В современном трудовом законодательстве наличие бумажной трудовой книжки остаётся обязательным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Однако в реальной жизни случаются ситуации, когда книга теряется, повреждается или просто не была выдана при первом трудоустройстве. В таких случаях работодателю и работнику необходимо оформить объяснительную записку, в которой указать причины отсутствия трудовой книжки и согласовать дальнейшие действия.
Что такое объяснительная записка?
Объяснительная записка – это письменное заявление, в котором работник или работодатель объясняют причины, по которым произошёл определённый факт (например, отсутствие на рабочем месте, отсутствие документа). В случае отсутствия трудовой книжки объяснительная служит доказательством того, что работник не намеревался скрыть информацию о своём стаже и готов предоставить подтверждающие документы.
Зачем нужна объяснительная при отсутствии трудовой книжки?
- Защита от дисциплинарных взысканий за прогул или отсутствие без уважительной причины.
- Согласование с работодателем процедуры оформления новой трудовой книжки.
- Уточнение статуса трудового стажа для получения пособий (например, ежемесячного пособия по уходу за ребёнком).
- Подтверждение факта отсутствия документа при обращении в Пенсионный фонд РФ.
Правовые основания
Обязательность трудовой книжки закреплена в Трудовом кодексе РФ (ст. 30). При отсутствии книги работник обязан в письменной форме (объяснительной) указать причину и согласовать дальнейшие действия с работодателем. В случае утраты или повреждения документа работодатель обязан оформить новую книгу по заявлению работника.
Кому и куда подать объяснительную
Объяснительную записку необходимо предоставить:
- В отдел кадров (HR) организации.
- При необходимости – в Пенсионный фонд РФ (форма СЗВ‑ТД с кодом «ПРИЁМ»).
- Для получения пособий – в органы социальной защиты (если речь идёт о пособии по уходу за ребёнком).
Как правильно составить объяснительную
Структура письма
- Дата и место составления.
- ФИО и должность получателя.
- Тема письма (например, «Объяснительная записка об отсутствии трудовой книжки»).
- Основной текст, в котором указаны:
- ФИО, дата рождения, место работы.
- Причина отсутствия трудовой книжки (утрата, повреждение, не выдана при первом трудоустройстве);
- Сведения о предыдущих местах работы (если есть).
- Готовность предоставить подтверждающие документы (справки, договоры).
- Подпись и печать (если применимо).
Пример текста
Место: г. Москва
Кому: Руководителю отдела кадров ООО «Ромашка»
Тема: Объяснительная записка об отсутствии трудовой книжки
Уважаемый(ая) Иванов И.И.,
Я, ФИО — (ФИО работника), прошу оформить новую трудовую книжку в связи с тем, что ранее у меня не было выданной трудовой книжки. Причина отсутствия документа – утрата при переезде в 2024 г. (свидетельство о переезде, копия паспорта). В настоящее время я работаю в ООО «Ромашка» с 01 июня 2026 г. и готов предоставить справки о предыдущем трудоустройстве (справка от ООО «Листья» о работе с 2018 г. по 2020 г.).
Прошу рассмотреть мою просьбу и оформить новую трудовую книжку в соответствии с действующим законодательством.
С уважением,
(подпись)
(ФИО)
Необходимые документы при отсутствии трудовой книжки
- Копия паспорта.
- Справка о переезде (если причина утраты связана с переездом).
- Справки от предыдущих работодателей (если работник уже имел стаж).
- Договор о трудоустройстве (если работник только начал работу в новой компании).
- Форма СЗВ‑ТД (для обращения в Пенсионный фонд).
Как оформить новую трудовую книжку
После подачи объяснительной работодатель обязан:
- Провести проверку предоставленных документов.
- Оформить новую трудовую книжку в соответствии с инструкцией «Как вести трудовую книжку в бумажном виде» (КонсультантПлюс, 2025).
- Заполнить в ней сведения о предыдущем стаже (если он есть) и о текущем трудоустройстве.
- Передать работнику новую книгу в течение одного рабочего дня с даты выдачи.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли не упоминать объяснительную в заявлении о пособии?
Нет, объяснительная важна, поскольку подтверждает отсутствие трудовой книжки и служит основанием для оформления новой книги. - Что делать, если у меня нет справок от предыдущих работодателей?
В таком случае работодатель может выдать книгу с отметкой «сведения о стаже отсутствуют» и оформить справку о стаже по вашему заявлению. - Сколько времени занимает оформление новой книги?
В большинстве случаев – до 5 рабочих дней с момента подачи заявления. - Можно ли получить новую книгу в электронном виде?
В настоящее время обязательной является бумажная трудовая книжка, однако в некоторых компаниях можно получить электронный сертификат, подтверждающий стаж.
Отсутствие трудовой книжки – не повод для паники. Главное – правильно оформить объяснительную записку, предоставить необходимые документы и согласовать с работодателем дальнейшие действия. Это поможет избежать дисциплинарных взысканий, ускорит процесс оформления новой книги и обеспечит корректное ведение вашего трудового стажа.