Дата публикации: 23 мая 2026 г., 01:35
Общие сведения о трудовых книжках
С 1 января 2020 года в России действует переход на электронные трудовые книжки. Однако бумажные формы сохраняются для тех организаций, которые ещё не перешли на электронный формат. Трудовая книжка является основным документом, фиксирующим:
- место и дату начала работы;
- подписи работников;
- сведения о трудовом стаже;
- другие сведения, предусмотренные Трудовым кодексом РФ.
Для правильного оформления необходимо заполнить форму ЕФС‑1, которая используется в программе 1С:ЗУП.
Что такое ЕФС‑1?
ЕФС‑1 – это электронный документ, содержащий сведения о трудовом договоре, месте работы, дате начала занятости и иных данных, необходимых для формирования записи в трудовой книжке.
Пошаговая инструкция по заполнению электронной трудовой книжки
- Подготовка данных
- ФИО работника (фамилия, имя, отчество);
- Дата рождения;
- ИНН (при наличии);
- Паспортные данные;
- Сведения о месте предыдущей работы (если есть).
- Выбор места работы
Если у работника первое место работы у иностранца, в ЕФС‑1 необходимо указать сведения о его трудовом статусе и месте работы в России.
- Заполнение полей формы
- Поле «Место работы» – вводим наименование организации.
- Поле «Дата начала работы» – указываем дату, когда работник начал выполнять обязанности.
- Поле «Трудовой договор» – прикрепляем скан договора или указываем номер и дату.
- Поле «Трудовой стаж» – автоматически рассчитывается программой на основе указанных дат.
- Проверка и подпись
После заполнения всех полей необходимо проверить вводимые данные, после чего выполнить электронную подпись (КЭП) работника или уполномоченного лица.
- Отправка в ПФР
Готовый документ отправляем в Пенсионный фонд России в рамках формы СЗВ‑ТД.
Частые ошибки при заполнении ЕФС‑1
- Неправильный ввод даты начала работы (ошибка «день‑месяц‑год»).
- Отсутствие сведений о предыдущем месте работы, если оно было в России.
- Неправильный выбор типа занятости (полный рабочий день, частичная занятость).
- Отсутствие подписи работника.
Вопросы, часто задаваемые работодателями
Нужно ли указывать место работы иностранца в ЕФС‑1?
Если у работника первое место работы у иностранца, в ЕФС‑1 необходимо указать сведения о его трудовом статусе в России. При этом в полях «Место работы» и «Дата начала работы» вводятся данные о российском работодателе, с которым заключён трудовой договор.
Как правильно оформить переход с бумажной на электронную книжку?
Переход осуществляется в два шага:
- Создаём электронный документ ЕФС‑1 для всех текущих сотрудников.
- Переносим уже существующие записи из бумажных книжек в электронный формат, при этом сохраняем всю историю работы.
Что делать, если в системе 1С:ЗУП не отображается поле «Трудовой стаж»?
Проверьте, что в настройках программы включён модуль «Трудовой учет». После активации поле будет доступно для заполнения.
Порядок оформления бумажной трудовой книжки в 2024‑2025 годах
Несмотря на переход на электронные формы, бумажные трудовые книжки остаются обязательными для:
- Организаций, которые не успели перейти на электронный формат.
- Сотрудников, у которых есть записи, сделанные до 2020 года.
При оформлении бумажной версии необходимо:
- Заполнить форму по ГОСТ Р 7.0.97‑2016.
- Подписать её работником и уполномоченным представителем организации.
- Внести сведения о каждом месте работы, включая даты и должности.
Полезные ссылки и ресурсы
- Официальный сайт Пенсионного фонда России – раздел «Электронные формы».
- 1С:ЗУП – справочная документация.
- Трудовой кодекс РФ – официальный текст.
- Видео‑инструкция «Как заполнить ЕФС‑1 в 1С:ЗУП» (YouTube, 15 минут).
Помните, что правильное заполнение трудовой книжки – залог юридической чистоты ваших кадровых документов и отсутствие проблем при расчёте пенсионных выплат.
Автор статьи: кадровый специалист, 2026 г.