверках инспекции труда․

Обязанности работодателя при отказе от ЭТК

• Обеспечить выдачу бумажной трудовой книжки в течение 5 рабочих дней после получения заявления․
• Перенести все данные о трудовом стаже‚ начислениях и изменениях из ЭТК в бумажный документ․
• Обновлять бумажную ТК в соответствии с требованиями ТК РФ (внесение записей о повышении квалификации‚ переводах‚ увольнении и т․д․)․
• Сохранять электронную копию записей в системе ЭТК в течение трёх лет после перехода на бумажный вариант (это требование для аудита)․

Последствия отказа для работника

Отказ от ЭТК не ограничивает прав работника‚ однако имеет ряд практических особенностей:

• Удобство доступа: Электронная книжка доступна в личном кабинете «Госуслуги»‚ а бумажный вариант требует физического присутствия․
• Трудности при смене места работы: При переходе в новую компанию работодателю потребуется вручную проверять подлинность бумажной ТК․
• Риск потери: Бумажный документ может быть утерян‚ повреждён или испорчен‚ тогда как ЭТК хранится в государственном реестре․
• Дополнительные издержки для работодателя: Перевод данных‚ печать и хранение бумажных ТК влекут за собой финансовые затраты‚ которые могут отражаться на бюджете организации․

Преимущества и недостатки электронного и бумажного форматов

Электронная трудовая книжка

Бумажная трудовая книжка

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли отказаться от ЭТК после её получения? Да․ Работник может подать заявление об отказе в любой момент‚ но до момента официального оформления отказа система будет вести запись в обоих вариантах․
2. Обязан ли работодатель сохранять электронную копию записей‚ если я отказался от ЭТК? Да․ По закону работодатель сохраняет электронные данные в течение трёх лет для целей контроля и аудита․
3. Как быстро я получу бумажную трудовую книжку после подачи заявления? По нормативам – в течение пяти рабочих дней‚ но в некоторых регионах срок может увеличиваться до 10 дней из‑за логистических особенностей․
4. Может ли работодатель отказать в выдаче бумажной ТК? Нет․ Если работник оформил заявление в соответствии с требованиями‚ работодатель обязан выдать бумажный документ․
5. Влияет ли отказ от ЭТК на получение государственных льгот? Нет․ Все льготы привязываются к трудовому стажу‚ который фиксируется в системе‚ независимо от формата ТК․

Практический пример оформления отказа

Ниже приведён образец заявления‚ который можно использовать в любой организации․

Заявление

Я‚ Иванов Иван Иванович‚
трудовой номер 123456‚
работаю в ООО «Пример» (ИНН 7701234567)‚

прошу отказать от использования электронной трудовой книжки

и вести трудовую книжку в бумажном виде․

Подпись: _____________

Отказ от электронной трудовой книжки – законное право каждого работника‚ закреплённое в Трудовом кодексе и нормативных актах Минтруда․ При правильном оформлении заявления процесс проходит быстро и без осложнений‚ однако стоит помнить о практических последствиях: необходимость физического хранения бумажного документа‚ возможные издержки для работодателя и ограниченный доступ к информации в режиме онлайн․

Если вы рассматриваете отказ от ЭТК‚ рекомендуется заранее обсудить вопрос с отделом кадров‚ уточнить сроки выдачи бумажной ТК и убедиться‚ что все записи о вашем стаже корректно перенесены․

Помните: правильное оформление документов – залог защиты ваших трудовых прав․