Ведение трудовых книжек на государственной гражданской службе имеет свою специфику․ Несмотря на то что базовые правила ведения этого документа едины для всех работников, в случае с госслужащими кадровикам приходится учитывать ряд нюансов: особенности заключения служебного контракта, специфические наименования должностей, классные чины и особые основания для увольнения․ В данной статье мы подробно разберем, как правильно вносить записи в трудовую книжку гражданского служащего в 2025-2026 годах, и приведем актуальные образцы․
Общие правила ведения трудовой книжки госслужащего
Гражданские служащие, наряду с другими работниками, подлежат обязательному пенсионному страхованию, поэтому на них должны заводиться и вестись трудовые книжки (бумажные или электронные)․ При ведении бумажной трудовой книжки необходимо соблюдать следующие базовые требования:
- Книжка должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица) и печатью государственного органа․
- Записи вносятся перьевой, гелевой или капиллярной ручкой․ Чернила могут быть черного, синего или фиолетового цвета․
- Сокращения слов не допускаются (например, нельзя писать «пр․» вместо «приказ», «расп․» вместо «распоряжение»)․
- Сведения о работнике указываются на первой странице (ьном листе) при первичном оформлении либо при выдаче вкладыша или дубликата․
Специфика записей о гражданской службе
Главная особенность заполнения трудовой книжки госслужащего заключается в терминологии․ Согласно Федеральному закону № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ», стороны трудовых отношений называются не «работник» и «работодатель», а «гражданский служащий» и «представитель нанимателя»․
Соответственно, в графе 3 раздела «Сведения о работе»:
- В качестве заголовка указывается полное наименование государственного органа (например: «Министерство финансов Российской Федерации»)․
- При приеме на работу используется формулировка «Принят(а) на гражданскую службу» или «Назначен(а) на должность гражданской службы»․
- Вместо наименования структурного подразделения может указываться конкретное наименование должности с указанием категории и группы (например: «ведущий специалист 1 разряда»)․
Образцы записей в трудовую книжку
Рассмотрим наиболее распространенные кадровые процедуры с примерами их отражения в трудовой книжке гражданского служащего․
Запись о приеме на гражданскую службу
При назначении на должность в графе 3 следует указать наименование государственного органа, должность и структурное подразделение․ В графе 4 — реквизиты акта о назначении (обычно это приказ представителя нанимателя)․
Пример заполнения граф:
- Графа 1: Порядковый номер записи (например: 10)
- Графа 2: Дата назначения на должность (например: )
- Графа 3: Министерство экономического развития РФ․ Принят на гражданскую службу в отдел инвестиций на должность советника 3 класса․
- Графа 4: Приказ Минэкономразвития РФ от № 45-к․
Запись о переводе на другую должность
При переводе гражданского служащего на иную должность в том же госоргане необходимо указать новую должность и ссылку на приказ о переводе․
Пример заполнения граф:
- Графа 1: 11
- Графа 2:
- Графа 3: Переведен на должность начальника отдела инвестиций․
- Графа 4: Приказ Минэкономразвития РФ от № 89-к․
Запись о присвоении классного чина
Присвоение классного чина (например, действительного государственного советника РФ, советника государственной гражданской службы РФ и т․д․) отражается в разделе «Сведения о награждениях»․ Это считается поощрением за безупречную и эффективную службу․
Пример заполнения граф:
- Графа 3: Присвоен классный чин – советник государственной гражданской службы Российской Федерации 2 класса․
- Графа 4: Указ Президента РФ от № 123․
Запись об увольнении с гражданской службы
Расторжение служебного контракта и увольнение с гражданской службы также имеют особенности․ В графе 3 необходимо указать причину увольнения со ссылкой на соответствующую статью Федерального закона № 79-ФЗ или ТК РФ (если применимо)․
Пример (увольнение по собственному желанию):
- Графа 1: 12
- Графа 2:
- Графа 3: Служебный контракт расторгнут по инициативе гражданского служащего, пункт 3 части 1 статьи 33 Федерального закона от № 79-ФЗ․
- Графа 4: Приказ Минэкономразвития РФ от № 105-к․
В день увольнения представитель нанимателя обязан выдать гражданскому служащему трудовую книжку с внесенной закрывающей записью․ Выдача фиксируется в книге учета трудовых книжек․ Также необходимо сдать форму ЕФС-1 (подразделы 1 и 1․1 раздела 1) с датой получения заявления сотрудника (если речь идет о переходе на электронную трудовую книжку или увольнении)․
Исправление ошибочных записей
Если в трудовую книжку гражданского служащего была внесена неверная запись (например, допущена ошибка в наименовании должности или номере приказа), исправлять ее путем зачеркивания можно только на ьном листе․ В разделе «Сведения о работе» зачеркивания недопустимы․
Для исправления ошибки в разделе о работе необходимо:
- В графе 1 поставить следующий порядковый номер․
- В графе 2 указать текущую дату․
- В графе 3 написать: «Запись за номером таким-то недействительна․ Принят на гражданскую службу в отдел кадров на должность специалиста по кадрам » (или другая верная формулировка)․
- В графе 4 повторить реквизиты приказа (распоряжения), на основании которого вносилась ошибочная запись, либо указать реквизиты нового приказа, если ошибка была в дате или номере документа․
Ведение трудовой книжки гражданского служащего требует от кадровика внимательности и знания как общих правил трудового законодательства, так и специфики закона о государственной службе․ Использование правильных формулировок («гражданская служба», «служебный контракт», «представитель нанимателя») и точное указание нормативных актов позволит избежать ошибок и гарантирует соблюдение прав служащего на пенсионное обеспечение в будущем․ Всегда держите под рукой актуальные образцы заполнения и своевременно обновляйте знания по изменениям в кадровом делопроизводстве․