В данной статье подробно рассмотрен порядок учёта, хранения и оформления акта невостребованных трудовых книжек. Материал основан на нормативных актах, образцах документов и практических рекомендациях, доступных на момент 23 мая 2026 г.
Что такое невостребованная трудовая книжка?
Невостребованная трудовая книжка – это бланк строгой отчетности, который:
- был выдан работнику при приёме на работу;
- не был возвращён работником при увольнении (или не был получен им вообще);
- по истечении установленного срока хранения не востребован ни самим работником, ни его наследниками, ни другими заинтересованными лицами.
Такие книжки считаются «невостребованными» и подлежат специальному учёту, хранению и, при необходимости, списанию.
Нормативная база
Основные положения, регулирующие учёт трудовых книжек, содержатся в:
- Трудовом кодексе Российской Федерации (ст. 66 – о выдаче и хранении трудовых книжек);
- Постановлении Правительства РФ от № 841 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей к ним»;
- Приказах Минтруда России, регламентирующих форму и порядок заполнения актов приёма‑передачи, списания и уничтожения бланков строгой отчетности;
- Внутренних нормативных документах организации (положение о ведении кадрового делопроизводства, инструкция по работе с бланками строгой отчетности).
Согласно пункту 42 Правил ведения трудовых книжек, срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет 75 лет с момента их последней записи.
Когда трудовая книжка считается невостребованной?
Для признания книжки невостребованной необходимо выполнить три условия (см. п. 10 апр. 2026 г. из предоставленных данных):
- Книжка не была получена работником при увольнении (или не возвращена им после выдачи);
- По истечении установленного срока (как правило, 5 лет после увольнения) работник или его наследники не заявили о её получении;
- При очередной экспертизе ценности документов по личному составу (обычно в начале следующего года) книжка остаётся без востребования и может быть передана в архив.
Если хотя бы одно из условий не выполнено – книжка считается востребованной и продолжает храниться в обычном порядке.
Порядок оформления акта невостребованных трудовых книжек
Акт оформляется в двух основных вариантах:
- Акт приёма‑передачи – фиксирует переход бланков от одного ответственного лица к другому (например, от кладовщика к архивариусу).
- Акт списания (уничтожения) – оформляет вывод невостребованных бланков из учёта с последующим хранением в архиве или уничтожением (только в случае порчи бланка, иначе уничтожение запрещено).
Ниже приведён типовой алгоритм заполнения акта приёма‑передачи невостребованных трудовых книжек.
Шапка акта
АКТ № __/__/____ о приёме‑передаче невостребованных трудовых книжек и вкладышей к ним
Преамбула
На основании приказа № __ от «__» ______ 20__ г. «О создании комиссии по списанию и уничтожению бланков строгой отчетности» комиссия в составе:
- Председатель – ______________________ (должность, Ф.И.О.);
- Члены комиссии – ______________________ (должность, Ф.И.О.);
- Секретарь – ______________________ (должность, Ф.И.О.).
Опись передаваемых бланков
В таблице указываются реквизиты каждой трудовой книжки:
| № п/п | Серия и номер книжки | Ф.И.О. работника | Дата выдачи | Примечание (утеря, невостребованность и т.д.) |
|---|---|---|---|---|
| 1 | АТ‑V 0012345 | Иванов Иван Иванович | Невостребована (работник не вернул при увольнении ) | |
| 2 | АТ‑V 0067890 | Петрова Мария Сергеевна | Невостребована (не получена при приёме на работу) |
Внизу таблицы указываются итоговые показатели:
Подписи
Акт подписывают с двух сторон:
- Сдающий – должность, Ф.И.О., подпись, расшифровка;
- Принимающий – должность, Ф.И.О., подпись, расшифровка.
При наличии свидетелей (например, при обнаружении недостачи) их подписи также фиксируются в отдельном разделе «Свидетели».
