Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В ней фиксируются все места работы, должности, а также сведения об обучении и повышении квалификации. С 2021 года в России вводится электронная трудовая книжка, но при этом сохраняется возможность вести бумажный вариант. В данной статье мы разберём, как правильно оформлять и вести записи об обучении в службе, какие нормативные акты регулируют этот процесс, а также какие практические рекомендации помогут работодателю и работнику избежать ошибок.

История и законодательство

Постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 г.

В 1974 г. было утверждено постановление, которое закрепило порядок ведения трудовых книжек на предприятиях. В нём были определены требования к заполнению, хранению и передаче документов. Это постановление стало основой для дальнейшего развития системы трудовых книжек.

Постановление Минтруда от 5 февраля 2023 г.

В 2023 г. Минтруд РФ принял постановление, которое уточняет правила ведения бумажной и электронной трудовой книжки. Основные положения:

• С 2021 г. при приёме на работу работники обязаны заполнять электронную трудовую книжку.
• Ведение бумажной версии допускается, если работник не подал заявление об отказе от неё.
• Для некоторых документов (например, бланков трудовой книжки) требуется вести учёт на бумажном носителе.

Печатная и электронная трудовая книжка

Печатная трудовая книжка

Классический вариант, который хранится в бумажном виде. Он остаётся актуальным для тех, кто не воспользовался электронной системой, либо для тех, кто предпочитает традиционный формат. В печатной книжке фиксируются:

• места работы и даты начала/окончания трудового договора;
• должности и категории работ;
• сведения об обучении и повышении квалификации.

Электронная трудовая книжка (ЭЦТК)

Электронная трудовая книжка – это сведения о трудовой деятельности, которые формируются в единой базе Пенсионного фонда России (ПФР) на основании отчётов СЗВ‑ТД, представленных работодателем. Основные преимущества:

• доступность в любой точке страны;
• быстрая проверка статуса и стажа;
• сокращение бумажного документооборота.

Работник может проверить, передаёт ли работодатель сведения в ПФР, и убедиться в корректности записей.

Обучение – ключевой элемент профессионального развития. В трудовой книжке фиксируются как обязательные, так и добровольные курсы, семинары, тренинги и переподготовка. Важно, чтобы запись была точной и соответствовала требованиям законодательства.

Порядок регистрации обучения

1. Подготовка документации: Служба обучения выдает сертификат о прохождении курса. В сертификате указывается название курса, дата начала и окончания, продолжительность и квалификация.
2. Формирование записи: В трудовой книжке (печатной или электронной) в соответствующем разделе указывается:
   • Наименование учебного заведения;
   • Дата начала и окончания обучения;
   • Квалификация, полученная после завершения курса;
   • Сертификат (если это электронная книжка – ссылка на цифровой сертификат).
3. Подпись руководителя: Запись подтверждается подписью руководителя или уполномоченного лица.
4. Архивирование: Ксерокопии сертификатов и подтверждающих документов хранятся в службе кадров.

Кому необходимо оформлять запись обучения

• Сотрудники, проходящие обязательные курсы повышения квалификации;
• Сотрудники, проходящие добровольные тренинги, которые повышают их профессиональную компетенцию;
• Сотрудники, проходящие переподготовку в рамках программы «Профессиональная переподготовка».

Служба обучения и трудовая книжка

Служба обучения – это подразделение организации, ответственное за планирование, организацию и контроль проведения обучающих мероприятий. Она играет ключевую роль в правильном оформлении записей в трудовой книжке.

Кто отвечает за запись обучения

Ответственность за внесение записей в трудовую книжку обычно возлагается на:

• Службу кадров;
• Руководителя отдела обучения;
• Уполномоченного сотрудника, имеющего доступ к системе электронных трудовых книжек.

Как проверить наличие записи

Работник может самостоятельно проверить наличие записи о прохождении обучения:

1. Войти в личный кабинет ПФР и открыть раздел «Трудовая книжка»;
2. Проверить наличие сертификата в разделе «Обучение»;
3. Если запись отсутствует, обратиться в службу кадров с просьбой уточнить статус.

Практические рекомендации

• Своевременность: Запись обучения должна быть внесена в трудовую книжку в течение 30 дней после завершения курса.
• Точность данных: Убедитесь, что все даты, названия и квалификации указаны правильно.
• Сохранение копий: Храните копии сертификатов и подтверждающих документов в службе кадров.
• Обучение сотрудников: Проводите регулярные инструктажи для кадрового персонала о правилах оформления записей.
• Проверка электронных записей: Периодически проверяйте статус записей в ПФР, чтобы убедиться в корректности данных.

Трудовая книжка – это не просто бумажный документ, а ключ к подтверждению профессионального опыта и стажа. С введением электронных трудовых книжек процесс оформления стал более прозрачным и удобным. Однако важно соблюдать все требования законодательства, вести точный учёт обучения и регулярно проверять корректность записей. Служба обучения и кадров должна работать в тесном сотрудничестве, чтобы каждый сотрудник получил надлежащую запись о своём профессиональном развитии.