Запись о приёме на работу – один из самых важных кадровых документов‚ который фиксирует начало трудовой деятельности сотрудника у конкретного работодателя. Правильное оформление этой записи обязательно как для бумажной‚ так и для электронной трудовой книжки и регулируется нормативными актами‚ в частности Приказом Минтруда России № 320н и ст. 48 КЗоТ.

Общие требования к внесению записи

• Обязательность – запись должна быть внесена в течение пяти рабочих дней с момента фактического допуска сотрудника к работе (если трудовой договор заключён на срок более 5 дней).
• Основание – запись делается на основании трудового договора и приказа о приёме на работу.
• Форма ведения – сотрудник сам выбирает‚ вести трудовую книжку в бумажном или электронном виде. Работодатель обязан учесть этот выбор.
• Документальное подтверждение – в трудовой книжке указываются реквизиты приказа (номер и дата)‚ которые служат доказательством законности записи.

Сроки внесения записи

Согласно ч. 1 ст. 65 ТК РФ и разъяснениям Минтруда:

1. Если работник приступил к исполнению трудовых обязанностей в первый день после подписания трудового договора – запись вносится не позднее пятого рабочего дня с этого дня.
2. Если работа начинается позже (например‚ после испытательного срока или отпуска) – отсчёт пяти дней начинается с фактического дня допуска к работе.
3. Для срочных трудовых договоров и договоров о выполнении конкретной работы срок остаётся тем же – пять рабочих дней с момента начала фактической трудовой деятельности.

Порядок заполнения граф трудовой книжки

Трудовая книжка состоит из нескольких разделов. Запись о приёме на работу вносится в раздел «Сведения о работе». Ниже указано‚ что именно помещается в каждую графу.

Важно: если сотрудник принимается на работу на неполную ставку (например‚ 0‚5)‚ это указывается в графе 4 после должности: «Инженер отдела проектирования (0‚5 ставки)».

Образцы записей в трудовой книжке

Приём на постоянную работу (полная ставка)

ООО «Ромашка» – принят на работу инженером отдела проектирования‚ приказ № 15 от .

Приём на неполную ставку (0‚5)

ООО «Ромашка» – принят на работу бухгалтером (0‚5 ставки) отдела учёта‚ приказ № 16 от .

Приём по срочному трудовому договору

ООО «Ромашка» – принят на работу менеджером по продажам по срочному трудовому договору на 12 месяцев‚ приказ № 17 от .

Приём в порядке перевода из другой организации

ООО «Ромашка» – принят на работу в порядке перевода из ООО «Альфа» специалистом по контролю качества‚ приказ № 18 от .

Приём на работу совместителем

ООО «Ромашка» – принят на работу совместителем юристом отдела правовой поддержки‚ приказ № 19 от .

Особенности оформления при разных видах договоров

Срочный трудовой договор

В графе 4 помимо должности указывается‚ что работа осуществляется по срочному договору и указывается срок его действия. Пример: «Менеджер по продажам (срочный договор на 12 месяцев)».

Перевод сотрудника

При переводе из другой организации в графе 3 сохраняется прежнее место работы (указывается «перевод из …»)‚ а в графе 4 – новая должность и отдел. Важно также сделать запись об увольнении с предыдущего места работы (в разделе «Сведения о работе» предыдущей записи).

Совместительство

Запись о совместительстве делается в отдельной строке‚ после основной работы. В графе 4 указывается «совместителем» и название должности.

Дистанционная (удаленная) работа

Если работа выполняется удалённо‚ в графе 4 можно добавить примечание «удаленно» или «дистанционно». Это не меняет порядка заполнения‚ но помогает уточнить условия труда.

Электронная трудовая книжка

С 2021 года ведение трудовой книжки в электронном виде стало обязательным для всех работодателей‚ за исключением сотрудников‚ которые выбрали бумажный вариант. При электронном ведении:

• Данные о приёме на работу вносятся в информационную систему ПФР через форму ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности).
• Порядок заполнения полей аналогичен бумажному варианту: номер записи‚ дата‚ наименование организации‚ должность‚ реквизиты приказа.
• Срок внесения – также пять рабочих дней с момента допуска к работе.
• Сотрудник может в любой момент запросить выписку из электронной трудовой книжки через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через работодателя.

Ответственность за нарушение порядка внесения записи

Нарушение сроков или неправильное оформление записи может повлечь:

• Административный штраф для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ) – от 1 000 до 5 000 руб.
• Штраф для организации (ст. 5.27 КоАП РФ) – от 30 000 до 50 000 руб.
• Возможные трудовые споры‚ если сотрудник не сможет подтвердить свой стаж из‑за отсутствия или некорректности записи.

Поэтому кадровой службе рекомендуется:

1. Сразу после подписания трудового договора готовить приказ о приёме.
2. В день выхода сотрудника на работу проверять наличие трудовой книжки (или согласие на электронный вид).
3. В течение первых двух рабочих дней заполнять запись и передавать её сотруднику для подписи (в случае бумажной книжки).
4. Хранить копию приказа и трудовой книжки в личном деле сотрудника.

Полезные ссылки и ресурсы

• Приказ Минтруда России № 320н от «О порядке ведения трудовых книжек»
• Статья 48 КЗоТ РФ – о обязанности работодателя вносить запись о приёме на работу.
• КонсультантПлюс: готовые образцы записей в трудовой книжке (доступно после регистрации).
• Система «Госуслуги» – личный кабинет для получения выписки из электронной трудовой книжки.
• Форма ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности) – инструкция по заполнению на сайте ПФР.