Пример готового акта (фрагмент)
АКТ №
о приёме‑передаче невостребованных трудовых книжек и вкладышей к нимНа основании приказа № 45 от г. «О создании комиссии по списанию и уничтожению бланков строгой отчетности» комиссия в составе:
Председатель – главный бухгалтер Смирнова Елена Vladimirovna;
Члены комиссии – ведущий специалист по кадрам Кузнецов Алексей Петрович, юрисконсульт Орлова Мария Сергеевна;
Секретарь – специалист по делопроизводству Новикова Ольга Игоревна.Опись передаваемых бланков:
№ п/п Серия и номер Ф.И.О. Дата выдачи Примечание 1 АТ‑V 0012345 Иванов Иван Иванович Невостребована (не возвращена при увольнении ) 2 АТ‑V 0067890 Петрова Мария Сергеевна Невостребована (не получена при приёме на работу) Сдающий: ______________________ / Смирнова Е.В. / главный бухгалтер
Принимающий: ______________________ / Кузнецов А.П. / ведущий специалист по кадрам
Хранение невостребованных трудовых книжек
После оформления акта книжки помещаются в специальный сейф или металлический шкаф, отвечающий требованиям к хранению документов строгой отчетности. Основные правила:
- Сейф должен быть закрыт на ключ, доступ к которому имеют только ответственные лица (главный бухгалтер, руководитель отдела кадров, архивариус).
- Невостребованные книжки хранятся отдельно от книжек действующих сотрудников, чтобы избежать их случайного использования.
- Каждая книжка помещается в отдельный конверт или папку с указанием её реквизитов (серия, номер, Ф.И.О. работника).
- В книге учёта движения трудовых книжек делается запись о переводе бланков в раздел «Невостребованные» с указанием номера и даты акта.
Срок хранения и дальнейшая судьба
Согласно ст. 66 ТК РФ и пункту 42 Правил ведения трудовых книжек, невостребованные трудовые книжки подлежат хранению в течение 75 лет с момента последней записи в них. По истечении этого срока:
- Книжки могут быть переданы в государственный архив организации (или в архив предприятия) на постоянное хранение;
- Если книжки повреждены (порваны, испачканы, утратили читаемость) и восстановление невозможно, составляется акт об уничтожении испорченных бланков (образец доступен на сайте docspapers.ru). Уничтожение производится только в случае порчи; простое «уничтожение из‑за срока хранения» запрещено.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли составить акт на уничтожение невостребованной трудовой книжки, если она просто не востребована?
Нет. Уничтожение допускается только при наличии дефекта (порча, утрата читаемости). Простое отсутствие востребования не является основанием для уничтожения.
Нужно ли указывать в акте причину невостребованности?
Да. В примечании к каждой строке описи рекомендуется указать причину: не возвращена при увольнении, не получена при приёме на работу, утеряна работником и т.д.
Кто отвечает за ведение учёта невостребованных книжек?
Ответственность возлагается на лицо, назначенное приказом по ведению бланков строгой отчетности (обычно главный бухгалтер или руководитель отдела кадров).
Как оформить акт, если книга учёта движения трудовых книжек утрачена?
В этом случае составляется отдельный акт об утере книги учёта движения трудовых книжек, после чего ведётся новая книга с восстановлением данных на основе доступных первичных документов (приказы о приёме, копии трудовых книжек, акты приёма‑передачи).
Какие штрафы предусмотрены за нарушение порядка учёта невостребованных книжек?
Нарушение требований по хранению и учёту документов строгой отчетности может повлечь административную ответственность по ст. 19.7 КоАП РФ (штраф от 5 000 до 10 000 руб. для должностных лиц) и, в случае утери или неправомерного уничтожения, возможные гражданско‑правовые последствия (возмещение ущерба).
Оформление акта невостребованных трудовых книжек – обязательная процедура, обеспечивающая законность кадрового документооборота и защиту организации от возможных претензий сотрудников и контролирующих органов. Соблюдение установленного порядка (приём‑передача, опись, подписи, хранение в сейфе, срок 75 лет) позволяет избежать штрафов и гарантирует сохранность важнейших документов о трудовой деятельности работников.
Для удобства практического применения рекомендуется иметь под рукой образцы актов (приёма‑передачи, списания, уничтожения) и регулярно обновлять внутренние нормативные акты в соответствии с последними изменениями законодательства.
Статья подготовлена на основе информации из открытых источников, актуальной на 23 мая 2026 г.